Você já ouviu falar em Shadow IT? Talvez você não conheça pelo nome, mas, com certeza, trabalha buscando um equilíbrio entre praticidade e flexibilidade no uso de aplicativos e dispositivos não registrados na sua empresa.
Mas quais são os riscos da TI invisível quando não controlada? O que você pode fazer para minimizar o problema? Neste artigo, nós contamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
O que é Shadow IT?
A Shadow IT pode ser traduzida literalmente como TI nas sombras, mas é mais conhecida no Brasil como TI invisível. Esse termo é usado para definir qualquer utilização de softwares e/ou dispositivos sem o conhecimento do departamento de TI ou que fuja do controle prático dos profissionais no setor. Ou seja, é usar aplicativos e programas sem aprovação para acessar e manipular dados da empresa.
Ao mesmo tempo que existe uma lógica inovadora e uma tradição por trás da Shadow IT, sem engessar tanto as experimentações para ajudar o negócio a inovar, o descontrole no gerenciamento desses dispositivos sem qualquer forma de monitoramento pode criar sérios problemas — que, como o próprio nome diz, serão invisíveis até que os prejuízos sejam grandes demais para ignorar.
Um vilão cada vez mais presente
A Shadow IT nasceu junto com o setor de TI no mundo corporativo, mas só recentemente ele tem se tornado uma questão séria e amplamente discutida. A razão para isso está na nova mobilidade de negócios digitais e o uso mais frequente de dispositivos pessoais como smartphones para o trabalho.
A sombra tecnológica dentro de um negócio esconde muitos problemas em TI e os maiores erros cometidos por um gestor nesse ponto estão, geralmente, ligados à falta de controle e monitoramento. Se estamos nos movendo para um mercado digital, remoto e baseado na nuvem, mudar a sua atitude quanto à Shadow IT é fundamental para garantir o sucesso da empresa.
Quais os problemas que a Shadow IT traz para um negócio?
Antes de mostrar como minimizar o problema, é interessante nos aprofundarmos mais em como exatamente uma TI invisível afeta a produção e compromete os dados da empresa:
Falta de registro de produção
A primeira questão levantada pela Shadow IT é organizacional e estratégica. O uso de softwares e dispositivos fora da vista do gestor de TI acaba por colocar boa parte da operação à sombra de um registro oficial de atividades dentro da empresa.
Sem esse monitoramento, há um escoamento do investimento e da produção que passam a não ser contabilizados, criando uma discrepância entre processos e resultados que dificultam a identificação de novas estratégias para a otimização operacional.
Uso de softwares sem licença
Quando não há meios de monitorar uma interação entre terminal e sistema, fica impossível validar licenças de softwares que são utilizados dentro da empresa. Além de poder significar um processo por quebra de contrato no futuro, programas não licenciados se tornam grandes brechas de segurança vulneráveis a ataques externos.
Gambiarras que podem afetar a segurança
Falando em segurança, o maior risco de uma Shadow IT é o comprometimento da segurança da informação causado por gambiarras no sistema. O uso de softwares não registrados, quando feito de qualquer forma, em qualquer nível e sem compliance cria pontos cegos por toda a cadeia produtiva.
São essas frestas que abrem caminho para os criminosos. Quando falamos em segurança da informação, é impossível criar um ambiente protegido se você não conhece todos os tijolos que estão formando as paredes.
Como identificar e resolver o problema da Shadow IT?
Então é hora de adotar algumas práticas que minimizem a Shadow IT. Nem tudo o que vem de uma TI invisível é um risco para a empresa, mas para tentar tirar qualquer proveito dessa situação, é preciso primeiro eliminar os problemas:
Melhore o seu monitoramento
Começamos pelo óbvio: sem um monitoramento efetivo e eficiente, não existe controle dentro de um departamento de TI. Isso vale também para buscar e identificar programas e dispositivos que estão interagindo com o sistema de forma não autorizada. Principalmente, aposte em uma boa gestão de credenciais de acesso para descobrir com rapidez a origem do problema.
Restrinja acesso a aplicações de terceiros
Essa é uma medida impopular, mas necessária. Dentro da empresa, ou conectado ao seu sistema, só podem ficar os softwares devidamente autorizados e monitorados. Qualquer programa ou aplicativo que não seja essencial para a operação deve ficar de fora.
Ofereça alternativas seguras
Nós entendemos, algumas vezes o uso da Shadow IT é inevitável, principalmente quando a solução para um problema da empresa não está entre as aplicações autorizadas. O trabalho do gestor de TI nessa hora é encontrar alternativas viáveis e seguras para fazer o mesmo trabalho, ou até trabalhar com os diretores da empresa para incluir aquela ferramenta oficialmente na operação dos colaboradores.
Gerencie melhor o BYOD na empresa
Como falamos sobre mobilidade nas empresas, o BYOD hoje é uma das fontes mais perigosas de Shadow IT. Usar um dispositivo pessoal para o trabalho sempre implica na interação do sistema com softwares sem licença, aplicativos indesejados e possíveis malwares.
Para diminuir a dor de cabeça, crie regras de gerenciamento mais eficiente desses equipamentos. Se possível, exija um software de monitoramento em cada dispositivo conectado para que você tenha total controle sobre essa relação.
Use a anistia como solução
Se você quer começar hoje a resolver de vez os seus problemas de Shadow IT, que tal se abrir para a equipe e oferecer uma anistia geral? Peça que todos os colaboradores falem os aplicativos não autorizados que usam na empresa e deixe claro que ninguém será punido.
Com certeza, essa discussão abrirá caminhos importantes para novas estratégias de controle e até insights sobre novas ferramentas que podem ser incluídas no sistema para otimizar a operação.
Abrace a Shadow IT de forma controlada
Agora que você já conhece os erros que todo mundo comete sobre Shadow IT, é hora de fazer uma reflexão. A TI invisível não é apenas uma fonte de problemas para a empresa, é também a forma como muitos profissionais conseguem pensar fora da caixa e trazer inovações para o negócio que seriam impossíveis com a estrutura atual.
Portanto, agora que você sabe como minimizar os prejuízos que a Shadow IT traz, é hora de abraçar o que restou dela: um misto de rebeldia e visão de futuro presente em todo profissional de TI. Tente encontrar esse equilíbrio entre segurança e flexibilidade e torne a sua empresa uma referência inovadora no mercado.
E como buscar esse ponto perfeito? Para começar, é preciso discutir com o assunto com outros profissionais da área. Se é isso que você quer fazer, então, compartilhe este artigo nas suas redes sociais e comece a conversar. De uma simples ideia pode surgir o novo modelo disruptivo do futuro!
