
O investimento em tecnologia é fundamental para o desenvolvimento e para a consolidação dos negócios no mercado moderno. Contudo, algumas ferramentas, como um ERP financeiro, demonstram também uma responsabilidade maior da TI (Tecnologia da Informação) em encontrar a solução perfeita para cada face da administração de uma organização — privada ou pública.
Diante disso, implementar um ERP de gestão financeira significa contar com a integração de dados para controlar as finanças e impulsionar o crescimento empresarial por meio da projeção de investimentos futuros.
Se você quer entender essa tecnologia mais a fundo, bem como as suas atribuições e o passo a passo ideal para escolher a melhor alternativa para a sua empresa, este post vai ajudá-lo, respondendo às questões mais relevantes sobre o tema. Continue a leitura!
O que é ERP financeiro?
O ERP financeiro é um sistema de gestão digital capaz de centralizar e de automatizar o controle de recursos dentro de uma empresa. No entanto, para definir melhor esse termo, precisamos dar um passo para trás e entender o que faz um ERP — ou Enterprise Resource Planner.
Afinal, os sistemas de gerenciamento empresarial automatizado já são uma realidade em grande parte das companhias, mesmo que alguns profissionais não percebam que estão utilizando um. De modo geral, trata-se de uma plataforma que unifica processos, indicadores de performance e análise de dados para criar uma central de administração em um ambiente único de trabalho.
Portanto, com um sistema ERP, torna-se possível acompanhar relatórios, revisar informações, fazer projeções de cenários e identificar problemas em potencial. Atualmente, inclusive, os ERPs também fazem parte da operação corporativa.
Aliás, a partir da centralização de dados, surge o ambiente perfeito para o Business Intelligence (BI), para a comunicação entre os colaboradores do quadro de pessoal e para a gestão de projetos. Assim, o ERP financeiro — como o próprio termo sugere — é uma versão especializada dessa tecnologia para lidar com a entrada e com a saída de recursos.
Ou seja, é uma solução que organiza e disponibiliza informações sobre faturamento, despesas, fluxo de caixa, retorno de investimentos etc. A propósito, essas funcionalidades não apenas garantem a visibilidade de contas, mas também a utilização de modelos preditivos automatizados para encontrar soluções e otimizar as contas de uma organização pública ou privada.
Em outras palavras, estamos falando de plataformas que, com o avanço de determinadas tecnologias, a exemplo da Inteligência Artificial (IA) e do Machine Learning, estão evoluindo em robustez e flexibilidade, criando uma nova era para a gestão financeira, partindo da infraestrutura de TI.
Por que um sistema ERP financeiro é importante para as empresas?
Quando a informatização do universo corporativo começou, o uso de dados era bastante limitado. Via de regra, as companhias mantinham servidores somente para o armazenamento de registros sensíveis e de históricos de documentos e de contratos. Ou seja, além da preservação de dados, não havia muita utilidade.
Entretanto, o cenário mudou muito nos últimos 15 anos, impulsionado pelo próprio desenvolvimento da Tecnologia da Informação em diversos pontos, como a capacidade de armazenamento e o poder de processamento. A aceleração exponencial desse tipo de solução nas organizações vem criando um contexto que é, ao mesmo tempo, uma oportunidade e um desafio.
Afinal, por um lado, as vantagens de contar com um ERP são tão evidentes que o investimento pode representar uma mudança radical nos resultados de mercado. Contudo, há o outro lado: como os benefícios dessa plataforma são claros e impactantes, uma corrida em busca desse tipo de solução se estabeleceu em todos os setores — principalmente no de serviços.
O resultado dessa movimentação é a realidade em que nos encontramos hoje: um limiar entre o ERP como uma vantagem competitiva e como uma necessidade de sobrevivência. Diante isso, quem entende essa posição sabe que a hora de investir é agora.
A implementação de um sistema digital de controle financeiro no momento atual ajudará qualquer empresa a se colocar à frente de muitos concorrentes. Inclusive, em simultâneo, viabilizará a sua preparação para um panorama irreversível de gestão baseada em dados como a única capaz de competir no mercado.
Quais são os benefícios de utilizá-lo?
Falamos, no tópico anterior, acerca das vantagens que os gestores passam a ter com o investimento em um ERP de controle financeiro. Agora, se você quer formar um conjunto de bons argumentos para defender essa estratégia, confira a lista de benefícios dos quais toda a empresa desfrutará com a adoção da solução. Vamos lá!
Centralização da gestão baseada em dados
Inicialmente, é necessário destacar que não existe uma gestão baseada em dados eficiente sem a integração da informação em uma única estrutura de processamento e de análise. É a partir da interação de indicadores e de registros de várias fontes que se monta um mapa mais detalhado de momentos de mercado e de projeções de futuro.
Aliás, o ERP financeiro foi criado exatamente com essa proposta. Ao armazenar todas as entradas e as saídas de recursos em um só lugar, a solução gera um ambiente coeso de trabalho, que padroniza e segmenta informações da maneira que for mais relevante para os gestores do setor.
