Planejamento, economia e adaptação. Hoje, vamos falar sobre algumas das técnicas mais importantes para as pequenas e médias empresas se manterem saudáveis no mercado. Afinal de contas, você conhece as melhores formas de reduzir custos em PMEs? Caso não, sem problemas, pois isso é o que mostraremos nesta leitura.
Primeiro, você entenderá por que é importante buscar uma maior competitividade para o seu negócio no mercado e o quando é a hora de agir. Em seguida, descobrirá as seis melhores práticas para o corte de gastos.
Por fim, verá como a Positivo Tecnologia pode solucionar esse dilema. Então, não perca tempo e acompanhe!
Por que é importante buscar a competitividade no mercado?
A natureza é uma fonte infinita de boas comparações e metáforas. Por exemplo, você sabia que boa parte das espécies de tubarões não podem parar de nadar em momento algum? Isso acontece porque, caso contrário, eles são “asfixiados”, já que o movimento é fundamental para bombear água, que é rica em oxigênio, para dentro de suas guelras.
De certa forma, o mesmo pode ser dito sobre as empresas. Em um mercado tão competitivo e em constante evolução e transformação digital, é muito importante que a gestão siga se aprimorando, investindo em técnicas, soluções e ideias capazes de alavancar a competitividade.
Sem esse aprimoramento constante, as PMEs entram em estagnação, perdendo sua competitividade e, por consequência, tornando-se mais vulneráveis às ações dos seus concorrentes. É justamente por isso que é tão necessário sempre buscar o aumento da competitividade no mercado.
Existem muitas formas de alcançar esse objetivo, como investir, economizar, pivotar e expandir. No entanto, a ideia mais viável é a redução de custos. Para muitas gestões, alcançar um orçamento mais enxuto é a solução ideal para se tornar mais flexível, ágil e resistente ao mercado.
Afinal, de todas as opções anteriores — investir, economizar, pivotar e expandir —, a redução de gastos é a única que não exige investimento algum, sendo a solução mais acessível e prática para a maioria das gestões. Pensando nisso, elaboramos este material com os benefícios, o momento certo e os seis melhores passos para reduzir gastos na sua PME.
Quais benefícios as PMEs podem ter reduzindo custos?
Para ampliar nossa conversa sobre por que reduzir custos, vamos fazer uma análise mais prática sobre os benefícios que uma pequena ou média empresa recebe ao investir na economia.
Sim, investir na economia é uma expressão muito importante aqui, mesmo que pareça um pouco contraditória. Entraremos em mais detalhes em breve, mas é vital você entender que a eficiência é um processo que exige uso de recursos e emprego de esforços na remodelagem de processos. Dessa forma, o retorno em redução de custos poderá ser alcançado.
Ao fazer isso, você não terá apenas mais dinheiro em caixa. É uma jornada que traz várias vantagens competitivas para as PMEs, como listamos a seguir.
Eleva as margens de lucro
Investir em eficiência é uma prática que pode aumentar o faturamento do negócio. Quanto menos se gasta para produzir, maiores são as suas margens de lucro.
Essa margem serve não apenas para crescer financeiramente, mas para flexibilizar as condições de conversão para seus clientes. Isso torna seu produto mais atraente que o dos concorrentes para seu cliente, como você verá a seguir.
Aumenta a fidelização
Essa margem de lucro pode ser utilizada para oferecer vantagens na forma de promoções e descontos para quem escolhe se fidelizar à marca. Investir o lucro em relacionamento é uma maneira de estabilizar sua base de clientes, com retenção e frequência de recompras maiores.
Diminui a burocracia operacional
Falando agora em processos internos, vamos começar por uma das principais consequências ao se fazer a redução de custos em empresas. Ao tentar economizar recursos, o caminho mais utilizado é o de reorganização operacional: automação, corte de etapas, entre outros processos.
Esse esforço faz com que a TI, em conjunto com as diretorias, reduza passos burocráticos de gestão e operação. A cadeia produtiva se torna mais ágil, e o caminho entre ideias inovadoras e sua realização fica mais curto.
Aproxima os colaboradores
Outra consequência que surge na gestão de recursos é a integração de dados e pessoas. Colaboradores mais próximos em processos melhor ajustados conseguem se comunicar com objetividade e multidisciplinaridade — algo fundamental para equipes modernas.
