A busca de melhores processos é uma prática essencial para que as empresas consigam se manter competitivas em um mercado cada vez mais acirrado. Desse modo, a adoção de técnicas e de ferramentas de melhoria contínua é uma estratégia que tende a trazer resultados corporativos significativos.
No intuito de auxiliá-lo nessa missão, neste post, vamos apresentar quatro soluções que podem ser utilizadas pelas companhias para conduzir os procedimentos internos de maneira mais otimizada. Inclusive, a partir da sua implementação, torna-se possível identificar oportunidades de aprimoramento.
Continue a leitura e descubra como essas ferramentas de qualidade para a melhoria contínua dos processos podem ser aplicadas no seu negócio. Vamos lá!
O que é melhoria contínua?
A melhoria contínua é um conceito que envolve o aprimoramento contínuo — como o próprio nome sugere — dos processos, dos produtos e/ou dos serviços de uma companhia. Ou seja, consiste em uma abordagem sistemática para identificar e corrigir problemas e ineficiências nos processos empresariais.
No dia a dia, não raramente, algumas organizações investem, por exemplo, em ferramentas para videoconferência e até mesmo em recursos vitais para viabilizar o regime home office, mas deixam de lado outros princípios que são capazes de gerar resultados muito mais expressivos. Aliás, é possível afirmar que um dos principais objetivos da melhoria contínua é aumentar a qualidade, a eficiência e a eficácia do empreendimento.
Além disso, claro, há um enfoque voltado a incentivar o trabalho em equipe com o uso de ferramentas colaborativas. Nesse contexto, para usufruir dos aspectos positivos provenientes da implementação das soluções, é essencial a aplicação de determinados métodos, que devem ser incorporados em todos os departamentos da organização — não apenas no setor de Tecnologia da Informação (TI).
Portanto, é indispensável que os gestores de TI trabalhem em conjunto com outros líderes da empresa com o fim de identificar as áreas que precisam ser aprimoradas. Assim, será viável desenvolver planos de ação voltados à adoção de ferramentas de melhoria contínua e obter resultados mais interessantes, bem como reduzir os custos e manter a previsibilidade orçamentária.
De maneira geral, então, pode-se dizer que a melhoria contínua requer um compromisso constante com a excelência e a capacidade de se adaptar às mudanças no ambiente empresarial. Nesse sentido, o time de TI deve estar atento às novas tecnologias e às modificações das necessidades dos clientes.
Afinal, para que ela serve?
No contexto da Tecnologia da Informação, a melhoria contínua é particularmente importante, haja vista que a tecnologia é uma área que está em constante evolução. A propósito, a implementação de novas soluções tecnológicas, de ferramentas e de processos empresariais pode melhorar exponencialmente a eficiência e a eficácia corporativas, como dito, mas só se houver uma avaliação e um aprimoramento ininterruptos.
Basicamente, a ideia por trás da melhoria contínua é de que um empreendimento nunca deve “se acomodar” perante os seus resultados e/ou processos atuais. Na verdade, o ideal é sempre buscar maneiras de melhorar e de evoluir, o que é viável por meio de uma série de medidas, como:
- a implementação de novas tecnologias;
- o treinamento dos colaboradores;
- a otimização de processos;
- a revisão constante de políticas e de procedimentos.
Quais são as melhores ferramentas para a melhoria contínua da empresa?
Existem várias ferramentas de qualidade para a melhoria contínua de processos que podem ser utilizadas no âmbito corporativo. A seguir, elencamos algumas das metodologias mais comuns. Confira!
1. Análise de Pareto
A Análise de Pareto é uma técnica utilizada para identificar e priorizar problemas ou oportunidades de melhoria. A metodologia é baseada na Lei de Pareto, conhecida como “Regra 80/20”, que afirma que 80% dos resultados são provenientes de 20% das causas. Ou seja, a maioria dos entraves é provocada por um número limitado de motivações.
Nesse sentido, a Análise de Pareto é uma ferramenta de melhoria contínua de processos que visa a classificar os problemas e/ou as oportunidades de aperfeiçoamento em uma ordem decrescente de importância. Assim, o princípio ajuda a direcionar os esforços àqueles que representam a maior parcela dos desafios a serem contornados.
Na prática, é necessário coletar dados sobre o evento e classificá-los em categorias, conforme o nível de relevância. Em seguida, é preciso determinar a frequência de cada categoria e calcular a sua porcentagem em relação ao total. Com base nisso, torna-se possível criar um gráfico de barras em que as categorias serão listadas em ordem decrescente de frequência.
2. Ciclo PDCA
Uma abordagem bastante comum para a melhoria contínua é o Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), que é uma metodologia sistemática voltada para a resolução de problemas. De modo geral, o PDCA envolve quatro etapas: planejar (Plan), executar (Do), verificar (Check) e agir (Act).
Assim, o ciclo começa com o planejamento das melhorias necessárias, seguindo para a implementação das mudanças. Após, é importante verificar se as alterações feitas foram eficazes e, por fim, agir para manter as melhorias e/ou fazer ajustes, quando cabível.
Portanto, podemos dizer que a primeira etapa do Ciclo PDCA é o planejamento, que envolve a identificação do problema e/ou da oportunidade de melhoria e a criação de um plano de ação para solucioná-lo. Já na segunda — a execução —, o plano é implementado.
Na terceira etapa — a verificação —, é feita a avaliação dos resultados obtidos após a implementação do plano. Por fim, na quarta — a ação —, é preciso analisar os resultados alcançados e determinar se é necessário fazer ajustes ou manter as mudanças.
3. Análise SWOT
A Análise SWOT é uma técnica que viabiliza avaliar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças de uma empresa. Portanto, é uma das mais importantes ferramentas de melhoria contínua.
Via de regra, a análise é realizada por meio da identificação e da categorização dos fatores internos e externos que afetam o negócio. A partir disso, é possível levantar os aspectos fortes e os fracos com a análise dos elementos internos e, em simultâneo, reconhecer as oportunidades e as ameaças com a avaliação dos elementos externos.
Após a identificação e a categorização dos fatores, é, então, criada uma matriz SWOT, que é dividida em quatro quadrantes. A matriz é utilizada para ajudar a companhia a visualizar e a priorizar as ações que devem ser tomadas.
Ou seja, a Análise SWOT é uma ferramenta fundamental para a melhoria contínua das corporações. Afinal, o método auxilia a identificar as áreas que demandam aprimoramento e a explorar as oportunidades que podem levar a aperfeiçoamentos significativos.
4. Mapa de Fluxo de Valor
O Mapa de Fluxo de Valor é uma ferramenta que possibilita a visualização de todo o processo de produção de um negócio. A técnica é empregada para identificar as atividades que agregam valor ao produto e/ou ao serviço e aquelas que, por outro lado, não agregam.
Ou seja, o método serve para identificar oportunidades de melhoria nos processos internos e eliminar desperdícios. Para criar um Mapa de Fluxo de Valor, a corporação deve mapear todos os processos, incluindo informações sobre o tempo de espera, o tempo de processamento e o tempo de movimentação de cada ação que os compõe.
Como vimos, a utilização de ferramentas de melhoria contínua de processos é fundamental para alcançar os objetivos estratégicos e aumentar a performance corporativa. Por isso, lembre-se de que a melhoria contínua é uma prática que pode trazer grandes benefícios para a companhia e para os clientes, mas é indispensável entender o tipo de problema enfrentado pela organização para escolher as soluções mais adequadas e colher os resultados a longo prazo.
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