A sua empresa investe em práticas que melhoram a produtividade em TI? A tecnologia já apresenta um papel de destaque no fluxo corporativo de vários negócios. Nesse cenário, ter uma equipe de gestão com um bom ritmo de trabalho é essencial para a transformação digital.
O investimento de produtividade em TI ajuda a conquistar uma alta disponibilidade ao atender demandas, uma baixa necessidade de gastos para a realização de investimentos e prazos mais curtos em todas as suas atividades.
Desse modo, as equipes conseguem atender às demandas corporativas de maneira ampla e, assim, garantir que a tecnologia sempre tenha um papel de destaque no fluxo de trabalho.
Se você quer saber mais sobre o tema e como ampliar o grau de produtividade em TI do seu negócio, confira o nosso post a seguir!
O que é a produtividade em TI?
A ideia de produtividade em tecnologia está relacionada à habilidade dos times de se manterem dentro (ou abaixo) dos prazos estabelecidos, e com o menor custo possível.
Além disso, eles devem ser capazes de entregar resultados sem que a taxa de erro seja grande. Isso atrai o maior retorno possível ao investimento feito na área.
Por que é importante ter times de TI produtivos?
O setor de TI tem um papel de grande importância em qualquer organização. As suas decisões influenciam o modo como a infraestrutura apoiará os times em suas atividades diárias. Além disso, elas definem fatores como o tempo de resposta a demandas e as taxas de erros operacionais.
Nesse sentido, quem busca a criação de uma equipe de TI mais produtiva consegue, também, aumentar os efeitos positivos que os investimentos na área podem causar no fluxo de trabalho de todos os setores.
Com um time de tecnologia mais produtivo, os problemas serão solucionados em prazos menores, o que diminui o seu impacto. Ao mesmo tempo, a empresa conseguirá integrar as soluções de TI ao seu dia a dia com mais agilidade, aumentando o tempo em que os resultados positivos serão aproveitados.
Como medir a produtividade em TI?
Os gestores de TI podem não perceber diretamente a produtividade de um colaborador. No entanto, esse conhecimento é relevante para o crescimento da organização, e a produção precisa ser contabilizada para evitar falhas. Os membros do time precisam ter o seu desempenho medido para reduzir as reclamações dos clientes.
Veja, a seguir, como fazer isso!
Mensure os tickets
Utilize um sistema de tickets para monitorar a pontuação de satisfação dos clientes e avaliar a qualidade dos serviços prestados pela equipe de TI que faz esses atendimentos.
Calcule as pontuações médias de cada colaborador para determinar a sua capacidade conforme o registro dos dados e o monitoramento remoto, que ajuda a ter um time mais proativo.
Acompanhe o tempo médio de atendimento
Avalie a velocidade média de atendimento por meio de uma métrica que seja capaz de medir a rapidez da equipe de suporte de TI. Esse tempo médio para responder às solicitações de um cliente precisa ser baixo, o que vai indicar que a gestão está sendo eficiente. Você pode utilizar um sistema de avaliação de desempenho, se preferir.
Fique de olho na satisfação do cliente
Escolha métricas para medir a satisfação dos clientes e elas indicarão se a atuação dos colaboradores está de acordo com os objetivos da empresa. Existem Indicadores-Chave de Desempenho (ou KPIs) que auxiliam na obtenção desses dados, mostrando como está sendo a experiência do público, as interações e o relacionamento dele com a sua marca.
Avalie a proatividade da equipe
Existem medidas simples que revelam a proatividade do time de TI e que podem ser utilizadas para o seu aprimoramento. As métricas de desempenho, por exemplo, são dados concretos e precisos que revelam a qualidade dos serviços.
Os colaboradores informados sobre as avaliações relacionadas aos resultados pessoais costumam se esforçar mais para apresentar uma boa produção.
Verifique os índices de TI
Há vários índices de TI que podem ser usados pelos gestores, a fim de mensurar a produtividade do trabalho. Um deles é o gasto real em comparação ao planejado.
Verifique a quantia que a empresa esperava gastar com esse departamento e o que efetivamente foi investido em um determinado período de tempo. Observe também o gasto médio por colaborador e a receita real gerada.
Como otimizar a produtividade dos seus times de TI?
Para garantir a produtividade na área de TI, o que fazer precisa estar bem claro, e alguns passos podem ser tomados. Eles ajudam o negócio a ter uma equipe mais focada na entrega dos resultados e com menos erros em seu dia a dia. Confira!
1. Mapeie problemas
A primeira etapa para otimizar qualquer entrave no fluxo de trabalho de um negócio é ter uma visão completa sobre quais são os maiores problemas existentes.
Portanto, invista em uma auditoria complexa de todas as atividades e pontos que demandam melhorias. Assim, o trabalho de treinamento e revisão de rotinas será feito considerando os fatores mais relevantes e prioritários.
2. Tenha rotinas documentadas
A documentação de rotinas ajuda os profissionais a alinharem procedimentos e entenderem onde os problemas estão. Esse tipo de documento cria um alto padrão de uniformidade no ambiente de trabalho. Desse modo, a equipe de tecnologia consegue manter o padrão de qualidade esperado de forma contínua.
