Nós entramos de vez na era da informação. A forma como empresas coletam, tratam, analisam e compartilham dados fala diretamente sobre seu potencial de destaque no mercado. Garantir a competitividade nesse aspecto é a responsabilidade de gestores de TI que investem em comunicações unificadas.
Quer entender melhor o conceito, as vantagens e como começar esse processo? Então continue a leitura deste post!
O que é o conceito de comunicações unificadas?
Esse é um daqueles conceitos que têm um nome autoexplicativo: a comunicação unificada é o conjunto de práticas e ferramentas que buscam reunir todos os processos de troca de informações em um único sistema centralizado.
Nisso entram conferências, telefonia, sistemas de gestão de times, softwares de mensagens, e-mail e serviço de atendimento ao cliente — tudo o que possa influenciar na relação entre colaboradores e, consequentemente, da empresa com seu público.
Mais do que esse sentido prático, a UC (como é conhecida internacionalmente) é uma ideia de que a comunicação pode se tornar uma grande integradora de processos, tarefas e até estratégias de negócio dentro de uma empresa. É um caminho de objetividade e união para um negócio mais inteligente.
Qual é a importância que o conceito vem ganhando no mercado?
Voltando à ideia que introduzimos bem no início deste texto, o novo momento do mercado mundial exige duas coisas de empresas que querem crescer: integração e eficiência.
Como a informação está no centro desse movimento, a TI é a grande responsável por trazer processos e ferramentas que ajudem na busca desse objetivo. Isso envolve sistemas de gestão, infraestrutura, softwares para operação, entre muitos outros aspectos.
Mas do que interessa um sistema eficiente sem a mesma preocupação com as pessoas que o utilizam? As comunicações unificadas são um esforço fundamental para transformar a teoria do planejamento em uma execução realmente inovadora no setor.
É ela que vai permitir mais integração e harmonia entre colaboradores, além da disponibilidade de todos eles para entender o que está acontecendo à sua volta e agir de acordo.
Quais são as vantagens da comunicação corporativa unificada?
Podemos argumentar essa relevância do conceito de uma forma mais prática: mostrando como ela faz diferença na rotina de uma empresa. Veja quais são os pontos que mais se destacam a seguir.
Mais sincronia entre departamentos
Qualquer conversa sobre como uma empresa atinge com mais eficiência seu público hoje fala de estratégias conjuntas entre vários setores.
Por exemplo: marketing e vendas precisam caminhar lado a lado para conquistar novos leads. Além disso, o departamento de atendimento precisa de informações do setor de logística para conseguir uma resposta sobre o pedido do cliente.
As comunicações unificadas apresentam essa harmonia em um verdadeiro organismo vivo. Todos os colaboradores conseguem entrar em contato e resolver problemas sem ruídos em um “telefone sem fio” entre processos.
Mais produtividade
Ter essa facilidade de comunicações, é claro, dá agilidade para discussões que antes poderiam durar horas ou até dias. O resultado é uma série de processos menos burocráticos que resultam em mais produtividade para a empresa.
Mais agilidade na tomada de decisões
É bom reforçar que a integração nas comunicações corporativas não se trata apenas de entrar em contato mais rapidamente com outro colaborador.
Comunicação é troca de informação, e a unificação traz mais confiabilidade e disponibilidade de dados. O resultado? Reuniões mais rápidas, com visão clara sobre o que está sendo discutido e uma gama de caminhos apontados.
Em tempos de mudanças de hábito tão rápidas pelo público, quem toma uma decisão antes pode sair muito na frente.
Menos custos
A UC é uma boa oportunidade para centralizar essa comunicação em sistemas mais abrangentes e em pacotes mais completos “as a service“.
O VoIP para empresas, por exemplo, se torna bem mais atrativo do que a telefonia tradicional por poder ser incluído em pacotes de dados e links dedicados. Essa é uma forma de otimizar o investimento em comunicação.
Mais eficiência no atendimento ao cliente
Não é só no relacionamento interno que você terá vantagens com a integração. Se a empresa troca informações com mais velocidade e confiabilidade, é possível oferecer essas vantagens ao seu cliente, com soluções para problemas mais satisfatórias e ágeis.
Como as comunicações unificadas podem ser empregadas no dia a dia do negócio?
Um conceito que apresenta tantas vantagens deve ser difícil de implementar, não é? Nem um pouco! A ideia de UC funciona muito como qualquer outra estratégia de TI voltada para o sucesso do negócio. Nesse caso, são três pilares principais. Confira-os a seguir.
Invista e construa sua integração
O primeiro passo, obviamente, é o planejamento de como unificar comunicações. Isso acontece porque não basta implementar ferramentas e esperar que os resultados venham naturalmente.
É preciso estruturar a ideia da seguinte forma:
- definir quais são as deficiências de comunicação da empresa;
- entender como abordar cada uma delas;
- traçar os objetivos mensuráveis que você espera dessa mudança;
- verificar quais processos podem ser ajustados para potencializar a comunicação, entre muitas outras questões a serem definidas desde o início.
Aposte na pluralidade de ferramentas
A ideia da integração de comunicações não é contar com uma solução única: é criar uma estrutura dentro de um sistema que permita reunir e entrelaçar várias ferramentas para seus momentos mais apropriados.
Entre as possibilidades, você precisa investir em soluções como:
- aplicativos de videoconferência;
- infraestrutura para reuniões remotas;
- softwares e aplicações de chat;
- serviços de gestão de times;
- VoIP.
Além disso, para servir como base dessa comunicação, é preciso investir e implementar um sistema de gestão — se possível, com automação de backups e uso de nuvem para registrar e permitir a análise desses dados no futuro.
Treine os colaboradores
É hora de pensar também nas pessoas que vão utilizar esse sistema unificado. Não adianta muito ter uma estrutura perfeita se os colaboradores não sabem utilizar ou não têm o foco necessário para aproveitar seu potencial.
Investir em treinamento não é sua responsabilidade, mas é parte da sua função. A TI deve trabalhar juntamente a outros departamentos para demonstrar vantagens e possibilidades desse novo sistema — afinal, estamos falando de comunicações unificadas.
Com investimento em tecnologia e um bom planejamento, a própria integração que você está criando será o suficiente para extrair o melhor de cada colaborador.
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