Quando uma empresa privada precisa adquirir determinado insumo, pode simplesmente encontrar o fornecedor que cumpre as requisições e solicitar o pedido. Já as compras no setor público são bastante diferentes. Há mais burocracia e é preciso estar atento à regulamentação existente.

O primeiro critério é a necessidade de fazer uma licitação, que definirá o prestador de serviço mais barato e que contempla o restante dos requisitos indicados, como melhor proposta técnica, porte da empresa e sustentabilidade.

Todas essas definições estão descritas na Lei Federal 8.666/93 e devem ser rigorosamente cumpridas para evitar problemas com a contratação do produto ou serviço.

A questão é que essa lei, que visa à transparência e à ausência de fraudes, também causa a demora do procedimento licitatório. Por isso, para garantir o compliance no setor público, é essencial conhecer as melhores práticas de compras.

É exatamente o que apresentaremos neste post. Então, que tal ver as 7 dicas que preparamos para você conseguir se preparar e justificar os seus investimentos? Acompanhe!

1. Saiba a diferença entre convênios, licitações e PPPs

Esses três termos podem confundir, mas é imprescindível saber distingui-los para garantir que as compras sejam realizadas adequadamente e conforme o instrumento mais apropriado.

Nesse contexto, os convênios são acordos firmados entre entidades públicas e instituições, que podem ser públicas ou privadas. O intuito é a união para a execução de um objetivo comum por meio de uma parceria.

Já a licitação é uma atitude obrigatória para fazer qualquer tipo de contratação na administração pública, seja ela de bens e serviços, seja de alienações. O propósito desse instrumento é garantir a isonomia e a transparência do processo, a fim de escolher a proposta mais vantajosa — com a melhor qualidade e o menos onerosa possível.

Por fim, as Parcerias Público-Privadas são um contrato estabelecido entre empresa privada e o governo municipal, estadual ou federal. A ideia é executar a prestação de obras ou serviços. No entanto, existem algumas restrições, como o valor, que precisa ser de, no mínimo, R$ 20 milhões, e a duração, entre 5 e 55 anos.

As PPPs ainda podem ser de duas formas, conforme estabelece o site do governo brasileiro:

  • concessão patrocinada: é aquela em que as tarifas cobradas dos usuários são insuficientes para quitar os investimentos realizados pela empresa privada. Nesse caso, o governo faz contribuições regulares para complementar a remuneração;
  • concessão administrativa: ocorre quando é inconveniente ou impossível cobrar do usuário o serviço prestado. Nesse caso, o governo repassa o valor necessário integralmente.

É importante destacar que, via de regra, é obrigatório existir uma licitação para as compras públicas. Assim, é possível evitar o mau uso da administração municipal, estadual ou federal e impedir o favorecimento a alguma empresa específica.

2. Reconheça as modalidades de compras no setor público

A Lei 8.666/93 determina que as modalidades comuns de compras são:

  • concorrência: os interessados se inscrevem na etapa de habilitação preliminar e comprovam ter os requisitos mínimos de qualificação especificados no edital;
  • tomada de preço: os inscritos na licitação que cumprirem as exigências até o terceiro dia antes do recebimento das propostas passam por essa etapa;
  • convite: as empresas do segmento especificado em edital são solicitadas a participar, independentemente de cadastro. É preciso, no mínimo, contar com três integrantes por unidade administrativa, que afixará em local adequado uma cópia da convocação e ampliará o interesse aos demais que se manifestarem em 24 horas;
  • concurso: os interessados em executar trabalho científico, técnico ou artístico se inscrevem para concorrer a prêmios ou remuneração;
  • leilão: os interessados na venda de bens móveis inservíveis ou produtos legalmente penhorados ou apreendidos podem se inscrever nessa modalidade, e ganha quem oferecer um lance igual ou maior que o valor da avaliação, desde que seja a quantia mais alta indicada.

Para evitar a demora em casos de urgência e imprevistos, a administração ainda tem outros recursos excepcionais que pode utilizar. Um deles é a compra direta, que desobriga a licitação, mas exige alguns critérios, como o registro do fornecedor no cadastro específico, o CADFOR.

Já a compra por dispensa de licitação é utilizada em caso de:

  • emergência;
  • licitação frustrada por fraude ou abuso de poder econômico;
  • dispensa para contratar entidades da administração pública;
  • intervenção no domínio econômico;
  • contratação de pequeno valor;
  • ausência de interessados;
  • dispensa para complementação de contratos;
  • gêneros perecíveis;
  • imóvel para a administração.