3. Defina metas e objetivos estratégicos claros
As metas e os objetivos estratégicos ajudam os profissionais a priorizar o que deve ser feito diariamente. Assim, eles perdem menos tempo com atividades que são secundárias. Diante disso, não deixe de definir metas de maneira clara e, ao mesmo tempo, garantir que todos saibam o que deve ser feito para que elas sejam alcançadas.
4. Automatize processos
A automação de processos é uma das melhores formas de ganhar produtividade em TI. Rotinas, como o monitoramento de ameaças de segurança, o escalonamento de recursos de rede e o backup de dados, podem ser automatizadas facilmente. Isso libera tempo e recursos humanos para atividades mais estratégicas.
5. Forneça feedbacks
Os feedbacks são uma grande ferramenta de gestão de TI. Eles podem ser aplicados para a equipe entender o que pode ser melhorado e, ao mesmo tempo, para os times terem o seu trabalho de qualidade reconhecido. Feitos regularmente, eles criam uma cultura de maior engajamento e qualidade no ambiente de trabalho.
6. Torne os fluxos de trabalho mais integrados
A integração entre equipes é um ponto-chave para quem pretende aumentar a capacidade produtiva da empresa. Ela facilita a troca de informações e reduz os conflitos causados por erros de comunicação. Por isso, não deixe de investir em metodologias que estimulem a integração nas soluções de trocas de dados e de comunicação para o mundo corporativo.
7. Crie times interdisciplinares
A criação de times interdisciplinares coloca pessoas com diferentes backgrounds para trabalhar lado a lado. Isso garante uma chance maior de os problemas serem resolvidos de maneiras inovadoras e ágeis. Assim, a equipe de TI sempre poderá atender às demandas existentes da forma mais adequada.
8. Invista em soluções personalizadas
Toda empresa conta com demandas definidas pelo seu perfil de trabalho. Nesse contexto, uma ótima escolha é a adoção de soluções personalizadas. Esse tipo de ferramenta é feito sob medida para a marca, maximizando o seu impacto positivo.
9. Utilize sistemas de distribuição de tarefas
Para garantir que a empresa possa atender às demandas dentro dos prazos existentes, a tecnologia pode ser uma grande aliada. As soluções de distribuição de tarefas conseguem agilizar e automatizar o processo de envio e acompanhamento de responsabilidades. Com isso, fica mais fácil evitar atrasos e otimizar o planejamento geral.
10. Terceirize atividades
A terceirização de atividades secundárias, como o suporte ao usuário e o service desk, é uma ótima forma de garantir que as equipes de TI internas possam focar em rotinas estratégicas.
O outsourcing de TI dará aos usuários o apoio de um time de especialistas para resolver dúvidas e buscar melhorias no fluxo de trabalho. Ao mesmo tempo, a empresa poderá cortar gastos e focar em rotinas de alta prioridade.
Um dos pontos mais importantes para conseguir aproveitar bem os recursos da tecnologia e os seus benefícios é ter uma equipe de gestão produtiva. Afinal de contas, ela é responsável por realizar todos os processos que contribuem para tornar a infraestrutura mais confiável e alinhada às demandas existentes.
Como motivar e como manter a equipe produtiva?
Os líderes de TI precisam melhorar o fluxo de trabalho e obter o máximo de suas equipes — que devem se tornar cada vez mais produtivas no decorrer do tempo.
Confira, abaixo, algumas dicas interessantes de liderança para gerenciar um time de sucesso, capaz de solucionar falhas com agilidade e de ser eficiente nas demandas diárias:
- incentive o aprimoramento contínuo dos colaboradores, para que eles estejam sempre atualizados;
- tenha uma escuta ativa do time, a fim de compreender os seus anseios e necessidades;
- estabeleça metas para cada trimestre e divida as tarefas em partes, de modo que possam ser auto atribuídas;
- comunique objetivos, expectativas e funções, fornecendo informações básicas sobre a visão estratégica por trás dos projetos;
- forneça sistemas, ferramentas, recursos, infraestrutura, soluções seguras e intuitivas, que promovam colaboração e eficiência;
- simplifique os fluxos de trabalho, diminua tarefas desnecessárias e elimine as barreiras com o auxílio da tecnologia;
- realize reuniões regulares de equipe para compartilhar a visão do departamento e motivar todos os colaboradores;
- forneça feedbacks em tempo real, reconheça imediatamente e publicamente os membros da equipe por suas realizações e trate abertamente de questões que precisam de melhorias.
Todos os gestores da área devem investir em técnicas que auxiliem a empresa a apresentar melhores indicadores de produtividade em TI. Isso dará aos times do setor mais habilidade para entregar os resultados esperados sem comprometer os custos. Assim, a tecnologia terá sempre um papel estratégico para a marca.
Quer saber mais sobre como um bom time de suporte em TI pode ajudar a sua empresa a ter mais produtividade? Então, fale conosco!