Voc\u00ea est\u00e1 a\u00ed pensando sobre quando a reuni\u00e3o n\u00e3o envolve apenas sua equipe interna? Afinal, esses encontros podem ser realizados para abordar acionistas, fornecedores, clientes e outros stakeholders importantes para um neg\u00f3cio. Nesses casos, \u00e9 preciso lan\u00e7ar m\u00e3o de uma estrat\u00e9gia efetiva para persuadir os participantes, levando-os a tomarem a decis\u00e3o necess\u00e1ria para alcan\u00e7ar os objetivos corporativos.<\/p>\n
A receita para tornar suas reuni\u00f5es mais produtivas<\/h2>\n
N\u00e3o tem jeito: a condu\u00e7\u00e3o adequada de reuni\u00f5es \u00e9 uma arte que voc\u00ea precisa dominar. Pensando nisso, trataremos a seguir de 8 dicas para tornar esses momentos mais produtivos e alcan\u00e7ar suas metas. Acompanhe!<\/p>\n
1. Defina um objetivo<\/h3>\n
As reuni\u00f5es n\u00e3o podem ser marcadas apenas para preencher a agenda. H\u00e1 outras formas bem mais produtivas de ocupar o tempo! Por isso, antes de mais nada, \u00e9 preciso ter um objetivo definido, seja discutir otimiza\u00e7\u00e3o em determinado procedimento, avaliar a viabilidade de tend\u00eancias<\/a>, rever protocolos de atendimento, realocar colaboradores de acordo com necessidades das equipes, analisar os resultados do trimestre e assim por diante.<\/p>\n Como o prop\u00f3sito da reuni\u00e3o \u00e9 alcan\u00e7ar um determinado objetivo, o encontro deve ter uma estrutura planejada, com come\u00e7o, meio e fim. Se a reuni\u00e3o foi marcada para elaborar a estrat\u00e9gia de vendas<\/a> para o pr\u00f3ximo semestre, por exemplo, uma boa alternativa seria:<\/p>\n N\u00e3o adianta encher a sala de reuni\u00e3o de pessoas se nem todas elas trabalham em \u00e1reas relacionadas ao assunto que ser\u00e1 discutido. Mude esse h\u00e1bito, passando a convocar apenas aqueles colaboradores que realmente podem contribuir com informa\u00e7\u00f5es e insights relevantes ou aqueles que t\u00eam real poder de decis\u00e3o na empresa quando se trata do tema abordado.<\/p>\n O tempo de reuni\u00e3o pode ser mais produtivo se determinadas tarefas forem realizadas previamente. Como exemplo podemos citar levantamentos referentes a departamentos espec\u00edficos. Dessa forma, o condutor garante que o grupo ter\u00e1 em m\u00e3os todos os dados necess\u00e1rios para tomar uma decis\u00e3o sem que para isso seja necess\u00e1rio marcar um novo encontro.<\/p>\n Se o objetivo \u00e9 analisar a viabilidade de implementar um chatbot<\/a>, por exemplo, \u00e9 importante que o gestor do call center leve uma s\u00e9rie de dados estat\u00edsticos. Ele pode mostrar qual \u00e9 o tempo m\u00e9dio de espera por atendimento na linha e qual \u00e9 a porcentagem de chamadas sobre temas recorrentes que podem ser solucionadas com esse recurso. Com isso, demonstra que a aquisi\u00e7\u00e3o do software seria efetiva, evitaria sobrecarga dos atendentes e proporcionaria o aumento da satisfa\u00e7\u00e3o dos clientes.<\/p>\n Pode ser que em suas reuni\u00f5es algum colaborador comece a divagar muito quando fala. Por mais que esse seja sim um espa\u00e7o para o compartilhamento de ideias, o problema \u00e9 que esse tipo de participa\u00e7\u00e3o faz com que o grupo perca o foco, al\u00e9m de desperdi\u00e7ar tempo. Apesar de ser desagrad\u00e1vel interromper a fala de uma pessoa, \u00e9 importante que o condutor tenha tato para reconduzir a equipe \u00e0 discuss\u00e3o proposta.