Apoio ou ameaça? As visões sobre o outsourcing de TI são diferentes, dependendo do ponto de vista. Enquanto alguns gestores o enxergam como um grande auxílio que permite a eficiência e a inovação na organização, para outros, trata-se de uma alternativa que pode dizimar equipes internas. Qual deles está correto?
Quer saber o que realmente faz um outsourcing em TI e como ele pode afetar o seu cargo? Quer entender o que esse processo de terceirização tem a oferecer para as empresas e se ele é uma alternativa verdadeiramente vantajosa para as organizações?
É disso que vamos falar neste post. Continue lendo para conferir o que é outsourcing de TI, descubra como iniciar esse processo de terceirização e quais pontos exigem atenção.
O que são os serviços de outsourcing de TI?
Trata-se da contratação de prestadores de serviços externos para o desempenho de tarefas relacionadas à área de TI das empresas. Isso significa que existe uma relação de terceirização entre o contratante e o contratado, em que o fornecedor assume a responsabilidade de entregar uma TI efetiva. Esses prestadores podem atuar em todas ou algumas rotinas de TI, como:
- gestão, auditoria e validação de políticas de segurança de dados;
- monitoramento de recursos de rede;
- manutenção da infraestrutura de TI;
- gerenciamento de projetos;
- integração e atualização de sistemas;
- suporte ao usuário final;
- auxílio na otimização de processos.
Todas essas rotinas são gerenciadas a partir de um contrato de prestação de serviços. Ele determinará o escopo das operações que serão executadas pelos prestadores de serviço, os indicadores mínimos de qualidade e as condicionantes que podem encerrar o contrato. Desse modo, haverá mais segurança para todos os envolvidos.
Esses requisitos são definidos de acordo com o perfil das atividades e da empresa. No caso de um contrato de suporte ao usuário terceirizado, por exemplo, fatores como disponibilidade da equipe e tempo mínimo para a resposta a uma solicitação entram em jogo. Isso facilita o planejamento da equipe terceirizada e, ao mesmo tempo, otimiza o alinhamento de expectativas dos envolvidos.
O fato é que grandes revoluções nesta área facilitaram a adoção do modelo de outsourcing. Uma das principais foi a cloud computing e a sua possibilidade de transferir para fora da companhia uma série de operações e funcionalidades.
Por meio dela, uma empresa pode contar com todos os recursos para os quais precisava destinar grandes investimentos e uma equipe interna, como infraestrutura de ponta, desenvolvimento de software e armazenamento de dados.
Quais são as características destes serviços?
Agora que você entendeu o conceito de outsourcing de TI, vale compreender melhor as suas características. Uma das principais é a sua grande flexibilidade. Como você viu, a empresa terceirizada pode atuar de diferentes formas junto à empresa contratante. Isso traz uma série de possibilidades para quem deseja implementar essa solução.
A flexibilidade permite, ainda, a personalização dos serviços prestados pelas terceirizadas. Ou seja, a empresa de outsourcing de TI pode oferecer suporte para os seus clientes a fim de compreender necessidades e demandas, além de personalizar o pacote de soluções que será entregue.
Com isso, cada organização terceiriza exatamente aquilo que é necessário para garantir os resultados que espera. Ao mesmo tempo, isso permite um orçamento sob medida que garante a previsibilidade de custos para a contratante.
Não podemos esquecer, é claro, que as empresas que atuam com outsourcing de TI são especialistas nessa área. O foco do trabalho é exatamente oferecer soluções de tecnologia da informação para empresas dos mais variados setores. Isso é o que garante a excelência e a qualidade do seu trabalho.
Portanto, o outsourcing de TI também tem como característica a disponibilização de serviços muito mais precisos, eficientes e confiáveis. Porém, é claro que aqui estamos falando de empresas bem-estruturadas e que já têm experiência no mercado.
Tratamos também daquelas que já atendem clientes em variados setores, disponibilizando uma série de soluções e serviços. Afinal, isso é um indicativo da alta capacitação dos profissionais que ficam à disposição da contratante.
Que vantagens o outsourcing de TI se propõe a oferecer?
O investimento em outsourcing de TI traz bons benefícios para qualquer empresa. Em conjunto, eles permitem ao negócio ter mais foco nas suas rotinas estratégicas e, dessa forma, maximizar a sua competitividade. Confira como isso acontece a seguir!
Redução de custos
A primeira vantagem para a qual o mercado volta as suas atenções se refere à redução de custos. Ela é essencial em um mercado competitivo e, por isso, tão atraente para as organizações.
Atualmente, provedores de cloud computing, por exemplo, oferecem recursos de infraestrutura de TI idênticos aos que as empresas tinham à disposição quando mantinham uma equipe e os equipamentos internamente, mas a um preço mais baixo.
