Já reparou como algumas das melhores ideias que as empresas produzem surgem quando a equipe se encontra para debater um tema? Nessas ocasiões, os colaboradores podem trocar experiências e discutir pontos de vista, percepções e insights, gerando soluções incríveis e produtos inovadores! Mas esses momentos ainda são considerados uma verdadeira perda de tempo na sua companhia? Então chegou ao post certo. Acompanhe os próximos tópicos para conhecer 8 dicas imperdíveis para tornar suas reuniões mais produtivas!
A importância de uma reunião bem-sucedida
Está mais que claro hoje em dia que produtividade é sinônimo de lucro, certo? Assim, o tempo que os colaboradores perdem em situações em que simplesmente não geram valor para a organização se traduz em desperdício de recursos humanos e financeiros. Por essas e outras, o condutor de qualquer reunião precisa sim se preocupar em usar técnicas que maximizem o rendimento dos participantes, aproveitando a troca de experiências para gerar as soluções necessárias.
Você está aí pensando sobre quando a reunião não envolve apenas sua equipe interna? Afinal, esses encontros podem ser realizados para abordar acionistas, fornecedores, clientes e outros stakeholders importantes para um negócio. Nesses casos, é preciso lançar mão de uma estratégia efetiva para persuadir os participantes, levando-os a tomarem a decisão necessária para alcançar os objetivos corporativos.
A receita para tornar suas reuniões mais produtivas
Não tem jeito: a condução adequada de reuniões é uma arte que você precisa dominar. Pensando nisso, trataremos a seguir de 8 dicas para tornar esses momentos mais produtivos e alcançar suas metas. Acompanhe!
1. Defina um objetivo
As reuniões não podem ser marcadas apenas para preencher a agenda. Há outras formas bem mais produtivas de ocupar o tempo! Por isso, antes de mais nada, é preciso ter um objetivo definido, seja discutir otimização em determinado procedimento, avaliar a viabilidade de tendências, rever protocolos de atendimento, realocar colaboradores de acordo com necessidades das equipes, analisar os resultados do trimestre e assim por diante.
2. Prepare a reunião
Como o propósito da reunião é alcançar um determinado objetivo, o encontro deve ter uma estrutura planejada, com começo, meio e fim. Se a reunião foi marcada para elaborar a estratégia de vendas para o próximo semestre, por exemplo, uma boa alternativa seria:
- contextualização: resultados do último período e análise do desempenho das estratégias utilizadas;
- metas: previsões referentes ao semestre seguinte, estabelecimento de metas baseadas em dados estatísticos referentes a esse período e análise do cenário externo;
- oportunidades: avaliar quais são as ocasiões que a empresa pode utilizar para aumentar as vendas no período, como datas comemorativas ou eventos especiais;
- definição das estratégias: tomando como base dados concretos e brainstorming;
- atribuição de tarefas.
3. Convoque só as pessoas necessárias
Não adianta encher a sala de reunião de pessoas se nem todas elas trabalham em áreas relacionadas ao assunto que será discutido. Mude esse hábito, passando a convocar apenas aqueles colaboradores que realmente podem contribuir com informações e insights relevantes ou aqueles que têm real poder de decisão na empresa quando se trata do tema abordado.
4. Solicite tarefas prévias
O tempo de reunião pode ser mais produtivo se determinadas tarefas forem realizadas previamente. Como exemplo podemos citar levantamentos referentes a departamentos específicos. Dessa forma, o condutor garante que o grupo terá em mãos todos os dados necessários para tomar uma decisão sem que para isso seja necessário marcar um novo encontro.
Se o objetivo é analisar a viabilidade de implementar um chatbot, por exemplo, é importante que o gestor do call center leve uma série de dados estatísticos. Ele pode mostrar qual é o tempo médio de espera por atendimento na linha e qual é a porcentagem de chamadas sobre temas recorrentes que podem ser solucionadas com esse recurso. Com isso, demonstra que a aquisição do software seria efetiva, evitaria sobrecarga dos atendentes e proporcionaria o aumento da satisfação dos clientes.
5. Mantenha o foco
Pode ser que em suas reuniões algum colaborador comece a divagar muito quando fala. Por mais que esse seja sim um espaço para o compartilhamento de ideias, o problema é que esse tipo de participação faz com que o grupo perca o foco, além de desperdiçar tempo. Apesar de ser desagradável interromper a fala de uma pessoa, é importante que o condutor tenha tato para reconduzir a equipe à discussão proposta.
Para evitar fugas do tema ou divagações muito extensas, o líder pode propor a discussão dessa tangente em outro momento ou em particular. Ele pode inclusive alegar que tratar do assunto sem analisar um conjunto de dados mais amplo não é a melhor maneira de tomar uma decisão.
6. Faça uso de elementos visuais e interativos
Manter o foco e garantir a compreensão são 2 dos pilares de uma reunião bem-sucedida. Para isso, o condutor pode recorrer a elementos visuais e interativos, que evitam a dispersão da equipe, além de proporcionarem uma visão mais concreta do tema abordado. Apenas citar números pode causar menos impacto que mostrar um gráfico, por exemplo. Com isso em mente, prepare sua apresentação com cuidado e seja didático.
7. Estabeleça regras de conduta
Vivenciamos atualmente na era da hiperconectividade. Não é nada difícil notar que a maioria das pessoas vive de olho na tela de seus smartphones ou enviando mensagens. Mas entenda: embora isso facilite bastante o contato com colaboradores e clientes, pode prejudicar (e muito) o rendimento da equipe em uma reunião.
É importante estabelecer regras de conduta, inclusive no que diz respeito ao uso de dispositivos móveis, que costumam distrair tanto o participante quanto o condutor, que pode se sentir incomodado por não ter a atenção de pessoas-chave para a tomada de certa decisão. A melhor alternativa é estabelecer regras claras. Dependendo da estrutura da reunião e do tamanho da equipe, pode ser necessário inclusive definir a ordem de fala e o tempo que cada convidado terá.
8. Termine bem a reunião
Ao final da reunião, amarre todos os pontos discutidos, chegando a um fechamento. Analise se o objetivo foi alcançado plenamente ou se ainda é necessário retomar algum aspecto para obter uma conclusão satisfatória. Mesmo que as pessoas tomem nota do que aconteceu, um membro da equipe precisa ficar responsável por elaborar uma ata e passá-la para todo o grupo. Isso garante que todos terão em mãos uma versão oficial da conclusão, eliminando assim eventuais de erros de interpretação.
Uma boa pedida pode ser entregar ainda um cronograma com todas as atribuições e os devidos prazos estabelecidos. Assim, cada um saberá o que deve fazer, quando entregar e com quem pode contar para concluir suas próprias tarefas.
Ao seguir esses passos, você perceberá que suas reuniões serão cada vez mais produtivas não só pelo engajamento da equipe nas discussões, mas pelo fato de que todos realmente terão condições de cumprir o que foi proposto durante o encontro. E o melhor é que os efeitos não se restringem ao grupo participante! Uma vez percebido o resultado positivo, a tendência é que esses procedimentos sejam replicados em todos os setores, gerando resultados cada vez melhores.
Gostou do post? Quer receber outras sugestões para otimizar a gestão da sua empresa ou tornar as reuniões mais produtivas? Então não perca tempo: siga nossos perfis nas redes sociais e acompanhe nossas publicações em primeira mão! Estamos no Facebook, no Twitter, no LinkedIn e no YouTube.