Investir em inovação é uma das melhores formas de aprimorar os resultados das empresas, mas virar a chave das mudanças nem sempre é tão simples. Desse contexto surge a importância dos profissionais entenderem o que é rollout e quais práticas são altamente recomendadas para realizar transformações com segurança e maestria.
Para exemplificar, imagine uma empresa no setor de logística enfrentando desafios diários para otimizar rotas de entrega e gerenciar grandes volumes de dados. Após meses de análises e reuniões estratégicas, a diretoria decidiu dar um passo ousado: implementar soluções de inteligência artificial (IA) em toda a infraestrutura tecnológica.
No entanto, para que essa transição ocorra sem contratempos, é fundamental um planejamento estratégico detalhado e uma execução impecável, afinal, a empresa não pode parar por conta de falhas. Nesse caso, um rollout estratégico ajudaria a implementação com o menor risco possível e a empresa concluiria a mudança de forma bem-sucedida.
Se você se interessou pelo tema, vamos explicar mais a fundo o que é o rollout, como realizá-lo, seus benefícios e muito mais. Siga a leitura!
O que é rollout?
O termo “rollout” na área de Tecnologia da Informação (TI) refere-se ao processo de implementação ou lançamento gradual de novas tecnologias, sistemas ou atualizações dentro de uma organização, sejam elas de hardware ou software.
Em qualquer área, realizar um rollout pode significar o desdobramento de mudanças ou lançamentos, como a de um produto novo no mercado.
Na maioria das vezes, a necessidade de um rollout tecnológico surge por conta de uma defasagem evidente nas operações da empresa – existem muitos cenários em que a necessidade por um rollout é focada no ganho de produtividade.
O rollout de hardware é necessário para modernizar o parque tecnológico, adotando dispositivos (notebooks, desktops, All-in-Ones, tablets) que sejam mais modernos, eficientes e capazes, alavancando a produtividade e competitividade da empresa.
Já no rollout de software, as ferramentas utilizadas, como ERPs e programas de inteligência artificial, seriam implementadas, atualizadas ou substituídas por outras mais eficientes ou com melhor custo-benefício.
Em qualquer caso, o rollout precisa de um planejamento detalhado, análise de riscos, testes e acompanhamento constante para assegurar o controle das mudanças. Dessa forma, a instituição continua suas operações diárias sem impactos.
Por isso, entender como estruturar esse processo é fundamental para o sucesso da modernização tecnológica.
Resumo: principais tipos de rollout em TI
O rollout em TI é um processo estratégico essencial para a modernização, segurança e eficiência das operações empresariais. Quando planejado e executado de forma adequada, ele proporciona vantagens competitivas e redução de custos.
O rollout pode ocorrer de diferentes formas, dependendo das necessidades específicas da organização, como:
- Rollout de hardware: refere-se à substituição ou modernização de dispositivos físicos, como computadores, servidores e equipamentos de rede.
- Rollout de software: envolve a atualização ou implementação de programas e aplicativos essenciais para a operação da empresa.
- Rollout de sistemas: consiste na migração ou atualização de sistemas operacionais, como as transições de versões do Windows.
- Rollout de infraestrutura: mudança de servidor, nuvem e outras infras.
Estes são apenas alguns exemplos e todos eles trazem diferentes benefícios para qualquer tamanho de empresa.
Como realizar um rollout em TI?
Realizar um rollout em tecnologia da informação requer planejamento estratégico e execução cuidadosa, envolvendo lideranças e finanças. Abaixo, destacamos as etapas macro essenciais para um processo eficaz:
1. Planejamento estratégico
Para garantir um rollout bem-sucedido, é essencial estabelecer primeiro um plano claro e abrangente que inclua objetivos bem definidos, um escopo detalhado e um cronograma realista. Isso envolve a identificação de metas que se alinhem com a visão e a estratégia de inovação.
O cronograma deve ser desenvolvido considerando a complexidade do projeto, a gestão de recursos e riscos potenciais. Deve incluir marcos e prazos importantes para garantir a implantação no caminho certo e o monitoramento do progresso.
A alocação de recursos é outro aspecto crítico do planejamento de um rollout eficaz. Isso envolve identificar e garantir os recursos humanos necessários, como especialistas técnicos e equipe de suporte, bem como os recursos financeiros necessários para cobrir despesas.
Ao adotar uma abordagem proativa e abrangente para o planejamento, as organizações podem aumentar a probabilidade de uma implantação tranquila e bem-sucedida que alcance os resultados desejados.