Assim, elas não correm o risco de sofrerem os efeitos da defasagem tecnológica e não precisam dispor de capital para a modernização de equipamentos.
Capacitação
Outra vantagem frequentemente oferecida é a especialização e capacitação dos profissionais. Sabemos quanto é difícil e caro manter o pessoal interno da equipe de TI devidamente atualizado. Eles estão frequentemente envolvidos em projetos ou na solução de problemas, o que dificulta a atualização.
O outsourcing se propõe a colocar diante da companhia um time de experts com nível máximo de atualização e especialização. Como o TI é o negócio deles, esse upgrade contínuo é simplesmente essencial.
Produtividade
A proposta do outsourcing é utilizar o conhecimento dos seus profissionais para aperfeiçoar os processos da companhia. Eles seriam responsáveis por identificar brechas em que é possível automatizar tarefas e simplificar atividades com a TI.
Dessa forma, eles vendem a ideia de que têm — ou são capazes de desenvolver — meios para tornar a empresa mais eficiente e produtiva, munida dos recursos necessários para competir no mercado de forma mais agressiva.
A lista de “promessas” do outsourcing de TI é mais extensa, e poderíamos nos demorar ao tratar delas. Porém, estes são os pontos principais que se destacam aos olhos dos gestores.
Mais foco em rotinas críticas
O investimento na terceirização tem um benefício secundário que ajuda a empresa a ganhar competitividade, que é a possibilidade de focar mais em rotinas estratégicas.
Quando o investimento em outsourcing é direcionado para atividades secundárias, por exemplo, o time de TI interno consegue dedicar mais tempo para ajudar as equipes e executar projetos. Isso se converte em um cenário em que a infraestrutura causa um impacto maior no grau de competitividade da marca.
Em outras palavras, ao terceirizar atividades, a empresa ganhará mais recursos para que as suas equipes inovem e executem projetos de grande impacto. Desse modo, se manter à frente da concorrência será muito mais fácil.
Acesso a equipamentos mais atualizados
Este é um benefício específico para empresas que investem na terceirização de parte da sua infraestrutura. Hoje, ter equipamentos modernos e atualizados é fundamental para garantir alta produtividade e performance. Mas nem sempre é possível fazer isso com baixo custo.
Nesse sentido, quem terceiriza a sua infraestrutura tem um acesso garantido a equipamentos de qualidade com mais facilidade. Afinal, a empresa poderá trocar seus equipamentos rapidamente por dispositivos mais novos. Isso contribui para manter o parque de TI em dia com as tendências do setor.
Flexibilidade
A terceirização também traz flexibilidade para o time de TI. No contexto atual, isso é fundamental: ser flexível garante que o negócio sempre conseguirá responder rapidamente às demandas do mercado.
Com a terceirização, os serviços podem ser ampliados ou reduzidos rapidamente. Dessa maneira, sempre que houver aumento da demanda por recursos humanos ou tecnológicos, o negócio poderá se adaptar rapidamente. Isso reduz as chances de atrasos e outros problemas acontecerem.
Retorno do investimento
O retorno obtido com o investimento em outsourcing de TI é mais rápido em comparação com a manutenção de um parque próprio comandado por uma equipe interna. A começar pelo fato de que a terceirização tem um custo menor para a empresa contratante.
Não há necessidade de fazer contratações de profissionais nem treinamento da equipe. Dependendo do tipo de serviço acordado com a terceirizada, também não é preciso investir em equipamentos. Sendo assim, a contratante tem apenas o custo estabelecido no orçamento do contrato. Por isso o retorno é mais rápido.
Sem falar no fato de que uma das funções da terceirizada é auxiliar a contratante a promover a melhoria constante do seu setor de TI, a fim de alcançar resultados cada vez melhores. Portanto, o retorno do investimento também vem por meio da otimização dos processos.
Ela garante mais eficiência para a empresa e isso possibilita uma boa economia. Você pode utilizar esta calculadora para descobrir os ganhos que a sua empresa pode obter por meio da terceirização do setor de TI.
Mais eficiência para o setor
Já que estamos falando sobre eficiência, ela também precisa ser destacada como um dos grandes benefícios do outsourcing de TI. O setor se torna mais eficiente por causa da adequação das ferramentas e das soluções que ficam à disposição dos demais times da organização.
Esses profissionais passam a contar com tecnologia de ponta e selecionada para as tarefas e funções que precisam ser realizadas. Isso contribui para a maior produtividade e o melhor gerenciamento de tempo, além de evitar erros ou problemas que poderiam trazer prejuízos.
Como está o outsourcing de TI depois da reforma trabalhista?
