As atas em TI são uma alternativa para órgãos públicos que precisam adquirir tecnologia com agilidade, mas enfrentam limitações operacionais ou orçamentárias. Em vez de iniciar um processo licitatório completo, muitos gestores estão recorrendo à adesão multi-órgão.
Nem sempre é viável, para um município pequeno ou uma secretaria com equipe reduzida, conduzir uma licitação do zero, com a finalidade de adquirir equipamentos de tecnologia. Ainda assim, a urgência por soluções tecnológicas nas escolas, unidades de saúde ou setores administrativos é uma realidade.
Continue lendo para entender como a adesão multi-órgão pode ser aplicada nas atas de TI e quais os requisitos legais/operacionais que precisam ser observados!
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Quais são os desafios das compras públicas tradicionais para equipamentos de TI?
Quando realizada por meio do modelo licitatório tradicional, a aquisição de equipamentos no setor público impõe uma série de desafios operacionais, técnicos e jurídicos:
Excesso de etapas formais
A estrutura normativa que rege as licitações públicas (sob a égide da Lei nº 14.133/2021) impõe uma sequência obrigatória de atos administrativos que, embora assegurem a legalidade e a impessoalidade do processo, geram impactos no tempo da contratação.
A necessidade de elaboração de edital, análise jurídica, publicação em diários oficiais, prazo para impugnações e interposição de recursos administrativos amplia significativamente o ciclo de aquisição.
Em compras de TI, que muitas vezes têm caráter emergencial ou estão vinculadas a políticas públicas com cronograma definido (como inclusão digital ou modernização de escolas), essa morosidade compromete a efetividade das entregas.
Dificuldade na formulação de especificações técnicas
A correta elaboração do termo de referência (documento que fundamenta tecnicamente a contratação) é um dos maiores gargalos nas licitações de TI.
Isso ocorre porque a descrição dos itens demanda conhecimento especializado sobre arquitetura de hardware, compatibilidade de sistemas operacionais, protocolos de segurança cibernética, desempenho mínimo exigido e requisitos de escalabilidade.
Fragilidade institucional na gestão contratual e na fiscalização técnica
A execução de contratos administrativos relacionados a soluções de TI exige a atuação de gestores e fiscais com capacitação técnica, conforme prevê a Instrução Normativa SEGES/ME nº 05/2017.
Porém, em grande parte dos municípios brasileiros, sobretudo os de pequeno e médio porte, a estrutura administrativa carece de profissionais com formação em tecnologia ou com domínio sobre governança de TI.
Tal deficiência prejudica a validação técnica dos bens recebidos, o acompanhamento da prestação dos serviços de suporte e a aplicação de penalidades em caso de descumprimento contratual.
O que é adesão multi-órgão em Atas de Registro de Preços?
A adesão multi-órgão, popularmente conhecida como “carona” em Atas de Registro de Preços (ARP), é uma modalidade prevista na legislação brasileira que permite a órgãos públicos que não participaram diretamente do processo licitatório original utilizarem os mesmos preços e condições registrados por outro órgão gerenciador.
É uma estratégia de contratação indireta, autorizada principalmente pelo art. 86 da Lei nº 14.133/2021, que visa proporcionar maior economicidade, celeridade e padronização nas aquisições públicas.
Na prática, funciona da seguinte forma: um órgão realiza uma licitação na modalidade de registro de preços, em que empresas vencedoras ficam vinculadas a uma ata que estabelece condições contratuais, preços unitários e prazos.
A ata, desde que tenha previsão expressa no edital e no próprio instrumento, pode ser utilizada por outros órgãos ou entidades que não integraram o processo licitatório original. Para isso, é necessário que haja manifestação de interesse do órgão carona, anuência do órgão gerenciador e concordância formal do fornecedor registrado.
O procedimento exige justificativa técnica por parte do órgão aderente, comprovando que a adesão representa vantagens em relação a uma nova licitação.
Quais são os benefícios da carona para municípios pequenos?