2. Análise de riscos
Antecipar possíveis problemas e riscos potenciais que podem surgir durante o processo de rollout ajuda a elaborar estratégias de mitigação que serão úteis em emergências.
O planejamento de contingência também é essencial para garantir que a implantação possa se adaptar a desafios ou mudanças inesperadas, bem como estabelecer protocolos de comunicação para manter as partes interessadas informadas e engajadas durante todo o processo.
Um rollout de software, por exemplo, demanda que o departamento de TI planeje essa atualização evitando causar a ociosidade ou indisponibilidade dos sistemas durante um horário de produção, além de, é claro, realizar preventivamente o backup de arquivos e a manutenção de computadores da empresa.
3. Testes preliminares
Antes do rollout em larga escala, é necessário realizar testes em ambientes controlados para validar a viabilidade da solução e ajustar eventuais falhas.
Essa será a principal oportunidade para identificar e corrigir falhas ou deficiências potenciais que possam surgir.
Ao adotar uma abordagem comedida, as organizações mitigam os riscos associados a implantações em grande escala e garantem uma transição mais suave e bem-sucedida.
4. Execução gradual e treinamento
Mesmo que haja validação dos testes preliminares, o rollout deve ocorrer em fases, priorizando setores menos críticos para minimizar impactos.
Isso permite refinar ajustes ao longo do processo e que a equipe responsável possa treinar stakeholders e até melhorar a aceitação do usuário durante a implementação. Um time bem treinado reduz erros e acelera a adaptação.
No rollout de uma nova geração de notebooks, por exemplo, as máquinas novas precisam ser ajustadas e receber todos os softwares e ferramentas que são cotidianamente utilizados.
Os colaboradores podem necessitar de treinamentos para a plena adoção e uso das novas potencialidades dos equipamentos de ponta.
5. Monitoramento de resultados
Como vimos, o rollout em TI envolve a implementação gradual de novos sistemas, softwares ou hardwares em uma organização. Para garantir o sucesso dessa transição, é essencial realizar um monitoramento detalhado, baseado em métricas e indicadores de desempenho adequados.
Este acompanhamento permite identificar problemas antecipadamente, ajustar processos e assegurar que os objetivos sejam alcançados.
O monitoramento eficaz de rollout em TI garante que a implementação ocorra de forma controlada e segura. Ele permite:
- Identificação rápida de falhas: problemas são detectados e solucionados antes de afetarem toda a infraestrutura.
- Acompanhamento do desempenho: avalia-se se os novos sistemas ou equipamentos estão funcionando conforme o esperado.
- Ajustes contínuos: possibilita ajustes nas fases do rollout com base em dados concretos.
- Mitigação de riscos: reduz impactos negativos por meio de uma análise constante dos resultados.
Métricas essenciais para o monitoramento de rollout
1. Tempo de Implementação
Mede o tempo necessário para concluir cada fase do rollout. Atrasos podem indicar falhas no planejamento ou execução.
2. Taxa de Adoção
Avalia quantos usuários estão utilizando o novo sistema ou equipamento em comparação com a meta estabelecida.
3. Índice de Falhas
Quantifica erros, bugs ou falhas durante e após a implementação. Uma alta taxa de falhas pode indicar problemas de compatibilidade ou testes insuficientes.
4. Desempenho do Sistema
Monitora o tempo de resposta, disponibilidade e uso de recursos. É crucial para sistemas críticos e de alta demanda.
5. Satisfação do Usuário
Coleta feedback por meio de pesquisas ou entrevistas para avaliar a aceitação e usabilidade do novo sistema ou hardware.
6. Custo por Fase
Analisa os custos de cada etapa do rollout, comparando-os com o orçamento planejado.
Vantagens do rollout em TI
Os benefícios do rollout tecnológico impulsionam diretamente a eficiência organizacional e a transformação digital. Da forma como percebemos, existem quatro razões fundamentais que justificam o rollout no setor de TI de uma empresa, que são: a necessidade de modernização, o ganho em segurança, o aumento da competitividade e a redução de custos.
Modernização
A implementação de novas tecnologias mantém a infraestrutura de TI atualizada, permitindo que a empresa faça uma boa gestão de inovação, acompanhando o ritmo de crescimento acelerado.
Competitividade
A adoção de soluções modernas resulta em saltos de produtividade e eficiência operacional, minimizando processos lentos e demorados.
