Quanto tempo você passa por dia respondendo e enviando e-mails? Se você dispende mais do que 30 minutos por dia nessa ferramenta, com certeza conhecer dicas de como economizar tempo no Gmail terá um impacto positivo na sua rotina.
O serviço de e-mails do Google conta com um grande número de recursos que podem facilitar a sua vida. Porém, nem sempre esses recursos são tão óbvios para os usuários e alguns estão escondidos. Conhecer esses detalhes pode significar tarefas sendo executadas de forma mais rápida e algumas horas economizadas.
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1. Autocompletar em e-mails com o Smart Compose
O Gmail conta com duas funções que vêm habilitadas por padrão: o Smart Compose e o Smart Reply. Graças a elas, é possível escrever e responder mensagens de forma mais rápida graças a uma espécie de “autocompletar”.
À medida que você digita uma palavra o Google sugere um complemento para ela ou para uma frase inteira, baseado em seu histórico de uso. Por exemplo, se você costuma começar os e-mails com “Bom dia, Fulano, tudo bem?” ao digitar “Bom d” o restante da frase é sugerido.
Basta colocar pressionar a seta para o lado direito para aceitar a sugestão sem precisar digitá-la.
2. Responda mensagens mesmo off-line
Você sabia que é possível responder mensagens do Gmail mesmo quando sua máquina estiver off-line? A ideia é que uma vez que a página do Gmail tenha sido aberta, as mensagens ficam salvas “em cache” no navegador mesmo que a internet seja desligada.
Esse recurso é útil, por exemplo, para quem viaja de avião. É possível aproveitar o voo para responder todas as mensagens pendentes e deixa-las prontas para envio. Assim que você se conectar o Gmail se encarrega automaticamente de enviá-las de uma só vez.
3. Aprenda a adiar e-mails
Muitas pessoas não conseguem se concentrar no trabalho quando sabem que há mensagens não lidas em sua caixa de entrada. Nem sempre elas são prioritárias e, se esse for o caso, é possível limpar a caixa de entrada sem respondê-las, permitindo que elas surjam em um outro momento.
Isso é possível graças à ferramenta “Adiar”. Clique sobre a mensagem com o botão direito do mouse e selecione a opção “Adiar”. Ela será removida para um compartimento à parte. Você pode ainda definir uma data e um horário para que a mensagem volte para a caixa de entrada.
4. Crie tarefas a partir de um e-mail
Frequentemente, mensagens de e-mail que recebemos acabam se tornando tarefas a serem realizadas posteriormente. Que tal transformar as mensagens em tarefas de forma automática? O Gmail é integrado ao Tarefas, também do Google, o que facilita essa transformação.
Tudo o que você precisa fazer é clicar no ícone “Tarefas”, na lateral direita da tela. Depois, arraste a mensagem que deseja transformar em tarefa para lá. Esse recurso é muito útil para gerenciar as suas pendências, pois elas ficam disponíveis visualmente para você sempre que acessar a interface do Gmail.
5. Aposte em complementos
Não são apenas os serviços do Google que têm algum tipo de integração com o Gmail. No marketplace do G Suite há dezenas de complementos que podem transformar a experiência de uso do Gmail, integrando-o com outros serviços.
É o caso do Dropbox, do Evernote e do Trello, apenas para citar alguns dos mais populares. Basta acessar o marketplace e procurar quais são as soluções disponíveis para turbinar o uso do seu Gmail. A maioria delas é completamente gratuita.