Isso se torna, inclusive, um ciclo positivo de reforço. Quanto maior a proximidade dos times, mais eficiente é o trabalho deles, reduzindo mais ainda os custos para as organizações.
Aumenta o controle de recursos
Ainda na mesma lógica, a racionalização dos recursos facilita o seu controle. Quando a TI ganha visibilidade sobre o que é gasto e de que forma é gasto, pode aprofundar suas práticas de economia.
Eleva a flexibilidade estratégica
O método Lean é um framework de gestão que se encaixa muito nessa busca por redução de custos. Seu objetivo é enxugar a operação empresarial até o ponto em que ela gaste apenas o que precisa para entregar um produto de qualidade.
É uma metodologia que faz sucesso exatamente pelos benefícios da redução de custos em um negócio. Entre eles, está a flexibilidade estratégica. Com uma operação enxuta, é mais fácil os gestores colocarem em prática novas ações de mercado, que exigem tanta adaptação das empresas modernas.
Processos eficientes, custos reduzidos e controle operacional facilitam muito as tomadas de decisão, como as data driven, e o planejamento relacionado a essas escolhas. Quem investe em redução de gastos não apenas economiza dinheiro. Também inclui em sua rotina uma filosofia moderna de administração e competitividade.
Quando é o momento ideal para reduzir custos em PMEs?
Essa é uma dúvida muito comum dentro de pequenas e médias empresas. Afinal, o tempo e os recursos podem ser limitados para abraçar todas as estratégias de negócio necessárias para o sucesso.
Porém, por tudo que citamos no último tópico, a redução de custos é diferente de planos de marketing, vendas e expansão, por exemplo. Ao contrário de metas pontuais e de oportunidade, trabalhar para economizar recursos sempre será um esforço contínuo.
A chave dessa necessidade é a eficiência. Quanto mais eficiente é um negócio, mais competitivo ele se torna na nova era de mercados digitais, focados em personalização e proximidade com o público.
Portanto, a melhor hora para você investir em redução de custos é agora. E este é um processo que conta com o envolvimento de todos os gestores de uma empresa, mas que pode começar pela TI.
Quais os principais erros na gestão financeira de PMEs?
Antes de passarmos para a prática de um plano de redução de custos, queremos chamar sua atenção para os erros mais comuns nesse processo. Veja as atitudes a serem evitadas que precisam estar em sua mente antes mesmo de começar.
Não incluir a equipe inteira no processo
Não importa o que fazer para reduzir custos, este deve ser um processo global dentro da empresa. Tudo o que falamos sobre eficiência e visibilidade exige transparência em todos os departamentos.
De nada adianta, por exemplo, que a TI invista em sistemas e ferramentas que vão reduzir gastos se esses recursos forem mal-utilizados ou ignorados por outros setores. Alinhamento e capacitação são palavras-chave para o sucesso.
Não integrar sistemas de informação
A gestão de dados é o centro para que a redução de custos ofereça resultados reais para o negócio. Como ter essa visibilidade com sucesso se a TI não proporciona a centralização da informação dentro da empresa?
Vários dos passos a seguir vão guiar seu planejamento nesse sentido, mas tente manter o foco sempre na integração, do mapeamento até a execução de seu plano. Afinal, investir em tecnologia é, sem sombra de dúvidas, um dos caminhos mais adequados para economizar.
Não criar indicadores específicos
Muitas áreas de TI perdem a oportunidade de uma transformação profunda por não apresentarem metas claras de economia. Para muitas dessas equipes, basta apenas reduzir custos, não importa quanto ou como.
Contudo, uma verdadeira estratégia de redução de custos é como um plano de negócio, ou seja, exige um objetivo e indicadores que meçam o seu sucesso. Assim, você não se perde no meio do caminho e pode compartilhar os resultados para que todos entendam o papel da sua área em resultados cada vez melhores de economia e eficiência.
Quais os melhores passos para reduzir custos em PMEs?
Automatização, dados, locação, renegociação, boas práticas e terceirização. Em nossa visão, essas são as seis chaves para uma operação mais enxuta, funcional, econômica e eficiente. Abaixo, explicamos os pontos positivos de cada uma delas. Acompanhe!
