O plano de contingência de TI existe para ajudar a sua empresa a se livrar de grandes apuros. Afinal, há uma tendência significativa de perda de dinheiro e credibilidade quando a companhia sofre ataques cibernéticos ou apresenta falhas em seus sistemas e softwares, por exemplo.
De fato, elaborar esse plano pode levar um tempo. Mas isso, com certeza, é muito melhor que ter de lidar com um incidente de TI, e, o pior, não saber exatamente o que fazer.
Continue a leitura e veja 5 dicas para elaborar o seu plano e evitar perdas no seu negócio!
O que é plano de contingência de T.I?
A empresa que quer se precaver de problemas de software, hardware ou perda de dados precisa elaborar um plano de contingência. Este é um documento que detalha tanto os riscos comuns quanto aqueles com menor probabilidade de acontecer.
Em outras palavras, esse plano visa nortear a equipe de TI para todas as ações a serem realizadas caso algum incidente aconteça. Uma queda momentânea da Internet ou, em cenários mais graves, um ataque cibernético, são apenas alguns riscos que toda empresa está sujeita a passar. Logo, este componente não pode faltar no gerenciamento de serviços de TI.
Para que serve?
Tanto na gestão de TI no serviço público quanto na iniciativa privada, incidentes podem causar perdas financeiras. Se um sistema apresenta falha ou a conexão com a internet está mais lenta, por exemplo, os clientes ficam insatisfeitos e podem passar a considerar migrar para o concorrente.
Em outro cenário, o de vazamento de dados, a perda não é apenas financeira, afetando também a reputação. O plano de contingência de TI serve justamente para reduzir ao máximo os impactos negativos de quaisquer danos ligados à infraestrutura tecnológica da empresa.
Qual a sua importância?
Ter um plano de contingência de TI pode ajudar a reduzir interrupções operacionais em caso de falhas de hardware, software ou desastres naturais. Dessa forma, é possível manter as equipes trabalhando e produzindo, bem como evitar insatisfações por parte dos clientes finais da empresa.
Portanto, elaborar esse plano é estabelecer devidamente a segurança empresarial tão necessária na continuidade dos negócios.
Outras razões que justificam a elaboração desse documento incluem:
- Garante a segurança e integridade de dados, protegendo informações sensíveis ou críticas contra perdas e vazamentos;
- ajuda a diminuir os custos associados à interrupção das operações, protegendo também a reputação da empresa;
- ajuda a cumprir requisitos regulatórios e de conformidade, garantindo que a companhia opere nas normas;
- estabelece procedimentos claros para lidar com emergências, permitindo uma resposta rápida e eficaz diante de situações críticas;
- facilita a realização de testes periódicos para identificar falhas e melhorar o plano, mantendo-o sempre atualizado.
O que deve conter no plano de contingência de T.I?
Antes de irmos para as dicas, é importante apresentar uma explicação geral dos componentes desse documento. Ele começa com uma especificação das fraquezas tecnológicas do negócio, que podem se tornar um risco caso não sejam devidamente tratadas.
Em uma linguagem mais técnica, o plano de contingência de TI deve conter as vulnerabilidades dessa empresa. Elas podem ser, por exemplo:
- falhas de software e sistema;
- falta de atualizações de segurança;
- senhas fracas;
- dispositivos não gerenciados, incluindo aparelhos móveis, como celulares e tablets;
- configuração inadequada da rede ou inexistência de um firewall.
A partir dessas vulnerabilidades é feita a análise de riscos, definição de prioridades e determinação das estratégias de mitigação. Dada essa explicação, acompanhe os subtópicos seguintes e veja o que deve ser feito, na prática, para elaborar o seu plano de contingência de TI!
1. Mapeamento de processos
O mapeamento de processos vai além do simples fluxo de trabalho. Ele deve envolver também a análise de dependências entre processos e sistemas.
Por exemplo, se o sistema de pagamentos estiver fora do ar, a empresa perderá receitas, mas se o sistema de inventário estiver inacessível, o impacto pode afetar diretamente a gestão de estoque e as operações logísticas. A análise deve ser profunda e considerar todas as interações.
Identifique, portanto, os processos essenciais, como a gestão de dados, sistemas de comunicação interna, ferramentas de colaboração e, principalmente, o sistema de backup de dados. Esses processos precisam ser protegidos de falhas e vulnerabilidades.
2. Lista de riscos para cada processo
Após mapear os processos mais importantes, a segunda etapa é identificar todos os riscos que podem ameaçar a continuidade de cada um desses processos.
Em um ambiente corporativo, os riscos podem vir de diferentes fontes, como erro humano, falhas tecnológicas, ataques cibernéticos ou até desastres naturais. A recomendação aqui é considerar não apenas os riscos mais visíveis, mas também os que têm uma probabilidade baixa de ocorrência, mas que podem causar danos graves se se concretizarem. O ransomware, por exemplo, é um risco em ascensão.
Para lidar com esses riscos de forma mais eficaz, é importante classificar a probabilidade de ocorrência e o impacto potencial de cada risco. Uma técnica eficaz para isso é a matriz de riscos, que categoriza os riscos como:
- Baixa probabilidade / Alto impacto (riscos com baixa chance de acontecer, mas com alto potencial de dano, como um ataque de ransomware massivo).
- Alta probabilidade / Baixo impacto (erros humanos que ocorrem frequentemente, mas com baixo impacto imediato).
Ao classificar os riscos dessa maneira, sua empresa pode priorizar as ações corretivas, como melhorar a segurança cibernética, investir em backups redundantes e treinamentos de equipe.