A reforma trabalhista trouxe grandes mudanças para o mundo dos negócios. Junto da Lei 13.429, a Lei 13.467 modificou os serviços que podem ser terceirizados e deu aos negócios mais liberdade para gerenciar o seu time. A maior mudança, nesse caso, é que agora o número de atividades que podem ser direcionadas para o outsourcing é mais abrangente.
No caso das operações de tecnologia, todas as rotinas podem ser terceirizadas para um prestador de serviços qualificado. Entretanto, a intermediação de mão de obra não é um processo válido, por ir contra a CLT e a Constituição.
Dessa maneira, a terceirização só pode ser aplicada no ambiente corporativo quando ela envolver a prestação de serviços, não o fornecimento de trabalhadores com o apoio de um prestador de serviços. Mas será que existem desvantagens nesse sistema? Vamos descobrir no próximo tópico.
O que pesa contra o outsourcing de TI?
Algumas vozes dissonantes se levantam contra o outsourcing de TI. Segundo elas, essa terceirização pode trazer também certos problemas, e a experiência de algumas companhias não foi tão positiva quanto se esperava.
Entre os problemas mais frequentes, eles destacam:
- projetos orçados a um baixo custo, mas que no final saíram por um preço maior que custaria o desenvolvimento interno;
- falhas em projetos de outsourcing de software;
- falhas no atendimento da equipe externa;
- dificuldades de o parceiro externo entender as necessidades específicas da organização, fazendo com que as alternativas propostas não fossem a solução que a empresa realmente precisava.
Devido a esse cenário, diversas empresas já tiveram que trazer projetos de desenvolvimento de volta para as suas equipes internas. Outras decidiram retomar a estruturação e a manutenção de seus times de TI. Seria uma volta e um abandono do modelo outsourcing?
Como o seu cargo pode ser afetado por um outsourcing de TI?
Esse retorno, porém, não está acontecendo como muitos esperavam. A princípio, parece uma alternativa óbvia que o fortalecimento das equipes internas de TI seria seguido pelo abandono progressivo desses serviços terceirizados. No entanto, não é essa a realidade observada no mercado.
A verdade é que, entre esses dois extremos, as empresas têm aprendido a equilibrar essas duas opções. A experiência mostra que, para algumas áreas, é possível adotar serviços terceirizados sem perder a qualidade. Para essas atividades, o outsourcing de TI oferece muitas vantagens.
Por outro lado, elas também aprenderam que algumas questões precisam ser resolvidas internamente. Isso garante a integração total com o negócio e o fortalecimento de processos. É justamente nesse ponto que entra em cena a equipe interna, o seu conhecimento sobre o negócio e as necessidades da companhia.
Portanto, a nova tendência do mercado é que tanto a equipe interna quanto o outsourcing sejam utilizados para atender às demandas da empresa, mas com um foco diferente.
Mas como fica o seu cargo diante deste cenário?
Embora muitos tenham perdido os seus postos de trabalho no processo, isso não significa que esse precisa ou será o seu destino. O que pode acontecer é que a descrição do seu cargo sofra uma mudança drástica, trazendo novos desafios.
Para entendê-la, vamos recorrer à trajetória de profissionais que já passaram por essa experiência e entender o que o mercado espera dessas equipes internas e seus gestores.
Inovação
Se no passado o desenvolvimento foi terceirizado massivamente, hoje, com a transformação digital, existe um movimento contrário. As empresas procuram manter internamente a criação de ferramentas e de sistemas de business intelligence, entre outros.
Trata-se de um movimento que busca recuperar as propriedades intelectuais técnicas para as companhias, de forma totalmente diferente do que vinha acontecendo nos últimos anos.
Conhecimento do negócio
O grande diferencial entre a equipe interna e o outsourcing é o fato de estar dentro do negócio e poder enxergá-lo por essa perspectiva. Isso possibilita o desenvolvimento de recursos que podem gerar valor para a companhia, tornando esse time indispensável.
Atuação estratégica
Outra característica das novas equipes internas de TI é um foco menor no gerenciamento de incidentes — a famigerada necessidade de apagar incêndios. A ideia é que esses times passem a desempenhar um papel diferente.
Como iniciar o outsourcing de TI?
Para saber como implementar o outsourcing de TI, alguns passos devem ser executados. Eles ajudam o negócio a entender o direcionamento adequado do seu investimento, assim como a reduzir custos e riscos. Ou seja, trazem um maior potencial de retorno para o investimento.
Veja a seguir quais são os passos básicos para adotar o outsourcing na sua empresa!
Saiba o perfil do seu negócio
Todo negócio conta com um perfil próprio. Ele é definido por fatores como as regras de segurança, suas metas e a área de atuação. Uma visão ampla sobre isso torna o direcionamento de qualquer investimento mais simples e inteligente.