Por fim, ainda há as compras por suprimento individual, que são aquelas realizadas em caso de calamidade pública ou emergência. Nessas situações, a aquisição é feita e, posteriormente, o gerente-geral ou secretário presta contas do valor empregado.

3. Entenda como é selecionado um fornecedor adequado

Esse é um dos principais aspectos para o sucesso do processo de compras, inclusive no setor público. É assim que se avaliam as informações da empresa, qualidade dos produtos ou serviços, prazos de entrega, preços e confiabilidade.

Como você viu no tópico anterior, é preciso que o fornecedor seja cadastrado. O órgão responsável por essa atividade tem o dever de qualificar, avaliar e conferir o desempenho das empresas registradas a partir do acompanhamento do mercado, informações do comprador e manutenção de dados.

Os critérios que embasam essa escolha são:

  • políticos: abrangem a definição de prioridades para empresas da região ou do estado e consultas a empreendimentos de pequeno e médio portes;
  • técnicos: envolvem a busca do desenvolvimento de alternativas de fornecimento e técnicas de abastecimento para evitar a exclusividade;
  • legais: preveem as datas de abertura e fechamento das inscrições.

De modo geral, são selecionados os fornecedores devidamente cadastrados, que mantêm certidões atualizadas e atendem às necessidades especificadas. O principal critério adotado é o preço, inclusive em detrimento de outros fatores, como prazo de entrega, qualidade e confiabilidade.

4. Compreenda o método de precificação usado

Essa questão é definida pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), uma solução proporcionada pelo desenvolvimento da TI. Em casos de concorrência pública e pregão, é viável usar essa ferramenta, que ajuda a formalizar a precificação das empresas vencedoras.

Na prática, o SRP é um processo que visa às compras futuras. As empresas cadastram o valor que cobram e o órgão público chama aquelas que tiverem as melhores ofertas. Ainda assim, a administração está desobrigada de qualquer contratação e pode até realizar outra licitação.

Os benefícios com essa prática são:

  • diminuição da burocracia, o que traz melhor gestão do tempo e economia;
  • agilidade nas compras públicas e mais transparência nos gastos;
  • aquisição somente dos itens necessários para evitar grandes estoques.

A ata de registro dos preços tem validade de 12 meses e, em caso de alteração dos valores praticados no mercado durante esse período, pode haver negociação.

5. Considere os critérios para o julgamento de propostas

Além da análise de documentação das empresas participantes da modalidade de compra, também é preciso considerar os critérios de avaliação. Eles são os seguintes:

  • menor preço: os concorrentes são classificados em ordem crescente de valores, desde que as propostas correspondam às especificações do edital;
  • melhor técnica: o vencedor é quem apresentar a melhor alternativa. É um critério muito adotado na contratação de serviços de natureza intelectual, estudos técnicos e elaboração de projeto executivo;
  • técnica e preço: o escolhido é quem reunir as melhores propostas desses dois critérios. É muito adotado em serviços de natureza intelectual, como elaboração de projetos básicos, cálculos, consultorias e mais;
  • maior lance: essa licitação é usada na concessão de direito de uso e alienação de bens. O vencedor é quem oferecer o valor mais alto.

6. Aposte no outsourcing de TI

O objetivo dessa iniciativa é terceirizar serviços de TI da administração pública, para que a equipe foque as atividades estratégicas. Dessa forma, é possível fornecer serviços mais qualificados por um preço mais baixo. Ainda se torna mais fácil oferecer uma gestão transparente e agilidade no desenvolvimento de sistemas.

Também é possível fazer parcerias com empresas brasileiras para a compra de notebooks e tablets, por exemplo. É o que fez o Ministério da Saúde, que contratou a Positivo para adquirir microcomputadores para atender o Programa Nacional de Qualificação da Assistência Farmacêutica no SUS e programas de atenção e extensão da saúde da família.

Outra possibilidade é a terceirização de infraestrutura de TI, suporte técnico e qualquer outra necessidade tecnológica que o órgão público tenha. Por exemplo: com um software adequado, você pode implementar os smart contracts para modificar a gestão de documentos.

7. Conheça as diferenças na licitação para microempresas e EPPs

Microempresas e Empresas de Pequeno Porte podem participar de licitações, mas passam por um tratamento diferenciado e simplificado.

Essa proposta foi criada para incentivar o desenvolvimento socioeconômico regional. Assim, qualquer companhia desses portes pode ingressar em um edital, desde que esteja regularizada. Nesses casos, é recomendado se capacitar, para ter mais chances de concorrência.

Assim, você conseguiu compreender as 7 melhores práticas de compras no setor público. A partir desse conhecimento, os resultados de suas participações serão melhores, e a equipe pode focar o que é realmente estratégico.

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