As atas de TI são mais do que uma alternativa operacional: oferecem vantagens diretas para a realidade dos municípios pequenos que buscam eficiência com responsabilidade.
Ganhos de escala e melhores condições comerciais
Atas de Registro de Preços oriundas de licitações conduzidas por órgãos federais ou estaduais normalmente envolvem volumes elevados de aquisição, o que resulta em preços unitários mais competitivos.
Aderindo a essas atas, municípios menores se beneficiam da economia de escala, com condições comerciais mais vantajosas do que teriam capacidade de negociar individualmente, inclusive no que diz respeito a prazos de entrega, garantias e suporte técnico.
Mitigação de riscos jurídicos e operacionais
Utilizando uma ata gerenciada por órgão com maior estrutura jurídica e técnica, o município reduz sua exposição a falhas procedimentais, impugnações e litígios administrativos.
A responsabilização do ente aderente permanece no âmbito da execução contratual, mas boa parte dos riscos inerentes à fase de seleção e contratação são transferidos ao órgão gerenciador da ata. Isso aumenta a segurança jurídica da contratação e contribui para a integridade da gestão pública.
Aumento da capacidade de resposta da administração
A adesão multi-órgão favorece, de modo geral, a gestão pública orientada por resultados. E, com maior rapidez na aquisição de bens e serviços, o gestor consegue atender com mais agilidade às demandas sociais, implementar programas e responder a situações emergenciais sem comprometer o compliance.
Como a carona pode acelerar a compra de TI para a educação básica?
A digitalização das escolas públicas se tornou uma prioridade para garantir qualidade no ensino, inclusão e preparo dos alunos para os desafios contemporâneos. Porém, muitos municípios enfrentam dificuldades para estruturar licitações próprias de compra de computadores, tablets e outros equipamentos essenciais.
A adesão por carona se apresenta como uma solução viável para que as secretarias de educação realizem aquisições com mais rapidez, segurança jurídica e menor custo.
Redução do tempo entre planejamento e entrega dos equipamentos
Nas escolas de educação infantil e ensino fundamental, o tempo é um fator crítico. Muitas vezes, projetos de inclusão digital ficam parados por meses aguardando licitações que enfrentam recursos, impugnações e falhas técnicas.
Com a carona, o município pode aderir a uma ata já em vigor e formalizar a contratação em semanas. Por exemplo, se uma ata estadual registra notebooks com determinadas configurações ideais para uso em sala de aula, a prefeitura pode adquirir os mesmos equipamentos rapidamente e iniciar o uso ainda dentro do ano letivo.
Aproveitamento de especificações técnicas validadas para uso educacional
O uso de tecnologia em sala de aula exige critérios específicos: processadores compatíveis com softwares educacionais, conectividade Wi-Fi estável, sistemas operacionais atualizados e garantia técnica com suporte local.
Aderindo a uma ata elaborada por um órgão com foco em educação, o município evita a tarefa complexa de redigir termos de referência e garante que o equipamento adquirido já foi testado e aprovado em contexto educacional.
Um caso comum é a adesão a atas do FNDE ou de secretarias estaduais que já especificam kits de informática escolar prontos para integração com plataformas como Google for Education.
Economia orçamentária com acesso a preços padronizados e escala de aquisição
Municípios pequenos, que comprariam 20 ou 30 tablets isoladamente, teriam pouco poder de negociação frente a fornecedores.
Mas, aderindo a uma ata onde foram registrados 10 mil unidades por um estado, o município acessa os preços unitários reduzidos, com condições comerciais vantajosas como prazos estendidos, frete incluso e garantia ampliada.
Quais os cuidados legais nas atas de TI?
Para que a adesão da cora seja juridicamente válida, é fundamental seguir uma série de requisitos legais e adotar boas práticas de gestão.
A ata precisa permitir a adesão e todos os envolvidos devem concordar
Antes de qualquer movimentação, é essencial verificar se a ARP em questão prevê a possibilidade de adesão por órgãos externos. Essa autorização deve estar clara no edital e na própria ata.
