A cultura Data Driven e sua importância para a administração empresarial já estão estabelecidas no dia a dia de muitos empreendimentos. Entretanto, o gerenciamento de dados mestres ainda não recebeu a atenção necessária, apesar de gerar efeitos em todas as análises e atividades de um negócio.
Por serem elementos básicos, eles tendem a ficar em segundo plano em relação a outros conjuntos informacionais no cotidiano das empresas. Ou seja, não recebem os cuidados que deveriam. Mas isso pode significar que a organização está reduzindo a qualidade de suas decisões, já que esses ativos impactam as demais informações corporativas.
Descubra a seguir como evitar esse cenário e muito mais!
O que são dados mestres?
Dados mestres formam um conjunto de insumos informacionais tanto básicos quanto essenciais para o funcionamento de uma organização, já que eles se referem a:
- pessoas ou partes envolvidas e relacionadas ao negócio;
- localidades ou elementos geográficos;
- coisas, produtos ou itens que definem as atividades-fim;
- aspectos organizacionais ou estruturais da operação.
Entre suas principais características, a baixa volatilidade se destaca, uma vez que mudam muito pouco, permanecendo consolidados ao longo do tempo. Além disso, são altamente tangíveis, sendo as bases sobre as quais transações, análises e processos organizacionais ocorrem.
Sua gestão envolve incorporar as melhores práticas e ferramentas de coleta, cadastro, tratamento ou uso aos procedimentos corporativos a fim de garantir que os resultados de sua utilização sejam confiáveis.
Qual a diferença para outros tipos de dados?
Comparativamente, outros tipos de dados geralmente se diferem dos mestres em suas definições, características e funções. Por exemplo, quando tratamos das informações sobre transações, elas se referem a acontecimentos e não a elementos.
Já os resultados das análises implicam conclusões ou cenários. Por fim, os referenciais — utilizados na classificação e padronização da gestão —, servem como modelo comum a diversos segmentos da sociedade.
Quais são os benefícios de fazer sua gestão para as empresas?
A gestão de dados mestres é essencial para que os demais processos organizacionais ocorram corretamente. Afinal, esses elementos são a base sobre a qual transações e operações acontecem. Nesse contexto, há muitos benefícios de se investir nisso. Veja os principais!
Menos erros e riscos
A confiabilidade dos dados mestres é um aspecto básico para que o restante das informações do negócio sejam consideradas corretas. Portanto, ao gerir os processos envolvidos no seu cadastro e uso, a organização atua para eliminar erros que afetem isso. Como efeito, riscos gerados por falhas são minimizados, evitando:
- perdas financeiras;
- problemas contábeis, fiscais ou tributários;
- danos a imagem;
- más decisões.
Diminuição de custos e desperdícios
Como é a partir dos dados mestres que são desenvolvidas todas as atividades empresariais, ao implementar as melhores práticas em seu tratamento, o empreendimento consegue maximizar tanto eficiência quanto produtividade enquanto elimina desperdícios de tempo ou custos desnecessários gerados por:
- inconsistências;
- redundâncias;
- incorreções;
- imprecisões.
Melhoria da tomada de decisão
Aproveitar as oportunidades é fundamental para ser competitivo. Para isso, uma tomada de decisão sempre precisa e sólida é o caminho ideal. No entanto, fazer as melhores escolhas se torna impossível quando os elementos mais básicos que amparam análises e atividades contêm erros. A gestão dos dados mestres auxilia nisso, já que busca evitar tais problemas.
Qualificação das estratégias comerciais
Agradar o público é uma preocupação constante das organizações. Entre as práticas mais utilizadas para isso hoje em dia, a segmentação e a personalização se destacam. Porém, o sucesso dessas estratégias comerciais é proporcional à qualidade das informações dos clientes utilizadas em sua definição.
Melhora da comunicação
A administração de uma organização envolve pessoas e estruturas — áreas, departamentos, setores, sistemas etc. — que precisam se comunicar com exatidão para que os fluxos processuais funcionem de fato.
Contudo, isso não é tão fácil, mesmo quando se trata de algo tão basilar quanto dados mestres. Pois, divergências em relação à abordagem a ser aplicada ao seu tratamento podem ocorrer. Neste contexto, ter as práticas de gestão definidas elimina esses ruídos.
Como implementar a gestão de dados mestres?
O cadastro de dados mestres, sua coleta, atualização, tratamento e uso são atividades que compõem ou dependem de uma boa gestão para acontecer. Sendo assim, implementar tal gerenciamento envolve organizar isso. Confira como a seguir!
Defina políticas e boas práticas de uso
Realizar a governança de dados começa ao definir estratégias e procedimentos que padronizam a execução dos processos. Como abrange desde políticas até operações, fazer isso significa indicar:
- as fontes das informações e formas de qualificá-las;
- os usos autorizados para elas e como tratá-las;
- as etapas e como realizar cada ação dentro delas;
- as responsabilidades e quem responde por elas;
- os prazos e limitações aplicáveis.
Invista em tecnologia
Os dados mestres comumente estão separados em diversos sistemas e arquivos da organização. Portanto, para eliminar repetições e desconexões que atrapalham seu uso, é preciso unificá-los. Dessa forma, a tecnologia permite armazenar grandes volumes e automatizar:
- a coleta em diversas fontes;
- a padronização de formatos;
- a eliminação redundâncias;
- a correção de erros;
- a vinculação e correlação de informações;
- o monitoramento de processos;
- o compartilhamento e a proteção.
Treine a equipe envolvida
Utilizar com sucesso tanto a funcionalidade das soluções tecnológicas quanto os procedimentos operacionais demanda que a equipe envolvida esteja capacitada. Para isso, disponibilizar treinamentos que englobam teoria e prática, articulando esses aspectos para evitar as falhas humanas é algo fundamental.
Não ignore a segurança dos dados
Quando se trata de dados, a legislação aponta responsabilidades muito claras. Entre os aspectos que devem ser gerenciados, a segurança da rede precisa ser garantida para evitar:
- exposições de informações sensíveis ou estratégicas;
- perdas de elementos relevantes;
- utilização indevida.
Mais que isso, tecnologias populares como a nuvem, que permitem o acesso de qualquer lugar aos sistemas da empresa, devem contar com camadas de proteção para que a organização não fique sujeita a riscos quanto a privacidade e o sigilo. Assim, não ignore esse tópico quando implementar tal gerenciamento.
Os dados mestres são a base para que toda a gestão da informação organizacional funcione. Afinal, eles englobam elementos centrais para a operação, como clientes e produtos. Ou seja, deixar de gerenciá-los abre brechas para riscos e elimina chances de alcançar ganhos obtidos pelo seu aproveitamento.
Em relação a isso, não dá para ignorar a proteção. Para ajudar, temos um material completo sobre Cibersegurança. Confira!
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