A migração de dados de uma empresa é uma operação delicada e muito importante. Geralmente, ela será uma etapa de um processo de implementação de um novo sistema ou tecnologia, como a nuvem, mas precisa ser realizada com muitos cuidados, pois erros aqui custam muito caro para a empresa.
Cada tipo de projeto de migração de dados tem suas peculiaridades, que variam de acordo com as tecnologias envolvidas e os dados em si. Mas, independentemente do cenário, é fundamental adotar algumas boas práticas para evitar atrasos e a tão temida perda de dados.
Neste artigo, explicaremos como a migração de dados deve ser feita e quais são as melhores práticas para essa operação.
Por que fazer a migração de dados?
A demanda por uma migração de dados, normalmente, está associada com a implementação de um novo sistema, que por si só já é um processo complexo e extenuante para o time de TI. Quando uma nova tecnologia é implementada, é muito importante realizar a transferência do sistema legado para garantir a continuidade do trabalho na empresa.
Essa atualização será motivada por alguma razão. E a mais usual é a simples incapacidade do sistema atual de suportar as demandas da empresa, seja pelo armazenamento lotado, pelo processamento insuficiente ou por novas necessidades da organização que não haviam sido escopadas quando esse sistema foi implementado.
Além dessa necessidade de escalar o sistema para evitar que a tecnologia se torne um gargalo para o crescimento da empresa, também é comum que a atualização surja por simples defasagem tecnológica, que é quando o sistema legado já não oferece mais segurança e apresenta problemas de desempenho.
Problemas e custos com manutenções também podem motivar uma atualização de sistemas, assim uma modernização para conquistar uma vantagem competitiva no mercado.
E quando duas empresas passam a compartilhar um mesmo sistema, como em uma fusão ou aquisição, também é necessário realizar uma migração de dados para o sistema que será padronizado.
Como se preparar para a migração de dados?
Antes mesmo de elaborar o projeto da migração de dados, é preciso compreender algumas premissas que vão guiar esse planejamento. O primeiro passo é compreender se o cenário envolve uma migração imediata, também chamada de Turn Key ou ser ela será realizada em fases.
Uma migração no sistema Turn Key é, como o próprio nome indica, como uma virada única de chave: a migração é feita toda de uma vez, o que amplia os riscos, mas reduz o tempo do projeto. É importante destacar aqui que o impacto nas equipes também será maior, mais será necessário treinar todos de uma só vez no novo sistema.
Já a migração em fases é um processo mais lento, mas que minimiza riscos ao dividir a execução em etapas e implementar o novo sistema para um grupo menor. Essa alternativa costuma ser mais suave, mas nem sempre é possível por razões de orçamento e urgência de um novo sistema.
Outras premissas que devem ser avaliadas é a importância das aplicações e quanto tempo uma empresa pode operar sem elas. Algumas vezes, pode ser preciso migrar os dados fora do horário comercial para não gerar indisponibilidade no sistema, por exemplo.
Por fim, é necessário definir quais serão as novas tecnologias e as infraestruturas que receberão os dados e como esses sistemas de integração com os elementos que não serão alterados, por exemplo, os computadores desktop dos colaboradores ficarão.
Como planejar um projeto de migração de dados?
Uma vez que as premissas tenham sido estabelecidas, é hora de planejar a migração de dados efetivamente.
Um bom planejamento significa uma execução ágil e limpa, sem erros ou obstáculos inesperados que possam atrasar ou comprometer os dados migrados.
Uma dica aqui é, na hora adquirir equipamentos ou contratar serviços que envolverão a migração de dados, optar por possibilidades que já oferecem essa transição, ou, pelo menos, um suporte significativo para o processo.
O projeto de migração de dados precisa detalhar quais tecnologias serão utilizadas, quais profissionais são responsáveis por cada parte do projeto e, claro, quais dados serão migrados.
Com todas as informações a mão, é hora de começar o planejamento efetivo, definindo primeiro o escopo do projeto, quais os prazos e quais tarefas serão necessárias para a execução.
É muito importante estabelecer um cronograma que terá datas limites para a aquisição da infraestrutura necessária para a migração de dados, a montagem de ambientes de desenvolvimento para testes e homologação, o treinamento das equipes no novo sistema e, claro, o dia efetivo em que a migração em si começa a ser executada.
Nesse planejamento, faça o detalhamento dos custos envolvidos com uma pequena folga, já que riscos podem afetar o andamento do projeto e, na área de tecnologia, são muitos os imprevistos envolvidos.
Mas para não ficar refém das incertezas, tenha junto do planejamento desse projeto um mapeamento e uma avaliação dos principais riscos que podem afetar essa atividades, com planos de resposta preparados para eles.
Por fim, lembre-se de trabalhar a transparência durante essa execução. Todas as partes interessadas (stakeholders) precisam estar cientes de como a mudança afetará suas rotinas e interesses. Isso reduz a chance de que dados importantes sejam perdidos pelo caminho.
Para efetivar isso, invista em uma boa estratégia de comunicação que alcance, especialmente, as pessoas que utilizam o sistema legado no cotidiano e serão diretamente impactadas pela nova tecnologia.
Quais os principais desafios da migração de dados?
Apesar da complexidade que envolve a transferência de dados de um sistema legado para outro atualizado, a parte técnica não é o principal desafio dessa tarefa. Como é usual na TI, os principais desafios da transição estão relacionados ao elemento humano.
Muitas pessoas apresentam resistência aos novos sistemas, pois a migração tira os colaboradores de uma zona de relativo conforto e modifica as suas rotinas. Por essa razão, é muito recomendado, sempre que possível, fazer a migração em etapas, para mitigar essa insatisfação e dar tempo para que a comunicação e os treinamentos surtam efeito.
Normalmente, um novo sistema envolverá novos processos e ajustes no operacional da empresa. É fundamental saber como lidar com isso e garantir que todos envolvidos compreendam o valor do avanço tecnológico.
Do ponto de vista técnico, o principal obstáculo a ser superado é a forma que os dados serão tratados durante a migração. O mais comum é que um novo sistema não trate nem considere os dados da mesma forma que o legado.
Por isso, é crucial estabelecer os critérios que vão organizar as informações durante essa adaptação, para evitar que elas sejam esfaceladas na transição e percam o seu valor.
E agora que você já sabe como fazer um projeto para a migração de dados, que tal entrar em contato com a gente e descobrir como nossas tecnologias podem simplificar esse processo? Esperamos você!
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