<\/p>\n Para evitar fugas do tema ou divaga\u00e7\u00f5es muito extensas, o l\u00edder<\/a> pode propor a discuss\u00e3o dessa tangente em outro momento ou em particular. Ele pode inclusive alegar que tratar do assunto sem analisar um conjunto de dados mais amplo n\u00e3o \u00e9 a melhor maneira de tomar uma decis\u00e3o.<\/p>\n Manter o foco e garantir a compreens\u00e3o s\u00e3o 2 dos pilares de uma reuni\u00e3o bem-sucedida. Para isso, o condutor pode recorrer a elementos visuais e interativos, que evitam a dispers\u00e3o da equipe, al\u00e9m de proporcionarem uma vis\u00e3o mais concreta do tema abordado. Apenas citar n\u00fameros pode causar menos impacto que mostrar um gr\u00e1fico, por exemplo. Com isso em mente, prepare sua apresenta\u00e7\u00e3o com cuidado e seja did\u00e1tico.<\/p>\n Vivenciamos atualmente na era da hiperconectividade<\/a>. N\u00e3o \u00e9 nada dif\u00edcil notar que a maioria das pessoas vive de olho na tela de seus smartphones ou enviando mensagens. Mas entenda: embora isso facilite bastante o contato com colaboradores e clientes, pode prejudicar (e muito) o rendimento da equipe em uma reuni\u00e3o.<\/p>\n \u00c9 importante estabelecer regras de conduta, inclusive no que diz respeito ao uso de dispositivos m\u00f3veis, que costumam distrair tanto o participante quanto o condutor, que pode se sentir incomodado por n\u00e3o ter a aten\u00e7\u00e3o de pessoas-chave para a tomada de certa decis\u00e3o. A melhor alternativa \u00e9 estabelecer regras claras. Dependendo da estrutura da reuni\u00e3o e do tamanho da equipe, pode ser necess\u00e1rio inclusive definir a ordem de fala e o tempo que cada convidado ter\u00e1.<\/p>\n Ao final da reuni\u00e3o, amarre todos os pontos discutidos, chegando a um fechamento. Analise se o objetivo foi alcan\u00e7ado plenamente ou se ainda \u00e9 necess\u00e1rio retomar algum aspecto para obter uma conclus\u00e3o satisfat\u00f3ria. Mesmo que as pessoas tomem nota do que aconteceu, um membro da equipe precisa ficar respons\u00e1vel por elaborar uma ata e pass\u00e1-la para todo o grupo. Isso garante que todos ter\u00e3o em m\u00e3os uma vers\u00e3o oficial da conclus\u00e3o, eliminando assim eventuais de erros de interpreta\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Uma boa pedida pode ser entregar ainda um cronograma com todas as atribui\u00e7\u00f5es e os devidos prazos estabelecidos. Assim, cada um saber\u00e1 o que deve fazer, quando entregar e com quem pode contar para concluir suas pr\u00f3prias tarefas.<\/p>\n Ao seguir esses passos, voc\u00ea perceber\u00e1 que suas reuni\u00f5es ser\u00e3o cada vez mais produtivas n\u00e3o s\u00f3 pelo engajamento da equipe nas discuss\u00f5es, mas pelo fato de que todos realmente ter\u00e3o condi\u00e7\u00f5es de cumprir o que foi proposto durante o encontro. E o melhor \u00e9 que os efeitos n\u00e3o se restringem ao grupo participante! Uma vez percebido o resultado positivo, a tend\u00eancia \u00e9 que esses procedimentos sejam replicados em todos os setores, gerando resultados cada vez melhores.<\/p>\n Gostou do post? Quer receber outras sugest\u00f5es para otimizar a gest\u00e3o da sua empresa ou tornar as reuni\u00f5es mais produtivas? Ent\u00e3o n\u00e3o perca tempo: siga nossos perfis nas redes sociais e acompanhe nossas publica\u00e7\u00f5es em primeira m\u00e3o! 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3. Convoque s\u00f3 as pessoas necess\u00e1rias<\/h3>\n
4. Solicite tarefas pr\u00e9vias<\/h3>\n
5. Mantenha o foco<\/h3>\n
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<\/a><\/div>\n6. Fa\u00e7a uso de elementos visuais e interativos<\/h3>\n
7. Estabele\u00e7a regras de conduta<\/h3>\n
8. Termine bem a reuni\u00e3o<\/h3>\n