Portanto, o gestor de TI deve ter uma visão abrangente sobre o perfil da marca. Detalhes como as metas de médio e longo prazo, os objetivos estratégicos e normas regulatórias não podem ser ignorados.
Eles ajudam a entender onde e quando usar o outsourcing de TI para favorecer seu negócio. Isso também facilitará o direcionamento do investimento para uma empresa que consiga se adaptar ao seu perfil sem grandes dificuldades.
Não ignore as regras internas de compliance
Normas de compliance dão a segurança para que empresas possam executar as suas rotinas em um cenário de baixo risco. Com elas, a organização tem mais facilidade para manter a sua integridade, mesmo em momentos de alta demanda. Portanto, não devem ser ignoradas quando um time de profissionais externos passa a atuar ao seu lado.
Diante disso, antes de fechar o contrato, sempre valide as regras com a equipe jurídica. Isso mitigará os riscos de a empresa parceira fornecer algo que fuja das suas regras de funcionamento. Ou seja, reduzirá os riscos de prejuízos a médio e longo prazo.
Alinhe expectativas
O alinhamento de expectativas é uma medida simples, mas que tem impacto direto na recepção dos serviços terceirizados. Todos os envolvidos devem ter uma visão completa sobre as suas responsabilidades. Assim, o planejamento das equipes e a avaliação da qualidade do trabalho prestado será mais dinâmica e adequada.
Comunique-se com as suas equipes
Esse passo é fundamental para o negócio ter um serviço de TI terceirizado com alto impacto nos resultados das equipes. Ao comunicar-se com as equipes, os líderes conseguem entender as demandas dos times e os maiores problemas enfrentados com a tecnologia. Dessa forma, tornam-se capazes de validar investimentos com mais efetividade e segurança.
Portanto, não deixe de ter um canal aberto de comunicação com os usuários. Busque entender as suas demandas, problemas diários e metas. Além disso, trabalhe por feedbacks que facilitem a identificação dos resultados e pontos a serem otimizados em médio e longo prazo.
Quais são os pontos de atenção ao terceirizar o setor?
Investir em outsourcing de TI pode ser uma grande estratégia para o seu negócio. Porém, não se esqueça de que mesmo aquilo que parece ser benéfico pode trazer prejuízos se não for planejado.
Portanto, é fundamental observar alguns pontos antes de terceirizar para ter certeza de que concretizará uma parceria favorável para o seu negócio. Confira a seguir três aspectos fundamentais que precisam da sua atenção.
Condições da parceria
É fundamental esclarecer muito bem junto à terceirizada quais serão os serviços oferecidos por ela. Analise com cautela a proposta, não somente de implantação do parque tecnológico, mas também de manutenção de toda essa estrutura.
Verifique quais responsabilidades a terceirizada está assumindo. Entenda de que maneira será oferecido o suporte, quais são os prazos para resolução de problemas, se haverá necessidade de investimentos extras, entre outros detalhes que poderiam fazer com que essa parceria trouxesse algum tipo de prejuízo para o seu negócio.
Segurança
A terceirizada precisa dar uma boa garantia da segurança das soluções e dos serviços oferecidos para a sua empresa. Verifique a maneira como ela trabalha, a fim de preservar a privacidade de dados, o sigilo e a segurança das informações.
É essencial que exista uma estratégia para fazer o controle de acessos, mesmo entre o time de colaboradores do seu negócio. Afinal, existem níveis de hierarquia que precisam ser respeitados.
Os equipamentos devem ter recursos que garantam esse tipo de segurança. Eles também precisam estar presentes nas soluções de cloud computing e outras que possibilitam o acesso remoto ao sistema da sua empresa. É fundamental minimizar ao máximo a suscetibilidade para crimes cibernéticos.
Controle e monitoramento
Algumas empresas preferem não aderir ao outsourcing de TI em função da perda de controle do que acontece nesse setor. Contudo, é possível manter um profissional interno responsável por acompanhar e monitorar o trabalho realizado pela terceirizada.
Tenha certeza da possibilidade de monitoramento próximo para que seja feita a intermediação entre a contratada e a contratante. Dessa forma, fica mais fácil compreender as transformações que estão sendo feitas, a maneira como aquilo está impactando o negócio e outros detalhes dessa parceria.
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O suporte é válido durante todo o período de locação dos equipamentos. O atendimento é feito diretamente na empresa para garantir muito mais praticidade e agilidade nas manutenções e na atualização do parque, sem nenhum tipo de custo adicional. Por isso, a solução de outsourcing de TI da Positivo oferece a flexibilidade que você precisa para personalizar o seu parque tecnológico.
A tecnologia precisa deixar de ser um fator meramente operacional dentro das organizações. Ela deve desenvolver ferramentas que contribuam para o posicionamento estratégico do negócio, e o outsourcing de TI é um grande aliado nesse sentido.
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