Economia
Tecnologias mais eficientes, sobretudo a modernização de hardware, contribuem para a redução de custos operacionais com manutenção e consumo de energia.
Segurança
Sistemas operacionais atualizados reduzem drasticamente vulnerabilidades cibernéticas, garantindo maior proteção de dados e conformidade com altos padrões de normas de segurança da informação e compliance.
Indicadores de sucesso para rollout
As métricas de sucesso são fundamentais para avaliar o desempenho e a eficácia de um rollout em TI após sua conclusão. A mensuração de resultados fornece dados concretos sobre o impacto da implementação e permite verificar se os investimentos em software, hardware ou infraestrutura estão gerando os resultados esperados.
Indicadores de sucesso de rollout de software
- Taxa de erros pós-implementação: deve ser mínima após o lançamento.
- Performance de aplicações: medida por tempo de carregamento e estabilidade.
- Atualizações e patches: frequência e eficiência na correção de problemas.
- Engajamento do usuário: uso efetivo de novas funcionalidades.
- Taxa de retorno ao sistema anterior: baixa taxa indica sucesso na adoção.
Indicadores de sucesso para rollout de hardware
- Compatibilidade de integração: ausência de conflitos com sistemas existentes.
- Tempo médio entre falhas (MTBF): mede a confiabilidade do hardware.
- Eficiência energética: avaliação do consumo energético em relação ao desempenho.
- Redução de custos operacionais: comparação dos custos antes e depois da implementação.
- Feedback de usuários: avaliação do conforto, ergonomia e usabilidade dos novos equipamentos.
Indicadores de sucesso para rollout de infraestrutura
- Disponibilidade de rede: monitoramento do tempo de atividade e redundância da infraestrutura.
- Capacidade de expansão: avaliação da escalabilidade e flexibilidade para atender ao crescimento futuro.
- Segurança da informação: conformidade com políticas de segurança e ausência de vulnerabilidades.
- Tempo de recuperação de incidentes: rapidez na resolução de falhas ou interrupções.
- Eficiência operacional: redução de gargalos e aumento da produtividade com a nova infraestrutura.
Quando é o melhor momento para realizar um rollout?
O momento ideal para realizar um rollout em TI depende de diversos fatores, incluindo a condição da infraestrutura atual e os objetivos estratégicos da empresa. Em geral, deve-se considerar:
- Necessidade urgente de modernização tecnológica;
- Riscos de segurança decorrentes de sistemas obsoletos;
- Oportunidades de otimizar custos e processos.
Por exemplo, se a sua empresa está operando com PCs defasados, a demanda por modernização é urgente por conta de questões de segurança. Felizmente, hoje em dia, é possível optar por um contrato de locação de equipamentos para modernizar rapidamente a sua empresa.
Avaliar cuidadosamente o cenário atual e planejar com antecedência são passos fundamentais para escolher o momento certo para implementar mudanças, afinal, nem toda atualização de software precisa ser aderida instantaneamente.
Profissionais responsáveis pelo rollout em TI
O sucesso de um rollout está diretamente relacionado à competência dos profissionais envolvidos no processo. O melhor profissional para fazer isso em TI é justamente o supervisor do departamento de suporte técnico. Muitas vezes, é possível formar parcerias, entre o Head de TI e o Tech Lead de um determinado time cujas máquinas serão atualizadas.
Assim, é possível encontrar uma solução ideal para o rollout das soluções sem afetar a produtividade. Resumidamente, os principais responsáveis incluem:
- Supervisor de suporte técnico: garante a execução adequada das etapas e coordena as atividades operacionais.
- Head de TI ou Tech Lead: lidera o planejamento estratégico de TI e a integração das soluções com os objetivos da empresa.
- Consultorias especializadas: oferecem suporte técnico e estratégico para projetos de grande complexidade, garantindo uma implementação segura.
Não são todas as empresas que contam com um profissional dedicado exclusivamente ao suporte do parque tecnológico da empresa. Nesses casos, é preciso contar com ajuda especializada. Vale verificar se o fornecedor das soluções tecnológicas contratadas oferece consultoria de onboarding da nova tecnologia para treinar os times envolvidos.
Realizar o rollout em uma empresa é uma prática que exige técnica e planejamento. No entanto, é importante não deixar que isso desestimule a busca da sua empresa pela modernização, pois são muitos os benefícios conquistados a partir do investimento direto em tecnologia aplicada e inovação.
Para garantir o sucesso do seu rollout, conte com profissionais qualificados e busque suporte especializado.
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