Inclusive, todos os pontos que levantaremos a partir daqui têm início nessa integração, que é a base para a automação do controle de finanças e para a implementação da Inteligência de Negócios.
Aumento dos níveis de produtividade
Antes de abordarmos a parte estratégica do ERP de gestão financeira, precisamos abrir um espaço para os seus benefícios operacionais, começando pelo aumento dos níveis de produtividade. Com o acesso rápido e confiável a dados econômicos da organização, o setor responsável tem a oportunidade de analisar, de tomar decisões e até de aplicar estratégias sem perdas de tempo.
Ou seja, são “pequenos cortes de processos” que fazem toda a diferença quando somados: a demora ao encontrar um dado específico, a necessidade de validação da informação, a lentidão nas etapas de comunicação, entre outros.
Uma rotina mais eficiente com o apoio da tecnologia resulta em um negócio mais lucrativo, dinâmico e competitivo. Determinadas soluções, como o ERP financeiro, fazem justamente isso pela sua empresa.
Redução de erros e retrabalhos
Continuando na mesma linha de raciocínio, a confiabilidade dos dados que um ERP de finanças entrega ajuda muito na otimização de processos que os utilizem. Afinal, os sistemas de gestão automatizados oferecem uma base de estruturação para o seu banco de dados, com padronização e categorização de todos os registros coletados.
Esses parâmetros rígidos de controle garantem a precisão e a integridade da informação. O setor, ao analisar os resultados ou ao planejar novos investimentos, pode, então, confiar plenamente nos recursos que está utilizando, reduzindo o indício de erros e de retrabalhos no cotidiano.
Melhoria da visibilidade das finanças
Agora, vamos, de fato, abordar a parte estratégica da implantação de um ERP financeiro na sua empresa. Portanto, é claro, vamos iniciar pelo que a integração de dados em um ambiente digital traz de mais importante.
Os sistemas de gestão são construídos para entregar o máximo de informação com o mínimo de cliques. Então, com dashboards centralizados, torna-se possível ter uma visão completa das finanças em uma só tela, incluindo as entradas de recursos, os gastos pontuais e recorrentes, os indicadores comerciais, a margem de lucro etc.
Essa visibilidade é crucial para o sucesso na era da transformação digital atual, que exige das companhias uma grande agilidade na hora de identificar oportunidades e de abraçá-las com novos investimentos. Ou seja, quanto mais rápida e precisa for a tomada de decisão do departamento financeiro, mais saudável será o negócio como um todo.
Melhor controle do fluxo de caixa
O fluxo de caixa representa um dos grandes desafios para as empresas — principalmente para aquelas que estão em processo de crescimento e de consolidação. Afinal, a relação entre os ganhos projetados e os efetivamente alcançados nem sempre é a ideal para planejar novos investimentos.
Na verdade, trata-se de um problema bem comum, mas que pode ser mitigado consideravelmente com ações da TI. A partir da implementação de um ERP financeiro, todas as entradas e as saídas serão monitoradas automaticamente e em tempo real, dando visibilidade e viabilizando a proatividade para os colaboradores do setor.
Elaboração de projeções mais robustas de mercado
Se o controle de ganhos e de perdas é facilitado pelo ERP, a consequência do investimento na solução envolve mais segurança para o planejamento do futuro. Ou seja, com o acompanhamento de indicadores financeiros e com o uso de algumas ferramentas — como IA e Machine Learning —, o gestor do departamento pode projetar a evolução do negócio em modelos preditivos: cenários pessimistas, otimistas e realistas.
Em outras palavras, são projeções profundas, detalhadas e confiáveis, que ajudam muito na tomada de decisão que envolve novos investimentos e estratégias monetárias. Para mercados dinâmicos, inclusive, trata-se de uma segurança extra na hora de adaptar a companhia a demandas futuras.
Viabilização da gestão digital de contratos e de parcerias
Com a popularização de serviços de assinatura eletrônica, a gestão de contratos digitais é cada vez mais importante — e presente — na rotina dos departamentos financeiros. As parcerias, os serviços prestados e as terceirizações, hoje em dia, em muitos casos, ocorrem em um ambiente completamente virtual.
Diante disso, é fundamental destacar que o ERP financeiro tem tudo a ver com essa realidade, pois concentra também os gastos e os retornos dessas parcerias em um sistema integrado. Então, além de haver mais visibilidade em termos e condições, há uma integração nativa de registros relativos a essas relações e aos indicadores de desempenho comerciais.
Como escolher o ERP financeiro ideal?
Agora que já discutimos bastante sobre a importância e acerca das vantagens do ERP financeiro, é hora de começar a pesquisar a alternativa ideal. Aliás, é um momento oportuno para ressaltar que não existe uma solução “universalmente melhor” da tecnologia.
