Para funcionar de maneira eficiente, as empresas contam com tecnologias que dão suporte a diferentes operações. Em virtude das condições ambientais da instalação e da própria evolução das ferramentas, porém, é necessário realizar a manutenção de computadores da empresa.
Sem esse cuidado, os equipamentos apresentarão diversos problemas, como lentidão, software desatualizado e hardware obsoleto. Tudo isso vai consumir uma grande quantidade de tempo da equipe de TI, além de comprometer a eficiência operacional do negócio.
Pensando nessa realidade, apresentamos, neste artigo, um panorama dos principais aspectos envolvidos na manutenção preventiva dos computadores. Saiba qual a importância desse planejamento, como montar um cronograma adequado às suas necessidades e que erros podem ser evitados!
A importância da manutenção de computadores
Muitos ainda acreditam que a manutenção do computador se resume a intervenções nos sistemas operacionais e softwares em geral, a fim de evitar a lentidão das máquinas. Esse, porém, é apenas um benefício que resulta dessa intervenção.
A manutenção, na verdade, acolhe uma análise mais profunda, incluindo backups, atualização de sistemas, limpeza das peças de hardware, verificação de testes e avaliação da estrutura interna e externa da máquina, entre outros.
Que dificuldades a empresa pode enfrentar?
Por meio dessa verificação, a organização se resguarda de muitos problemas, tais como:
- perda precoce de máquinas;
- despesas não planejadas;
- perda de dados.
Quais as vantagens de adotar um plano de manutenção preventiva?
Por outro lado, a manutenção dos computadores da empresa pode gerar benefícios significativos. Considere apenas alguns deles:
- desempenho aprimorado: máquinas que passam por manutenções frequentes apresentam uma melhor performance, o que contribui para a produtividade geral dos colaboradores;
- disponibilidade e estabilidade nos serviços: ter um sistema que permaneça em funcionamento constante é fundamental. Paradas para reparos inesperados representam perda de produtividade para as equipes. Esse é um cenário que a manutenção busca afastar;
- redução de custos: uma vez que as máquinas duram mais e continuam a trabalhar em alta performance por mais tempo, a substituição dos computadores ocorre com uma frequência menor;
- segurança aos dados: muitas ameaças podem comprometer a integridade dos registros do negócio — vírus, invasões de hackers e queima de HDs são apenas algumas delas. A manutenção periódica garante sistemas atualizados e um database resguardado.
Como, então, montar um plano de manutenção efetivo na sua empresa? Vamos às principais recomendações.
A criação de um cronograma para a manutenção de computadores na empresa
Um dos aspectos mais importantes de um plano de manutenção de computadores é o cronograma, que determinará a frequência e as datas de cada intervenção, mas essa previsão deve ser precedida de uma avaliação maior. Confira as etapas!
Escolha da metodologia e plataforma de gerenciamento
Uma decisão importante que antecede o planejamento é escolher o tipo de metodologia para gerenciar o fluxo das atividades. Um caminho muito adotado entre as equipes de TI é a metodologia Kanban. Trata-se de um tipo de controle visual baseado em cartões em um quadro.
Apesar de originalmente consistir em um board físico, os mesmos princípios podem ser aplicados a softwares, planilhas eletrônicas ou aplicações específicas, como o CMMS (Centered Maintenance Management System).
Usar plataformas colaborativas é o mais indicado, porque elas são capazes de contribuir para uma equipe mais eficiente e facilitar o compartilhamento de informações.
Levantamento de dados
Registre todos os computadores da empresa, listando suas especificações — como fabricante, modelo, sistema operacional, data de compra, principais softwares instalados, departamento em que operam e função.
Organização do fluxo
Se uma ferramenta de kanban, como o Trello, for adotada, pode-se organizar os registros da seguinte forma:
- criar um cartão para cada máquina;
- delegar um conjunto de cartões a cada profissional;
- criar checklists de tarefas de manutenção em cada cartão;
- criar colunas que determinem o fluxo. Tradicionalmente, o kanban acolhe 3 etapas (fazer, fazendo e feito), mas essa timeline pode ser adaptada conforme as necessidades da equipe.
Serviços realizados
É preciso determinar que tipos de serviços serão feitos em cada computador. O ideal é que haja uma manutenção tanto de software quanto de hardware. Em relação a software, deve-se fazer:
- limpeza de arquivos temporários;
- desinstalação de softwares não utilizados;
- atualização de antivírus, softwares e sistema operacional.
No que se refere ao hardware, deve-se fazer:
- remoção de excesso de poeira;
- limpeza dos coolers e verificação da rotação;
- encaixe e organização dos cabos internos;
- dependendo do caso, troca da pasta térmica/thermal pad do processador/GPU.
Recursos materiais e mão de obra
Outro passo fundamental é eleger os profissionais que farão os serviços, registrando sua função, o cargo e o nome. Os materiais necessários para a execução das tarefas também precisam ser previstos e disponibilizados.
Cronograma
O tempo é um elemento fundamental no planejamento da manutenção e se manifesta, aqui, de duas maneiras: para a execução da tarefa e em relação à periodicidade.
A periodicidade da manutenção preventiva depende da utilização, do ambiente em que o computador está localizado e da região da empresa. Por exemplo:
- em locais mais úmidos, deve ser considerado o desgaste por oxidação;
- em ambientes normais de escritório, o recomendado é fazer uma manutenção com periodicidade entre seis meses e um ano;
- em situações mais extremas — por exemplo, uma cozinha de restaurante —, pode ser necessária uma manutenção trimestral ou até mais frequente, pois haverá uma grande contaminação com gordura nas partes móveis (como os coolers).
Os cuidados necessários ao realizar a manutenção
Alguns erros no gerenciamento de serviços de TI, até mesmo na manutenção dos computadores, podem colocar tudo a perder em um processo que deveria resolver problemas, e não gerar custos. Para evitar isso:
- tenha ferramentas adequadas para desmontar o equipamento — chaves corretas para os parafusos e um kit spudger para os encaixes plásticos;
- ao manusear componentes eletrônicos, utilize uma pulseira antiestática.
Vale ressaltar que a manutenção preventiva diminui os riscos de problemas, mas não evita eventuais falhas que possam ocorrer no hardware, certo? Assim, sempre crie backup dos arquivos em outro meio: HD externo, pen drive, armazenamento em nuvem etc.
A relação entre manutenção de computadores e a desaceleração de produtividade
Produtividade e manutenção são conceitos que andam de mãos dadas. Afinal, lentidão nas máquinas e falhas nos sistemas atrasam as operações, dificultam o trabalho das equipes e acabam por prejudicar a imagem do negócio.
Por outro lado, garantir a manutenção de computadores da empresa de forma adequada é o segredo para a alta performance. E essa estratégia pode e deve ser planejada visando a prevenção, de modo a evitar indisponibilidades e custos por falhas que poderiam ter sido previstas.
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