A previsibilidade orçamentária é um objetivo que todos os gestores de TI desejam alcançar, principalmente aqueles que fazem um gerenciamento orientado por dados.
A intangibilidade dos serviços tecnológicos e das aplicações gera conflitos e impede os avanços devido à dificuldade de os líderes perceberem o retorno dos seus investimentos nessa área.
No entanto, existem várias formas de tornar os fatores e os custos em TI mais controláveis e previsíveis. Neste artigo, vamos explicar o que é a previsibilidade orçamentária e qual a sua importância para as empresas. Além disso, mostraremos como você pode conseguir previsibilidade orçamentária na gestão de TI e como essa previsão pode afetar a organização.
Gostaria de obter dicas para melhorar a previsibilidade orçamentária na sua empresa? Prossiga com a leitura deste artigo!
O que é previsibilidade orçamentária e qual a sua importância?
A previsibilidade orçamentária é uma previsão dos custos que serão gerados por determinado departamento empresarial. Essas previsões são muito importantes, já que geram relatórios anuais que podem ser usados pelos gestores de TI para a criação de novas estratégias. Elas apontam despesas e projeções de objetivos que deverão ser alcançados.
O procedimento permite que os líderes organizem os custos que serão efetuados no próximo período e serve de guia para a formulação de planos de ação. O documento mostra se a empresa terá recursos financeiros para fazer investimentos, se há despesas que podem ser eliminadas, se existem oportunidades para aprimorar o negócio, se os contratos necessitam de revisão etc.
Um relatório completo revela ainda se as previsões são melhores ou piores em relação a períodos anteriores. Com ele, os administradores conseguem manter a estabilidade em sua gestão, realizar uma análise da evolução do gerenciamento e aumentar a transparência dos resultados dos investimentos.
Como conseguir a previsibilidade orçamentária na gestão de TI?
Há vários fatores que podem ser analisados para ter mais previsibilidade orçamentária referente aos custos de TI. As ações podem ser realizadas em empresas de pequeno, médio e grande porte, independentemente do seu segmento de atuação. Veja a seguir algumas dicas valiosas para aplicar essa estratégia!
Conhecer os custos
A previsibilidade orçamentária exige o conhecimento dos custos administrativos e operacionais da organização. Deixar de considerar uma série de despesas é um erro que alguns gestores cometem na hora de analisar os orçamentos. Todos os valores têm relevância, e não incluí-los no documento prejudica a avaliação do relatório.
Registre todos os custos e faça com que eles constem na previsibilidade orçamentária de TI. Inclua os preços de aluguéis, pagamentos de colaboradores, hardwares e softwares, suprimentos, equipamentos, dispositivos, tecnologias, soluções, entre outros. Não se esqueça de apontar também os valores gastos com pacotes de serviços pagos mensalmente.
Gerenciar as despesas
O gerenciamento das despesas é indispensável para controlar o fluxo de caixa e manter uma estratégia de custos, já que um deslize pode prejudicar a lucratividade e afetar de forma negativa os resultados da empresa. A previsibilidade dos custos pode variar de um período para o outro, mas os gestores não devem deixá-la de lado.
Esse processo de previsão das despesas precisa ser contínuo e demanda atenção. O colaborador responsável por essa área deve ser proativo e não ficar satisfeito com um orçamento geral. Ele precisará acompanhar um período mais longo para verificar se há algum ponto a ser considerado e se as despesas estão se concretizando de acordo como o planejamento.
Locação de parques tecnológicos
É possível utilizar métodos para prever os investimentos mensais a serem feitos em TI por meio de parcerias com empresas que fazem a locação dos parques tecnológicos. Os prestadores de serviços de tecnologia são uma ótima opção para organizações de diversos segmentos.
A parceria com uma empresa terceirizada especializada no fornecimento de infraestrutura de TI reduz os custos relacionados à seleção e contratação de profissionais, assim como à aquisição de hardwares e softwares. Além do mais, faz com que as operações sejam controláveis e previsíveis por meio do monitoramento do parque e da gestão do inventário.
Terceirização da gestão de equipamentos de TI
O setor de TI das empresas é o departamento que mais gera incertezas em relação aos custos, tendo em vista que muitas situações fogem do controle dos gestores e são imprevisíveis. Por esta razão, é importante procurar opções que possibilitem uma gestão orçamentária mais efetiva, já que o parque tecnológico é um ativo importante das organizações.
A terceirização da TI é uma alternativa que melhora a previsibilidade dos custos por que uma empresa especializada pode ser contratada para cuidar das tecnologias, equipamentos, dispositivos, servidores, soluções etc. O outsourcing é essencial para a redução e o controle das despesas, bem como para aumentar a transparência das informações para a contratante.
Os gestores de TI, por sua vez, podem ter mais previsibilidade sobre a necessidade de atualização de equipamentos e de programação de intervenções ou reposições. Os serviços prestados por uma fornecedora especializada fornecem relatórios completos sobre a performance das aplicações, os riscos detectados e as ameaças tratadas.
Prever com base em dados
Os dados referentes aos custos de uma empresa devem estar registrados de forma clara e alinhada em um dashboard para que os gerentes de TI consigam visualizá-los. Seja transparente ao fazer o registro das despesas para possibilitar a tomada de decisões mais acertadas. Também será possível controlar os processos com mais assertividade. Mantenha os históricos das informações em um local de fácil acesso.
Investir em data analytics
Utilize um sistema de gestão para gerenciar as finanças e aproveite-o para aprimorar a previsibilidade orçamentária. Um data analytics, por exemplo, pode ser aliado a soluções de computação na nuvem para facilitar e simplificar o controle dos custos. Um software adequado pode tornar as informações financeiras mais claras e corretas para fazer as previsões.
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