3. Avaliação de impacto potencial e probabilidade de cada risco
Uma vez que os riscos são identificados, é necessário avaliar o impacto potencial de cada um deles. Isso envolve entender os efeitos a curto, médio e longo prazo de uma falha em cada processo crítico.
A avaliação do impacto vai além de simplesmente saber se sua empresa pode continuar operando após um incidente. Você precisa entender os custos diretos e indiretos de cada tipo de falha. Por exemplo, um ataque cibernético pode resultar não apenas em perda de dados, mas também em dano à reputação da empresa e perda de clientes. Tais danos podem continuar a afetar os resultados financeiros, muito depois do incidente inicial.
Além dos custos imediatos da interrupção de serviços, é importante estimar os custos associados à recuperação após o incidente, como a contratação de especialistas em recuperação de dados ou a implementação de novos sistemas de segurança.
Para isso, muitos gestores utilizam uma análise de custo-benefício, calculando o retorno sobre o investimento em prevenção, como a contratação de softwares de segurança ou a realização de auditorias regulares de TI.
4. Cálculo de custos e reservas para contingências
A próxima etapa é definir os recursos necessários para lidar com os riscos identificados. Isso envolve, além de orçamento, a alocação de equipe, a contratação de ferramentas de monitoramento de segurança e a criação de procedimentos operacionais para a resposta imediata a incidentes.
Aqui, também é importante identificar quais recursos internos já estão disponíveis, como um time de TI qualificado ou sistemas de backup já implementados. Caso faltem recursos internos, sua empresa precisará fazer parcerias externas com provedores de serviços de TI ou consultorias especializadas.
O plano de contingência de TI não deve ser apenas uma resposta passiva, mas também proativa. Por isso, além de reagir aos incidentes, você deve incluir na sua estratégia de mitigação a implementação de medidas preventivas, como a segmentação de rede, para evitar que um ataque se espalhe rapidamente por toda a infraestrutura.
É também crucial que a empresa tenha acessibilidade remota aos dados importantes e sistemas essenciais, permitindo uma recuperação rápida, caso os sistemas primários sejam comprometidos. Investir em soluções de armazenamento na nuvem pode ser uma estratégia eficaz.
5. Criação de um plano de resposta para eventos priorizados
O último ponto no desenvolvimento do seu plano de contingência é definir as ações que serão tomadas quando um incidente ocorrer, priorizando a rapidez e a eficiência. Uma boa resposta envolve não apenas reagir rapidamente, mas também minimizar os danos a longo prazo.
Aqui, é necessário definir:
- Quem será responsável por cada ação no plano de contingência?
- Quais são as ferramentas de recuperação que serão usadas?
- Como os dados serão restaurados de backups?
O processo de recuperação deve ser estruturado em duas fases principais:
- Fase de contenção: Aqui, o objetivo é interromper a propagação do incidente (como em um ataque de malware) e isolar os sistemas afetados.
- Fase de recuperação: Neste estágio, a prioridade é restaurar os sistemas e dados ao seu estado operacional, utilizando backups e outras fontes de recuperação.
Simulações regulares de incidentes são vitais para garantir que todos os envolvidos saibam exatamente o que fazer em uma situação real.
6. Política de comunicação de incidentes
Além das etapas de resposta e recuperação, a comunicação rápida e eficaz é essencial em momentos de crise. Defina uma política clara de comunicação interna e externa, para garantir que todos os stakeholders sejam informados prontamente.
Uma boa política de comunicação envolve a criação de um protocolo de alerta, determinando quais informações serão compartilhadas e com quem. Isso inclui desde a equipe interna, até os clientes e fornecedores que possam ser afetados.
A comunicação transparente ajuda a manter a confiança e a minimizar danos à reputação da empresa.
7. Treinamento e simulação de incidentes
Por fim, é importante que o plano de contingência seja testado regularmente. Realize simulações, como testes de falha em servidores, e faça a equipe passar por treinamentos de resposta a incidentes.
A preparação contínua assegura que todos saibam como agir rapidamente em emergências.
A importância de um plano de contingência bem elaborado
Com um plano de contingência de T.I bem estruturado, sua empresa estará muito mais preparada para lidar com imprevistos e minimizar danos. Ao investir em um plano robusto, você estará protegendo seus dados e garantindo a continuidade operacional e a confiança dos seus clientes e parceiros.
Isso porque, como vimos, ele é um documento que servirá de norte para a minimização e mitigação de incidentes. Seguindo as nossas recomendações e contando com a Positivo Tecnologia, sua empresa só tem a ganhar em solidez e segurança. Afinal, a locação de equipamentos é algo que faz toda a diferença na solidez e segurança da sua infraestrutura de TI.
Baixe nosso e-book exclusivo sobre Planejamento Estratégico de TI!
Soluções Positivo para empresas
A Positivo Empresas oferece um portfólio de soluções tecnológicas projetadas para atender às necessidades específicas de cada negócio, independentemente do porte ou setor. Entre nossos serviços estão infraestrutura de TI, soluções de armazenamento, automação, software personalizado e consultoria especializada.
A nossa missão é proporcionar às empresas as ferramentas necessárias para otimizar processos, melhorar a segurança de dados e potencializar a transformação digital.
Para entrar em contato e conhecer mais sobre como podemos ajudar a sua empresa a crescer, basta acessar nosso site. Nossa equipe está pronta para oferecer o melhor suporte e soluções sob medida para seu negócio.