Tanto o órgão que gerencia a ata quanto a empresa fornecedora precisam dar anuência formal à solicitação de carona. Sem esse aceite, a contratação é considerada irregular e pode ser contestada pelos órgãos de controle.
A contratação precisa ser justificada e tecnicamente compatível
Não basta apenas identificar uma ata com bons preços, é necessário comprovar que ela atende às necessidades do órgão aderente.
Para isso, recomenda-se elaborar um Estudo Técnico Preliminar (ETP) ou um relatório de análise de vantajosidade, demonstrando que os itens ou serviços registrados na ata são tecnicamente compatíveis com o que será utilizado. Esse documento também deve mostrar que a adesão é mais econômica ou eficiente do que uma nova licitação.
3. Há limites de quantidade que não podem ser ultrapassados
A legislação impõe restrições bem claras quanto aos volumes permitidos nas adesões. Cada órgão que adere pode contratar até 50% da quantidade registrada originalmente para cada item na ata. Por exemplo, se a ata de TI prevê 200 notebooks para o setor público, cada “carona” pode solicitar, no máximo, 100 unidades.
Além disso, todas as adesões somadas não podem ultrapassar o dobro da quantidade total registrada.
A execução do contrato é de responsabilidade do órgão que adere
Mesmo que a ata tenha sido conduzida por outro ente público, o órgão que faz a carona passa a ser inteiramente responsável pela execução contratual. Isso inclui desde o recebimento dos produtos ou serviços até o acompanhamento da entrega, fiscalização da qualidade e aplicação de sanções, se necessário.
Como implementar a adesão carona com sucesso?
A implementação da adesão por “carona” a ARP deve seguir um passo a passo para garantir compliance, agilidade e resultados efetivos. Confira as fases:
1. Identificação da ARP compatível
O primeiro passo consiste em mapear Atas de Registro de Preços com itens e especificações que se adequem às suas necessidades. Por exemplo, equipamentos de TI voltados à educação básica.
2. Solicitação formal e obtenção de anuência
Uma vez identificada a ata elegível, o órgão caronista deve apresentar formalmente sua intenção ao órgão gerenciador. É importante enviar um ofício ou preenchimento de formulário institucional, conforme previsto em decreto ou sistemas oficiais como Siasg/Sisg.
O objetivo é obter a anuência institucional por parte do gerenciador da ata e do fornecedor, condição indispensável para a formalização da adesão .
3. Justificativa técnica e econômica (ETP)
Após conseguir a autorização, é necessário elaborar um Estudo Técnico Preliminar (ETP) ou justificativa administrativa que demonstre a compatibilidade do objeto registrado com a necessidade local, a viabilidade técnica e a vantagem econômico-financeira frente a uma nova licitação.
4. Formalização do pedido e emissão de empenho
Com a justificativa e os limites confirmados, o órgão caronista formaliza o seu pedido (por meio do sistema eletrônico ou ofício) e, após análise, pode emitir empenho.
Nesse momento, o contrato é celebrado entre o ente aderente e o fornecedor, com base nas condições da ata, contemplando prazos de entrega, garantias e plano de pagamento previamente registrados.
5. Fiscalização e gestão contratual
Embora a licitação original seja responsabilidade do órgão gerenciador, o caronista assume por completo a fase de execução contratual: fiscalização técnica, conferência dos bens, aplicação de penalidades em caso de descumprimento, controles de qualidade e registros de compliance. Isso exige disciplina institucional e mecanismos internos de controle.
6. Encerramento e prestação de contas
Ao final da execução, o município deve documentar a entrega dos itens, guardar todas as comprovações de conformidade e realizar prestação de contas conforme normas internas e de órgãos de controle.
Fica claro que a adesão por carona em atas de TI pode ser implementada com segurança quando acompanhada de planejamento, documentação técnica-econômica bem estruturada, respeito aos limites legais e governança contratual.
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