Automatize processos
Já faz um bom tempo que a automação é a principal solução para o corte de gastos. Por meio de softwares, máquinas e rotinas bem programadas, é possível automatizar um grande número de processos em sua empresa e, assim, redirecionar a produtividade de sua equipe para tarefas mais importantes e delicadas.
Além de aumentar a produtividade, a automação pode permitir a reformulação do seu quadro de funcionários. Muitas vezes, a tecnologia consegue substituir departamentos inteiros, justificando o redimensionamento dos times, deixando a folha de pagamentos mais enxuta e econômica.
Use indicadores para identificar e corrigir vulnerabilidades
A cada dia que passa, mergulhamos mais profundamente na era dos dados. Mais do que nunca, é importante contar com soluções de Business Intelligence para orientar as melhores decisões para o futuro da empresa. Quando a sua gestão é orientada por dados, é possível minimizar equívocos, falhas e negligências.
Além de melhorar a tomada de decisão, indicadores e métricas também podem diagnosticar a situação atual e futura do negócio. Assim, é possível identificar disfunções e vulnerabilidades e corrigi-las antes que se tornem problemas, como uma espécie de manutenção preventiva para as rotinas operacionais da sua empresa.
Invista na locação de equipamentos de TI
Em nossa visão, investir na modernização do seu parque tecnológico é uma das melhores soluções possíveis para alavancar a sua competitividade no mercado. No entanto, nem sempre essa é uma ideia acessível, ainda mais quando o método preferido é a aquisição dos equipamentos tecnológicos em PMEs.
É para contornar esse problema que existe a locação. Em vez de imobilizar capital comprando os equipamentos e, depois, preocupando-se com manutenção e depreciação, as gestões podem alugar as tecnologias. Assim, é possível manter o parque tecnológico atualizado e o orçamento sob medida — além de ter outras vantagens relacionadas à locação.
Renegocie com fornecedores
A pontualidade e a adimplência são indicadores muito importantes sobre a saúde financeira de uma empresa. No entanto, em alguns momentos, é preciso agir com flexibilidade, encontrando maneiras práticas para minimizar as dificuldades operacionais da gestão e do orçamento.
Por isso, uma boa forma de cortar gastos é renegociar com os fornecedores. Em vez de entrar em inadimplência, é muito mais inteligente fazer um novo acordo com os credores e, assim, evitar juros, multas e demais penalidades de efeito composto.
Crie uma política de boas práticas
No fim das contas, de nada adianta investir em automação, modernizar seu parque tecnológico e estender a validade dos seus prazos e contratos se o próprio núcleo operacional do negócio segue contaminado por negligências, vícios e práticas destrutivas. É por isso que é importante criar uma política de boas práticas.
É preciso conscientizar os colaboradores sobre essa nova fase da gestão, representada pela otimização dos custos e da eficiência. É necessário orientar com firmeza e honestidade o que se espera e o que não se tolera na atitude dos colaboradores, com o objetivo de proteger e garantir a sustentabilidade operacional da empresa.
Terceirize o que for possível terceirizar
Por último, e igualmente importante, é a crescente prática de outsourcing. Atualmente, sobretudo por conta da transformação digital, existem muitas empresas especializadas que podem absorver as suas demandas de departamentos inteiros, como contabilidade, jurídico, recursos humanos, marketing e muito mais.
Na maioria das vezes, a terceirização oferece uma economia substancial, enquanto entrega uma eficiência semelhante à de um time interno. Por isso, para muitos gestores, o método é quase como uma “bala de prata” do ponto de vista financeiro, sendo, praticamente, infalível para quem deseja reduzir os gastos.
Como você viu por aqui, existem muitas soluções e ideias práticas para reduzir os custos na sua empresa. E boa parte dessas dicas está relacionada com as novidades tecnológicas para as PMEs. É por isso que temos uma solução fundamental para esse momento da sua gestão.
A Positivo conta com serviços de outsourcing e aluguel de equipamentos tecnológicos que auxiliam em todos os passos de cortes de gastos que apresentamos hoje. Dessa forma, oferecemos uma parceria completa, desde a identificação de possibilidades de economia até a execução de planos de eficiência operacional.
Agora que você já sabe como reduzir custos em PMEs, aproveite para buscar esse caminho junto com uma das maiores referências no tema. Para isso, entre em contato conosco e entenda como é possível modernizar e economizar na sua gestão!