Há algum tempo, o setor de TI deixou de ser um luxo para as empresas e passou a ser uma área extremamente necessária para as tomadas de decisões acertadas e que contribui com as estratégias do negócio. Mas, para que esse departamento funcione corretamente, é necessário investir em recursos. E, para que os valores não sejam elevados, é preciso realizar um orçamento.
Essa área depende de uma boa infraestrutura de TI e de tecnologia eficiente para manter a empresa competitiva no mercado. Os computadores, smartphones e tablets deverão ter boa capacidade de memória e terão que atender às necessidades empresariais. Gerenciar os gastos e os investimentos do setor de TI é de extrema importância para que a empresa consiga ter bons equipamentos e otimize os recursos.
Quer saber como otimizar o orçamento de TI de sua empresa? Continue sua leitura!
Quais foram os impactos da crise da COVID-19 no setor de TI?
Com a chegada da COVID-19 no início de 2020, o cenário mundial ficou desafiador, e a tecnologia passou a ser cada vez mais necessária para que os efeitos da crise ocasionada pelo novo coronavírus fossem minimizados. Soluções e investimentos em infraestrutura de tecnologia passaram a permitir que o trabalho feito de maneira presencial fosse realizado de maneira remota. A finalidade foi de evitar a contaminação em massa desse vírus que é altamente contagioso e perigoso.
Atividades relacionadas ao consumo de alimentos, medicamentos, vestuário e até mesmo o ensino nas escolas que não puderam parar totalmente influenciaram de maneira positiva o setor de TI. Foi necessário que o mundo inteiro reavaliasse as suas estratégias e incorporasse soluções tecnológicas em seus empreendimentos para conseguir uma recuperação dos impactos causados pela pandemia.
As demandas relacionadas à tecnologia, que antes eram apenas parte das pautas das reuniões, mas que ainda não haviam sido colocadas em prática, tiveram que ser implementadas nas empresas como medida de urgência. Dessa forma, a sociedade, além de obter um auxílio para enfrentar a crise, passou a se beneficiar do fenômeno da transformação digital que está garantindo o sucesso de muitos empreendimentos.
Por que revisar o orçamento de TI?
Fazer a revisão do orçamento de TI é de extrema importância para que o gestor consiga visualizar como estão as finanças que envolvem essa área. Sem contar que, ao fazer esse procedimento, será possível pontuar quais são os gastos necessários e os custos que podem ser cortados. Além disso, agindo dessa forma fica fácil aprovar novos projetos. Caso necessite, será possível buscar novos recursos financeiros.
Como otimizar o orçamento de TI?
A maior dúvida dos gestores, analistas e responsáveis pelo setor de tecnologia da informação é sobre o que devem considerar em seu centro de custo. Saiba que é importante envolver pessoas dos demais departamentos em uma reunião para realizar a análise das demandas de cada setor.
Todos os gestores poderão opinar sobre as estratégias traçadas e as aplicações de TI que serão necessárias em suas rotinas. Com isso, ficará evidente a necessidade real de equipamentos de informática para cada área da empresa. Veja abaixo alguns passos para otimizar o orçamento de TI.
1. Levante dados
Antes de fazer o planejamento do orçamento de TI, é preciso fazer um levantamento detalhado de todas as necessidades do departamento. Ter em mãos uma lista com tudo que o setor de TI precisa evita gastos desnecessários. Observe a seguir o que deve ser levado em consideração:
- principais dificuldades
- ferramentas necessárias
- equipamentos pouco usados
- estimativa de crescimento da empresa
- mudanças nas tecnologias
Além do mais, é importante estar atento às novas legislações, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), que afetam diretamente a área de TI, as mudanças tecnológicas e operacionais. Ao levantar todos esses dados, será mais fácil otimizar o orçamento e investir naquilo que de fato é essencial.
2. Planeje os gastos
Um planejamento cuidadoso possibilita que a empresa seja capaz de programar os investimentos, garantir eficiência no uso de recursos e avaliar possíveis riscos. Isso exige conhecimento profundo de todos os gastos setoriais e empresariais voltados à área de TI. Entre os gastos estão:
- gastos com consultoria
- custos de suporte de hardware e software
- despesas com a rede de dados
- pagamentos de terceiros
Os custos para manter o setor de TI funcionando e gerando lucros para a empresa podem variar bastante, pois, na maioria das vezes, os valores dependem do ramo em que a empresa atua e de sua dinâmica interna. Ainda assim, é possível categorizá-los de acordo com a função de cada gasto.
3. Controle e avalie o desempenho
Para otimizar o orçamento de TI, é necessário controlar e avaliar o desempenho do setor. Verificar se o cronograma e todas as ações estão sendo realizadas é importante para o bom andamento dos negócios, uma vez que, se as atitudes não estiverem sendo tomadas, pode haver necessidade de novas orientações.
Talvez tenha necessidade de fazer novas aquisições de computadores, tablets, smartphones e outras ferramentas. Se isso for preciso, a compra deve ser feita o quanto antes para não atrasar na entrega dos produtos ou serviços ofertados pela empresa. Sendo assim, faça um controle rigoroso do setor de TI.
4. Tenha uma checklist completa
Fazer uma checklist é primordial para conseguir a otimização do setor de tecnologia da informação. Portanto, siga a lista de itens que foi previamente feita para se certificar se todas as etapas ou fases foram cumpridas de acordo com o que havia sido programado.
Então, agora que você já sabe que é possível otimizar e fazer com que impacto do orçamento de TI em sua empresa seja certeiro! Considere que o outsourcing contribui nesse sentido. Terceirizar a função de TI para um fornecedor externo evita gastos na hora de gerenciar toda a infraestrutura de TI. Caso você opte por transferir parte ou toda a função para uma empresa externa, entre em contato com a Positivo, que oferece soluções nessa área e possibilidade de locação de equipamentos.
Gostou do nosso post sobre a otimização do orçamento de TI? Deseja saber mais sobre as soluções da Positivo e as opções de equipamentos e suportes oferecidos? Entre em contato conosco agora mesmo!
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