Toda empresa possui ativos, e eles precisam ser geridos. Para isso, existe um conceito chamado ativo imobilizado, que lida diretamente com a geração de receitas do negócio.
No caso da TI, é fundamental gerenciar computadores, servidores, softwares e licenças, para que se consiga o máximo de performance, bem como um nível elevado de segurança dos dados.
Neste artigo, vamos abordar a importância de fazer a gestão de ativo imobilizado de TI e como fazer isso com eficiência. A ideia é estabelecer um paralelo entre o bom gerenciamento dos equipamentos do parque tecnológico e a eficiência e produtividade dos processos do setor. Boa leitura!
O que é um ativo imobilizado?
Quando falamos em ativo imobilizado, estamos nos referindo aos bens empresariais empregados nas mais diversas atividades do negócio.
Em outras palavras, uma cadeira, uma mesa ou um computador são considerados ativos imobilizados. Na prática, esses itens não são convertidos em liquidez imediata, embora ajudem a companhia a executar as suas atividades e obter lucro.
Quais são os ativos imobilizados em TI?
Com base no conceito anterior, podemos dizer que o ativo imobilizado de TI é tudo aquilo ligado ao parque tecnológico da empresa.
Computadores, servidores, programas, licenças e demais equipamentos estão inclusos nesse grupo de ativos, e é crucial que eles sejam catalogados e geridos de modo adequado.
Como fazer uma boa gestão desses ativos?
A seguir, vamos apresentar as principais dicas na hora de fazer a gestão dos seus ativos. Acompanhe!
Faça um mapeamento
Mapear o ativo imobilizado de TI é muito mais do que catalogar todos os computadores e equipamentos usados na empresa. O procedimento consiste em entender porque aquele ativo é usado, quem o utiliza e como ele impacta o negócio. Fazer isso facilita a identificação de falhas e a possível subutilização desses ativos, por exemplo.
Em outras palavras, fazer o mapeamento permite saber se a quantidade de computadores e demais periféricos condiz com a realidade e necessidade da empresa.
Desse modo, pode-se determinar também se é o momento de fazer substituições de máquinas — o que vai dar início ao processo de cotação. Portanto, o mapeamento do ativo imobilizado de TI é uma excelente forma de enxugar gastos desnecessários e canalizar melhor os investimentos futuros.
Elabore um inventário
O inventário é uma consequência direta do mapeamento do seu ativo imobilizado de TI. Um dos motivos de fazer esse inventário é dar ao gestor uma noção sobre todos os equipamentos e seus usos na companhia.
Com isso, ele toma melhores decisões, que vão contribuir para o setor de TI agregar cada vez mais valor ao negócio, com riscos reduzidos relacionados à segurança de dados. Além disso, ter um inventário auxilia a empresa em processos de auditoria, seja ela interna ou externa.
Também, sem fazer essa lista dos ativos de TI, fica mais difícil ter um controle efetivo sobre todos os programas e equipamentos de hardware usados na empresa, deixando-a suscetível, entre outras coisas, às punições ligadas à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Acompanhe os ciclos de vida dos ativos
Acompanhar os ciclos dos ativos imobilizados de TI é seguir à risca as seis etapas necessárias. São elas:
- solicitação: consiste em planejar a compra ou a implantação de um ativo;
- execução: depois de feita a solicitação, ela precisa de aprovação, que requer a avaliação de pessoas competentes;
- implantação: consiste nos ativos de TI sendo usados no cotidiano da empresa;
- monitoramento: é o processo de acompanhar de perto como os ativos estão sendo utilizados. São realizados ajustes e melhorias quando necessário;
- serviço: para um ativo apresentar um bom desempenho, ele precisa passar por manutenções e atualizações. Para tanto, é crucial elaborar um cronograma;
- desativação: ocorre quando um ativo não é mais usado na empresa por causa da sua depreciação, e se torna preciso descartar e substitui-lo. É importante lembrar que isso precisa ser feito com o máximo de segurança.
Tenha bons fornecedores
Sempre que for necessário fazer uma cotação, é essencial se atentar para a relação de custo-benefício das aquisições. Em outras palavras, não adianta ter um fornecedor que vai vender produtos de qualidade inferior por um preço acessível.
Para evitar gastos maiores e outros problemas no futuro, é recomendado prezar mais pela qualidade do que pelo preço no início, principalmente considerando que um bom investimento em hardware e software tende a se pagar depois de um tempo.
Qual a importância do controle e da gestão de ativos imobilizados?
As empresas estão cada vez mais dependentes da TI, e isso é uma coisa boa. A gestão do ativo imobilizado é uma forma de assegurar organização, padronização e, principalmente, segurança e conformidade à legislação.
Desde que a LGPD entrou em vigor, as organizações precisam estar cada vez mais atentas aos processos que envolvem a coleta, o armazenamento, o tratamento, a edição, o uso e a exclusão de registros.
Sem esse cuidado, o negócio fica exposto não só a problemas de segurança da informação (como ataques cibernéticos e pouco controle de acessos), mas também a multas da LGPD.
Outros ativos relacionados à TI
Quando o assunto é a nuvem, estamos lidando com ativos não comprados, mas alugados. Mesmo assim, fazer o seu controle e gestão é essencial, inclusive por meio da definição de políticas de uso e permissões de acesso, por exemplo, pois isso reforça a proteção e a privacidade dos dados na nuvem.
As pessoas também são fundamentais nesse processo. Além dos gestores, os usuários dos softwares precisam ter o treinamento e a expertise adequados. Desse modo, é possível extrair o máximo de potencial e de valor dos sistemas, o que contribui para que o negócio rentabilize mais.
Como vimos, o ativo imobilizado de TI deve ser mapeado, para ser feito um inventário. Além disso, é preciso conhecer os seus ciclos de vida e ter bons fornecedores, tanto de hardware quanto de software. Controlar e gerir esses ativos faz a diferença, e a companhia consegue aproveitar melhor os seus recursos tecnológicos, gerando cada vez mais valor.
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