A pandemia de coronavírus que assola diversos países criou uma realidade dentro de muitas empresas: gerenciar suas equipes em home office. Embora essa seja uma tendência nos últimos anos, muitas companhias ainda estão dando os primeiros passos dentro dessa modalidade.
Como gestor, talvez você esteja sentindo falta da proximidade dos seus colaboradores para delegar tarefas. Em muitas situações, o contato pessoal no dia a dia ainda faz muita diferença na hora do diálogo e diversas pessoas não sabem ao certo como se fazer “presentes” quando necessitam trabalhar à distância.
Neste artigo, listamos 5 dicas que podem auxiliá-lo a gerenciar melhor a sua equipe sem sair de casa. Esteja preparado para enfrentar essa realidade nos próximos meses.
1. Clareza nas informações
Quando a comunicação é feita à distância, aumentam as chances de que ordens mal direcionadas ou ambíguas resultam em trabalhos executados de forma incorreta. O primeiro aspecto que o gestor deve observar é a forma como está transmitindo as informações: elas estão claras o suficiente? A outra pessoa entendeu exatamente o que precisa ser feito?
Se for preciso, recorra a recursos de áudio e vídeo para se expressar de forma mais clara, mas sempre municie os seus colaboradores com o máximo de informações. Eles precisam saber os prazos das tarefas e devem reportar ao gestor como estão executando as demandas. Se perceber que há muitas dúvidas, mude a abordagem até que tudo esteja claro para todos.
2. Confiança mútua
O trabalho a distância pressupõe confiança mútua entre as partes e uma relação madura entre o gestor e os colaboradores. Todos os envolvidos devem ter responsabilidades com relação ao trabalho, o que inclui cumprir horários e prazos acordados e buscar objetivos em comum.
Cobrar um colega de trabalho a todo instante, a menos que exista um motivo para isso, demonstra insegurança por parte do gestor – o que pode minar a confiança do colaborador e desmotivá-lo. Dê liberdade para que os funcionários executem as tarefas como foi pedido e em vez de cobranças frequentes opte por receber relatórios no fim do dia ou após períodos específicos.
3. Organização é fundamental
Home office pressupõe um nível maior de organização. É preciso ter uma visão clara da estrutura das equipes e como se dá o funcionamento de cada uma delas. Tenha fluxogramas com a estrutura de funcionários e utilize ferramentas que o permitam ter uma visão do todo. Recursos com o Trello ou o Runrun it são essenciais.
Esses recursos visuais permitem ao gestor observar em tempo real o status de trabalho de cada uma das equipes, corrigindo processos e ajustando tarefas se necessário. As ferramentas podem servir ainda para delegar e avaliar tarefas, permitindo que os fluxos de trabalho sigam em movimento mesmo que você esteja ausente.
4. Respeite horários de trabalho
Trabalhar a partir de casa não é um pressuposto para que os colaboradores estejam disponíveis 24 horas por dia. É importante que todos que trabalham em sua equipe tenham horários fixos e saibam também em quais momentos você estará disponível. Solicitar tarefas fora de hora é inconveniente também no home office.
Da mesma forma, oriente seus colaboradores para que tirem dúvidas apenas durante o horário de expediente. Isso permitirá que todos os membros da equipe não sejam incomodados em seus horários de descanso e possam estar mais concentrados no dia seguinte durante o trabalho.
5. Aprenda a respeitar as diferenças
A realidade do home office é uma novidade para muitas pessoas. Nem todos os colaboradores têm uma infraestrutura adequada em casa como acontece no escritório. Caso a empresa não forneça o equipamento – computadores e fones de ouvido, por exemplo – pode ser que nem todos tenham itens com a mesma qualidade à disposição.
Além disso, alguns trabalhadores não terão como omitir sons de fundo. Crianças conversando, animais latindo ou movimento de carros nas ruas são características do nosso dia a dia e não devem ser motivo de estresse. Os sons de fundo não significam maior ou menor atenção ao que você diz.
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O home office é uma novidade na sua rotina? Quais estão sendo os principais desafios para você como gestor de uma equipe a distância? Amplie esse debate deixando as suas impressões sobre gestão online nos comentários.
