Entenda como o cronograma de manutenção pode afetar o desempenho da sua empresa.
O cronograma de manutenção de equipamentos é um roteiro que estabelece todos os prazos e práticas a serem implementados em uma empresa para supervisão técnica. Ele pode contemplar diferentes tipos de manutenções e equipamentos, desde maquinários de fábrica até computadores e notebooks.
Portanto, o plano de revisões mapeia quais são os tipos de manutenções exigidos para um determinado ativo a fim de garantir a qualidade e eficiência no seu funcionamento.
Neste artigo, você vai conhecer um passo a passo simples que vai mostrar como montar um cronograma de manutenção de equipamentos na sua empresa. Continue a leitura e descubra!
Comece mapeando os equipamentos
O primeiro passo é realizar um mapeamento completo de todos os equipamentos que serão incluídos no cronograma de manutenção. Neste artigo, vamos focar em computadores e notebooks, mas tenha em mente que as dicas que traremos aqui podem ser aplicadas para diferentes tipos de equipamentos.
Para garantir a organização no mapeamento dos equipamentos, pode ser interessante identificá-los com etiquetas, fazendo uma espécie de inventário. No cronograma, você poderá organizar as informações da seguinte forma:
- descrição do equipamento;
- número ou código de identificação;
- setor em que ele está alocado;
- profissional responsável — colaborador que recorre ao equipamento.
Tenha em mente que a lista deve contemplar todos os equipamentos e também respectivos acessórios como webcam, teclado, mouse etc.
Além de ter um controle mais eficiente de todos os itens que compõem o ativo da empresa, esse mapeamento trará um panorama mais completo das necessidades do negócio em termos de gestão de ativos.
Mapeie os serviços e procedimentos necessários para cada equipamento
Com a lista de todos os equipamentos que integram o rol dos itens usados na empresa é hora de mapear os serviços e procedimentos necessários para cada um deles.
Aqui, você pode buscar o auxílio de um profissional técnico da área, que tenha conhecimento em manutenção de computadores e saiba exatamente quais são as estratégias, atualizações e demais cuidados que devem ser incluídos no plano de prevenção.
A seguir, listamos alguns exemplos de serviços e procedimentos que podem ser realizados na manutenção preventiva de computadores e notebooks:
- atualização do antivírus;
- atualização de softwares;
- atualização do sistema operacional;
- limpeza de arquivos temporários;
- desinstalação de softwares não utilizados;
- limpeza dos coolers e conferência da rotação;
- verificação da thermal pad dos processadores;
- encaixe e organização dos cabos;
- conferência geral das condições do hardware.
Monte o planejamento das rotinas de manutenção
No cronograma é necessário colocar quais serviços serão realizados e a periodicidade de cada um desses serviços:
- semanais;
- quinzenais;
- trimestrais;
- semestrais;
- anuais.
O tempo é um fator essencial quando se fala em planejamento de manutenções. Inclusive, ele deve ser pensado estrategicamente, a fim de prevenir o surgimento de eventuais demandas de manutenção corretiva.
A periodicidade contemplada nas manutenções deve considerar dois aspectos: o lapso de tempo entre cada serviço e o tempo que será dedicado para execução das tarefas.
Por exemplo, imagine que o cronograma estabelece a conferência e realização de atualizações no sistema, programas e softwares a cada seis meses. O profissional responsável por realizar o serviço deverá informar o usuário com antecedência e estabelecer o período em que o computador ficará em manutenção.
Na definição desses prazos é necessário considerar demandas específicas de cada empresa e a localização desses equipamentos. Em locais em que há muita umidade, por exemplo, os prazos devem ser mais curtos, considerando o risco aumentado de oxidação.
Em ambientes com condições extremas, por outro lado, como locais insalubres, a manutenção pode ser trimestral. Já em situações normais, como escritórios e ambientes corporativos, em geral, a recomendação é que sejam realizadas manutenções com periodicidade semestral ou anual.
Com todas as informações sobre equipamentos, serviços e prazos já é possível implementar o cronograma de manutenção de equipamentos. Porém, não esqueça de dar atenção a outros dois cuidados importantes: treinamento da equipe e acompanhamento dos indicadores.
Promova o treinamento da equipe
O cronograma deverá ficar sob responsabilidade de um técnico ou profissional de TI. Ele será o responsável por agendar as manutenções, informar antecipadamente o colaborador que usa o equipamento e proceder com o serviço conforme o planejado.
Nesse contexto, é necessário que toda a equipe conheça esses procedimentos e receba treinamentos adequados com relação às melhores práticas na utilização dos computadores — inclusive para proteção contra riscos de eventuais ataques.
Também fica a cargo do especialista, avaliar a necessidade de substituição de peças e equipamentos e proceder com a solicitação de compra. O procedimento de aquisição de novos equipamentos, peças e acessórios pode variar segundo as políticas de cada empresa.
Em razão do volume de trabalho e da necessidade de contar com o suporte técnico, muitas empresas optam por contratar serviços de locação de equipamentos. Aqui, vale avaliar as particularidades do seu negócio, definindo uma composição de gestão de ativos que faça sentido na sua operação.
A locação de computadores e notebooks é uma alternativa prática e economicamente interessante. Neste modelo de contratação, a empresa recebe todo o suporte técnico necessário, desde a oferta de equipamentos até os serviços de manutenção.
Acompanhe os indicadores
Por fim, caso a gestão de ativos e controle dos processos de manutenção de equipamentos seja praticada internamente, é interessante estabelecer alguns indicadores para análise dos resultados.
Avalie o volume de problemas que demandaram manutenções corretivas, a média de vida útil dos equipamentos, o percentual de gastos com aquisição de peças de substituição e outros dados importantes que possam embasar a análise de custos e a eventual necessidade de mudanças no processo de tomada de decisão.
Como você pode ver, o cronograma de manutenção de equipamentos organiza uma prática que precisa ser implementada dentro das empresas. Independentemente do porte ou segmento de atuação, ele garantirá uma gestão mais eficiente, além de mitigar riscos de danos e perdas causados por falta de prevenção.
Para as empresas que não têm estrutura para montar e implementar um cronograma desse tipo, a locação de computadores pode ser uma excelente alternativa.
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