Em muitas organizações, o setor de TI é o responsável por dar suporte a todas as operações do negócio. Afinal, o uso das tecnologias digitais faz parte do cotidiano das empresas que desejam se manter competitivas no mercado. Mas quanto de recurso é necessário investir para cobrir os custos de TI? Aí que entra o planejamento orçamentário.
Um controle bem feito reduz custos, melhora a produtividade em TI e promove a inovação no negócio. Além disso, o planejamento orçamentário contribui para a sustentabilidade e a saúde financeira de toda a empresa.
Quer saber mais sobre o que é e como funciona essa ferramenta gerencial? Continue a leitura e saiba mais!
O que é planejamento orçamentário e qual o seu principal objetivo?
O planejamento orçamentário é uma série de cálculos feitos para estimar entradas e saídas de recursos futuros do negócio. A ideia é tentar prever as despesas para, então, definir o que seria necessário para compor um plano estratégico que preze pela saúde financeira da empresa.
Essa previsão é essencial para que os gestores saibam onde alocar seus recursos e investimentos. Note, então, que o planejamento orçamentário gerencia números que ainda não se concretizaram, pois são apenas projeções. Apesar disso, ele pode servir de base para auxiliar na tomada de decisões, evitando riscos e aproveitando com maior inteligência os recursos financeiros do negócio.
Neste ponto, vale ressaltar que existe uma diferença entre planejamento financeiro e planejamento orçamentário. O primeiro é mais simples, incluindo dívidas atuais, o balanço patrimonial e uma gestão de curto prazo do fluxo de caixa da empresa.
Já o planejamento orçamentário exige mais cuidado, pois é bem mais detalhado, usando as movimentações atuais para estimar o fluxo futuro do dinheiro. Assim, dá para concluir que o planejamento financeiro está mais ligado ao fluxo de caixa, enquanto o orçamento é mais para o longo prazo.
Como funciona o planejamento orçamentário?
O planejamento orçamentário diz respeito à relação de receitas, gastos, investimentos e demais custos que a empresa pode ter futuramente. Esse mesmo processo pode ser direcionado ao setor de tecnologia da informação (TI).
Considerando isso, o planejamento orçamentário em TI primeiro faz uma análise de todas as ferramentas necessárias para o funcionamento da empresa. Então, somam-se custos de manutenção, aquisição, implementação e outros gastos.
Entenda melhor tudo que entra nesse centro de custos de TI.
O que considerar no centro de custo de TI?
Existem diversos elementos no centro de custos que compõem os recursos de TI a serem utilizados pela empresa. Essa avaliação passa por três etapas que formam um ciclo.
Levantamento das ferramentas de trabalho
Primeiro, é preciso avaliar:
- quais são os equipamentos necessários para executar os trabalhos;
- que tipos de equipamentos não estão sendo bem aproveitados;
- quais estão gerando custos desnecessários;
- quais podem ser descartados por terem se tornado obsoletos;
- que soluções poderiam ser adquiridas para aumentar a produtividade das equipes.
Execução das atividades
Nesse segundo momento, com as novas soluções já implementadas, é preciso monitorar se elas estão gerando resultados satisfatórios. Para isso, é possível gerar relatórios para acompanhar as tarefas e também calcular se os recursos financeiros atuais são suficientes para dar suporte às operações.
Avaliação do desempenho
Outro aspecto avaliado é o cronograma. É preciso analisar se todos os prazos estão sendo cumpridos. Para isso, o ideal é utilizar ferramentas que ajudem o time a gerenciar e acompanhar as tarefas.
Com o centro de custos de TI bem estabelecido, a equipe poderá acompanhar as atividades para otimizar a produtividade e gerenciar as despesas, que incluem:
- a aquisição de sistemas de software e hardware;
- infraestrutura de TI para suporte, como rede e cabeamento;
- serviços e soluções para manutenção;
- soluções de segurança.
A partir dessa visão geral do que está envolvido no planejamento orçamentário na área de TI, podemos partir para alguns passos necessários para aplicar essa estratégia.
Como aplicar o planejamento orçamentário?
O planejamento orçamentário em TI precisa seguir algumas etapas para garantir que todos os objetivos do negócio e as boas práticas sejam alcançados. Considere as sugestões a seguir!
Avalie os objetivos da empresa
O setor de TI normalmente serve como um suporte às atividades da empresa. Portanto, é natural que os investimentos feitos nessa área precisem refletir a realidade e os objetivos estratégicos do negócio.
Por isso, ao construir o planejamento orçamentário, os gestores precisam avaliar o que desejam implementar no próximo período, estimar gastos e buscar reduzir os custos.
Reúna o máximo de informações possível
O próximo passo é mapear os processos de TI que devem ser implementados, bem como ferramentas que possam satisfazer as necessidades da empresa. Aqui entram a aquisição de sistemas, contratação de pessoal, locação de equipamentos, etc.
Adote métricas de orçamento
Os indicadores de desempenho são ferramentas que auxiliam a gestão a avaliar se os projetos de TI estão gerando resultados satisfatórios, conforme os objetivos estratégicos da empresa. Os números são objetivos para informar, por exemplo:
- percentual de redução de custos;
- alertas de segurança em sistemas de proteção de dados;
- eficiência das equipes.
Calcule uma estimativa do retorno sobre os investimentos no setor de TI
Uma das grandes dificuldades do setor de TI é justificar o aporte financeiro necessário para novos projetos ou mesmo para as operações atuais. Por isso, todo investimento feito na área precisa gerar algum retorno financeiro ou reduzir despesas. E a projeção desse resultado precisa ser especificada no planejamento orçamentário.
Conte com auxílio especializado
Uma das grandes recomendações para a criação do planejamento orçamentário na área de TI é contar com profissionais especializados nesse assunto, como gestores contábeis e financeiros. Dessa forma, fica mais fácil e ágil montar um documento correto e alinhado às expectativas da gestão, evitando o erro de deixar custos de fora ou não incluir dados importantes na projeção.
Considere a locação de equipamentos de TI
A aquisição de equipamentos é um dos itens do centro de custos de TI. Muitas empresas consideram que esse investimento representa uma solução mais barata, ou seja, que pode reduzir custos. Mas despesas adicionais relativas a novas ferramentas, como impostos, manutenção, suporte e deterioração ao longo do tempo, podem ser negligenciadas e acabar tornando a iniciativa mais onerosa.
Uma forma de manter os custos sob controle e torná-los mais previsíveis nesse planejamento orçamentário é decidir pela locação de equipamentos. Assim, fica mais fácil dimensionar o investimento, além de simplificar o gerenciamento da infraestrutura da empresa.
O planejamento orçamentário, quando construído em conformidade com os objetivos estratégicos do negócio e seguindo as melhores práticas do setor de TI, tem um grande potencial de contribuir para uma maior competitividade e maior qualidade das entregas.
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