No setor público, a agilidade não é exatamente uma característica notável. Apesar de a tecnologia ter mudado e acelerado o modo como realizamos grande parte das nossas atividades, o governo ainda engatinha em termos de eficiência tecnológica. Por isso, é muito importante entender como priorizar o investimento em TI.
Pensando nisso, conversamos com o Gerente Comercial Governo da Positivo, Rafael Leandro dos Santos, para entendermos melhor o que deve estar em foco quando o assunto é investimento em recursos tecnológicos para melhorar os órgãos governamentais.
Se você quer saber mais sobre o assunto, chegou a hora. Aproveite a leitura!
Qual é a importância do investimento em TI no governo?
Ao contrário do que acontecia há alguns anos, o investimento em tecnologia não é algo relativo a status, muito menos um privilégio atribuído a apenas algumas organizações. Hoje, qualquer pessoa interage com recursos tecnológicos no seu dia a dia, seja na vida pessoal, corporativa ou mesmo pública.
A agilidade e a eficiência são dois fatores que dependem principalmente da tecnologia. Sem ela, fica difícil alcançar alguns marcos relativos a um bom desempenho. É por isso que quem resiste às inovações acaba ficando estagnado. Isso vale principalmente para o setor público.
Quanto antes os setores governamentais iniciarem seu investimento em TI, mais rapidamente colherão benefícios como:
- otimização de processos — sejam de produção, organização, administrativos, logísticos e assim por diante;
- melhor desempenho — as novas tecnologias aumentam a produtividade e melhoram o desempenho em todos os setores;
- eficiência na comunicação — com um bom suporte tecnológico, é possível derrubar as barreiras de comunicação utilizando recursos como vídeo-chamadas, e-mail e aplicativos de mensagem;
- mais mobilidade — servidores podem trabalhar de maneira mais flexível, sem precisar estar o tempo todo presentes no departamento físico.
Essas são apenas algumas das melhorias que podem ser alcançadas. A redução de custos, a geração de novas oportunidades e a satisfação dos cidadãos também entram na lista. Com tantas vantagens, os departamentos públicos acabam se tornando parceiros da sociedade.
Como definir prioridades de investimento em TI?
Modernizar o inventário de TI, investir em automação e integração de sistemas, otimizar os espaços físicos, treinar e capacitar a equipe — a lista de medidas a serem tomadas para revitalizar a TI no setor público pode ser bem longa. Mas você sabe por onde começar?
Dar o primeiro passo pode não ser tão simples quanto parece. Investir em TI não significa apenas comprar novos softwares e máquinas; é preciso avaliar estrategicamente o que precisa ser feito. Se você ainda não se sente confortável quanto a isso, confira a seguir algumas dicas para definir prioridades para essa fase.
Mapear os gargalos
Os gargalos são os pontos focais que merecem a maior atenção por parte do governo. Às vezes isso representa uma demanda emergente e inesperada, como o isolamento social durante a Covid-19, mas em outros casos trata-se apenas de estratégia e melhoria da eficiência pública.
De acordo com o Gerente Comercial Governo da Positivo, Rafael Leandro dos Santos, se uma secretaria municipal de educação tem o cadastro de todos os alunos, com todas suas informações, ela é responsável por esses dados. Se ocorrer algum vazamento, ela pode responder por isso, mesmo que fosse um órgão privado. Dessa forma, o investimento em softwares e aplicativos de segurança é importante.
O mesmo é válido para a situação da pandemia, que passou a demandar uma nova postura dos órgãos públicos. Para atender às necessidades que surgiram, foi preciso investir em TI, em aplicativos para trabalhar home office, equipamentos de mobilidade (notebooks, celulares) e assim por diante.
Também existem outras situações que podem ser citadas como exemplos de gargalos, como a redução de custos e a tentativa de agregar mais inteligência para a gestão. Então, conforme salienta Rafael, existe um movimento expressivo para a digitalização, que exclui toda a burocracia física e a substitui por processos eletrônicos, mais ágeis e eficientes.
Portanto, o primeiro passo é mapear tudo o que precisa ser feito e identificar quais são as prioridades; ou seja, trata-se de listar e decidir o que é mais urgente.
Avaliar os objetivos
Depois de definir prioridades, é importante desenvolver a visão de que todas as necessidades são importantes. Logo, para que os colaboradores se mantenham engajados, é preciso promover soluções para todos. Uma maneira de fazer isso é trabalhando a cultura no setor público.
Como todos estão muito habituados aos processos presenciais, com uma grande carga de documentação física e um leva e traz desses papéis, uma solução bastante viável é a digitalização disso tudo. Mesmo assim, foi preciso que ocorressem as normas mais restritivas durante a pandemia para que as medidas fossem tomadas. Hoje, sem a tecnologia, a atividade pública é praticamente inviável.
Para não cair novamente na mentalidade de que “do jeito que é, está bom”, é preciso manter claros os objetivos a serem atingidos. E no setor público isso é muito fácil de identificar. Por exemplo: os processamentos precisam ser mais rápidos, e isso demanda de investimento em hardware e software.
No judiciário, medidas de análise prévia de processos podem fazer uma grande diferença. E isso é operacionalizado com a ajuda da inteligência artificial. Com base em padrões pré-estabelecidos, é possível identificar casos de jurisprudência e simplesmente acelerar todo o processo.
Adequar o nível de segurança
Para que tudo isso seja executado sem colocar em risco os dados governamentais, é importante adequar o nível de segurança da informação de todos os sistemas utilizados. Para isso, também é preciso seguir alguns passos, tais como:
- mapear todas as ameaças relacionadas com a tecnologia às quais o setor está suscetível;
- realizar um assessment, mapeando os processos, tecnologias e serviços que serão utilizados;
- calcular os custos envolvidos para cada etapa para reforçar a tecnologia;
- estabelecer uma estratégia de priorização com base no custo-benefício ofertado.
Isso ajudará a tomar decisões mais ágeis ao adequar o nível de segurança do setor, protegendo as informações de maneira eficiente e de acordo com o orçamento disponível.
Qual a importância de contar com a ajuda de uma empresa especializada?
De acordo com o Rafael, o mais importante em contar com uma empresa especializada em TI é que ela está preparada para entender a necessidade do cliente. Não basta comprar equipamentos, como hardware e software, e distribui-los pelos setores.
É preciso analisar exatamente o que precisa ser melhorado e seguir os passos mencionados anteriormente: identificar os gargalos, definir os objetivos e reforçar a segurança. Muitas vezes, isso só é possível com o trabalho conjunto de uma equipe com experiência nesse tipo de serviço.
Com o conhecimento dos profissionais que seguem carreira em TI, é possível fazer um levantamento completo e contar com o suporte para escolher produtos e serviços que fornecerão o melhor custo-benefício para o governo. Muitas vezes, ao fazer isso por conta, o cliente acaba comprando equipamentos inferiores à sua necessidade ou tendo gastos muito maiores do que precisa.
Não tem jeito, a participação da inteligência artificial no mercado só tende a crescer. Por isso, quem estiver mais preparado para surfar essa onda vai aproveitar muito mais os benefícios, varrendo para fora e de uma vez por todas as atividades mecânicas e repetitivas do setor público.
O resultado dessa migração do método de trabalho é um órgão muito mais ágil, eficiente em seus processos e que pode focar principalmente nas estratégias que vão fazer a diferença na vida dos cidadãos. O investimento em TI tem todo o potencial para tornar o setor público tão eficiente quanto qualquer empresa do setor privado.
Se você quer dar o próximo passo e começar o seu próprio investimento em TI, converse com a gente e deixe-nos ajudar!
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