O investimento em softwares de tecnologia é uma das estratégias que as empresas utilizam para otimizar processos e rotinas, tornando as equipes mais produtivas. Porém, apesar dos vários benefícios que isso traz, o ideal é realizar um planejamento, que visa garantir boas aquisições — aliadas às necessidades e aos objetivos do negócio.
Neste post, listamos alguns cuidados que devem ser tomados antes das decisões de contratar ou adquirir essas ferramentas para a sua organização. Quer saber quais são eles? Então continue conosco e confira agora mesmo!
Levantamento das necessidades e dos objetivos
Esse é o primeiro passo para fazer bons investimentos em softwares de tecnologia. O principal motivo disso é que, como os objetivos envolvem solucionar problemas ou trazer melhorias, é preciso ter muito claro quais são esses aspectos.
A partir disso, fica mais fácil saber quais funcionalidades são demandadas e quais ferramentas são as mais adequadas para cada caso. Entre as principais situações que podem ser incluídas nesse planejamento, podemos citar:
- alto volume de processos executados manualmente;
- grande quantidade de erros e retrabalhos nos processos;
- dificuldade de consolidar e analisar as informações;
- atrasos na entrega de algumas tarefas.
Dessa forma, se existe uma dificuldade para trabalhar os dados gerados, o objetivo passa a ser encontrar um software que seja capaz de captar, processar e armazenar os dados, além de fornecer a possibilidade de gerar relatórios sobre os processos.
Modelo de licenciamento
Existem diversos modelos de licenciamento de softwares no mercado. Entre os principais, podemos citar:
- licença de aquisição perpétua, um dos mais tradicionais, nos quais a empresa que adquire pode usar a solução para sempre — mas exclui manutenções e atualizações no sistema;
- licença de uso, que libera o uso da ferramenta por máquina e equipamento;
- aluguel, que não hospeda o sistema nas máquinas, diferentemente das licenças. Nesse caso, as empresas precisam pagar uma taxa mensal para o fornecedor;
- SaaS — o software como serviço — que cobra pela quantidade de usuários ativos ou planos mensais, dispensando o pagamento de licenças de utilização;
- software livre, no qual os usuários têm liberdade para estudar e modificar o código-fonte, além de copiar e distribuir o software. Assim, pode-se adaptar o sistema de acordo com as necessidades;
- software open source — de código aberto —, permite que o cliente personalize o sistema de acordo com a necessidade. Porém, os responsáveis pelo desenvolvimento podem criar restrições (diferentemente do software livre);
- gratuito — ou freeware —, que pode ser utilizado e distribuído gratuitamente. Porém, em alguns casos os códigos não são disponibilizados para a customização;
- autofinanciamento, criado pela própria empresa, que passa a ser proprietária do software.
Ter ciência desses modelos também é uma forma de escolher a melhor solução para as necessidades da empresa.
Moeda de transação
Existem alguns softwares de tecnologia que são negociados em outras moedas (principalmente o dólar). Se este for o caso da ferramenta que sua empresa almeja utilizar, é preciso ter ciência de que ela trará um custo variável — que pode aumentar ou diminuir de acordo com as flutuações do câmbio.
Vale lembrar que, dependendo do aumento no valor da moeda estrangeira, esse dispêndio pode comprometer o ROI (falaremos sobre ele adiante) e não ser tão rentável e benéfico depois de certo tempo.
Condições de implementação
Outro aspecto muito importante para a tomada de decisão é a condição de instalação. Em muitos casos, é preciso passar por uma configuração inicial, treinamento para os funcionários e, dependendo da situação, realizar uma customização para que as funcionalidades estejam adequadas.
Quanto maior for o porte da empresa e a quantidade de usuários, é bem provável que essa fase seja demorada e complexa. Portanto, o ideal é buscar soluções com interfaces mais intuitivas, ou seja, mais amigáveis para quem for trabalhar com a ferramenta.
Procure softwares que não demandam muitas alterações técnicas. Também é importante contar com um bom trabalho de suporte, que forneça uma equipe de help desk para solucionar as dúvidas que vão surgindo ao longo do tempo.
Serviço de suporte
O serviço de uma empresa que fornece tecnologia não deve se limitar à disponibilização e instalação do sistema. É preciso contar com um suporte técnico que ajude na solução de dúvidas dos colaboradores — principalmente no período recente após a implementação.
É preciso que a empresa preste as devidas manutenções e que ofereça atualizações periódicas (uma questão fundamental para manter a segurança das informações).
Em alguns casos, esse serviço já está incluído no pacote; em outros, é preciso pagar separadamente para a solução de problemas. Independentemente de qual seja o modelo de contrato, é fundamental contar com um parceiro que atenda às necessidades do seu negócio.
Certifique-se de qual é o nível de atendimento prestado, qual é o prazo médio para solução das demandas levantadas e qual é o custo extra pelos serviços (caso ele exista). Não se esqueça de incluir um acordo de nível de serviço (SLA) no contrato — é ele que vai garantir a disponibilidade do sistema e do atendimento.
Levantamento do ROI
ROI é a sigla para Retorno sobre Investimento. Trata-se de um indicador financeiro que, como o nome sugere, mostra o retorno que determinado investimento trouxe para a empresa. Para calculá-lo, basta usar a seguinte fórmula:
ROI = ((RECEITA – CUSTO) ÷ CUSTO) × 100
Vale lembrar que essa receita pode ser proveniente tanto do aumento da rentabilidade ou da lucratividade quanto da redução de custos. No caso dos softwares de tecnologia, é preciso pensar no custo de implementação e manutenção da ferramenta e saber qual é a economia de recursos que ela vai trazer, por exemplo.
Deixar de considerar essas e outras questões na hora de investir em softwares de tecnologia é algo que pode trazer consequências negativas para os resultados da empresa. Isso pode envolver, principalmente:
- a indisponibilidade do sistema por períodos acima do ideal;
- um parceiro de negócio que não oferece o devido suporte;
- funcionalidades que não são de fato necessárias;
- a falta de recursos que fazem diferença para os processos.
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