Nesse sentido, o trabalho da TI é alinhar as demandas e os objetivos do negócio e buscar no mercado as plataformas de gestão que atendem aos seus pré-requisitos prioritários. A seguir, veja uma espécie de passo a passo que o norteará para a tomada de decisão!
Analise o tamanho da sua empresa
Atualmente, existem sistemas ERP financeiros no mercado para as mais diversas estruturas de controle. Ou seja, startups, PMEs e grandes corporações podem se beneficiar igualmente da tecnologia quando ajustam a oferta de funcionalidades às suas necessidades.
Portanto, este será o seu primeiro foco: a definição de um escopo. Reduza as suas opções àquelas que suprem a robustez da operação que a sua organização exige — sem gastar mais do que precisa e/ou cogitar a adoção de soluções com recursos insuficientes.
Avalie as funcionalidades necessárias
Além do tamanho do negócio, a natureza da operação e os objetivos de mercado são outros dois fatores que influenciam essa escolha. Afinal, dependendo desses aspectos, algumas funcionalidades são prioritárias, enquanto outras são dispensáveis.
Esse levantamento deve ser feito em conjunto com o setor financeiro da companhia. Então, é recomendável apresentar as opções de ERP e as suas principais funcionalidades ao departamento. Além disso, investigue com o CFO quais delas trariam um retorno produtivo maior e foque as soluções que entregarão o necessário se contratadas.
Leve em conta as demandas de cada departamento
Outro ponto superimportante é se lembrar de que a gestão financeira não é restrita apenas ao departamento especializado dentro do negócio. Na verdade, a integração de dados na era digital significa que muitos desses indicadores interagem com outras métricas produtivas e administrativas.
Portanto, é fundamental conversar também com outras áreas e entender as demandas de cada uma delas. Mantenha em mente que tudo que facilita a comunicação entre os colaboradores operacionais e financeiros aumenta a eficiência da companhia como um todo.
Avalie a relação custo-benefício
Com a sua lista de potenciais ERPs já reduzida àquelas soluções mais relevantes, é hora de iniciar a consideração final sobre a melhor alternativa para o seu contexto. O custo-benefício é a chave dessa escolha.
Muitas áreas de TI erram ao investir na plataforma mais cara considerando que a ferramenta “automaticamente” entregará os melhores resultados. A grande questão é que nem sempre isso é uma verdade.
O melhor ERP financeiro é aquele que se encaixa na natureza, no tamanho, nas ambições e na capacitação de toda a estrutura empresarial. Ou seja, é um pareamento de interesse e oferta.
Escolha um modelo flexível e eficiente
Até alguns anos atrás, escolher um ERP era uma ação ainda mais complexa, já que a empresa ficava presa às funcionalidades e às capacidades da solução quando adquiria a sua licença. As ofertas como serviço mudaram esse jogo.
Hoje em dia, investir em SaaS, PaaS e IaaS permite que a TI controle melhor a disponibilidade de funções e possa adaptar as ferramentas de acordo com as suas necessidades. Além disso, fica bem mais fácil substituir recursos e até a própria plataforma de ERP se o “encaixe” não for o ideal. Então, é, sim, relevante acertar de primeira nessa escolha, porém já não é mais um processo definitivo.
Busque uma ajuda especializada na implementação
Se a escolha do melhor ERP financeiro é tão impactante em um negócio, por que não contar com um apoio nesse momento? Por mais que você e a sua equipe de TI sejam capacitados para o investimento, existem serviços especializados no mapeamento, na mensuração e na implementação de sistemas gerenciais no âmbito empresarial.
A propósito, essa ajuda pode ir até além da solução em si, abrangendo o suporte, a consultoria e até o aluguel de computadores para atualizar todo o seu parque tecnológico de uma vez.
Mensure os retornos da solução
Como dissemos, nem sempre a escolha é bem-sucedida de primeira. Ao seguir o nosso passo a passo, é possível chegar bem perto do ERP ideal para a sua empresa, mas é fato que algumas questões relativas às funcionalidades, às ferramentas, ao SLA etc. podem ficar pendentes.
Nesses casos, é recomendável continuar monitorando a evolução do sistema mesmo após a implementação. Portanto, foque indicadores que demonstrem a eficiência operacional e os resultados de controle nas finanças. Assim, você encontrará novas oportunidades de ajustes para otimizar ainda mais a solução.
Vimos que o ERP financeiro é uma prova de como a TI está se tornando vital para o sucesso comercial. Afinal, são as suas decisões em relação a recursos e a ferramentas tecnológicas que entregam à instituição uma capacidade produtiva como o mercado nunca viu. Diante disso, a escolha da melhor opção pode impactar positivamente o empreendimento em termos de visibilidade, de previsibilidade e de controle. Portanto, é hora de assumir esse papel!
Então, que tal aprender mais sobre a estruturação de áreas de TI que beneficiam as empresas? Confira o nosso post especial que explica como mapear processos de TI!