A demanda por projetos de TI tem se intensificado muito, principalmente devido à hiperconectividade de hoje em dia. No entanto, o excesso de demanda não pode ser desculpa para a ocorrência de erros — tampouco alegações como a falta de metodologia de gerenciamento de projetos.
Segundo o Guia PMBOK — guia mundialmente conceituado das melhores práticas de gerenciamento de projetos —, são 10 as áreas de conhecimento requeridas para o sucesso dos projetos:
- escopo;
- prazo;
- custo;
- qualidade;
- recursos;
- comunicações;
- riscos;
- aquisições;
- stakeholders;
- integração.
Descuidar de uma dessas áreas (qualquer que seja) pode prejudicar significativamente os resultados pretendidos.
Quer identificar os erros mais comuns nos projetos de TI e as formas de evitá-los? Então continue a leitura deste post para que os seus próximos projetos de TI sejam um verdadeiro sucesso!
Os erros mais comuns em projetos de TI
São muitas as possibilidades de erros no gerenciamento de projetos de TI. A seguir, descrevemos as mais comuns. Acompanhe.
1. Não ter um bom gerente de projetos de TI
Não pense que é fácil gerenciar projetos de TI. O líder dessa empreitada deve agregar habilidades técnicas, de liderança, estratégicas e de negócio para estar apto a coordenar todos os envolvidos e chegar ao resultado desejado. Além disso, é imprescindível ter experiência prévia no gerenciamento de projetos de TI.
O erro mais comum nesse aspecto é desconsiderar essas capacitações requeridas do líder de projetos de TI, focando apenas nas habilidades técnicas — que não são suficientes para lidar com toda a gama de pessoas e fatos que ocorrerão durante o projeto.
2. Fazer muitas modificações no escopo dos projetos de TI
Modificações no escopo dos projetos de TI podem acontecer por falhas no planejamento inicial, identificação de riscos significativos tardiamente ou, mais comumente, por solicitação do cliente, que vislumbra novas necessidades à medida que o projeto vai se desenvolvendo — entre outras possibilidades.
Seja qual for o motivo da alteração do escopo dos projetos de TI, os responsáveis devem avaliar os impactos que ocorrerão nos prazos, custos e demais recursos do projeto.
3. Não ter métricas de desempenho
Com tantos aspectos a gerenciar nos projetos de TI, uma das falhas mais comuns é não ter métricas de desempenho determinadas para acompanhamento dos resultados alcançados em cada etapa do projeto e pelos responsáveis de cada tarefa.
Indicadores de desempenho, gráficos e cronogramas de acompanhamento do andamento dos projetos de TI são indispensáveis para que nenhuma variável seja negligenciada. É preciso saber o que deve ser medido e quando.
4. Não estabelecer políticas de privacidade e segurança
Idealmente, os projetos de TI devem ser registrados em softwares de gerenciamento de projetos apropriados. Muitas vezes, no afã de agilizar o processo não é dada a devida atenção para a parametrização de permissões de acesso e a determinação de políticas de privacidade e segurança.
Esse erro facilita o vazamento de informações devido ao acesso de pessoas não autorizadas e torna vulnerável a integridade dos dados registrados quanto ao andamento dos projetos de TI.
5. Não haver integração entre as equipes
Integrar as equipes de desenvolvedores de softwares e as de infraestrutura nos projetos de TI é um desafio e tanto. O gerente de projetos de TI precisa mediar a solução de muitos conflitos entre esses profissionais, que podem gerar impasses e prejudicar o andamento das tarefas.
6. Não documentar as comunicação e ações dos projetos de TI
São inúmeros os envolvidos nos projetos de TI, e por esse motivo, o ideal é que as comunicações sejam todas formalizadas por e-mail, WhatsApp Business, chat ou Social Business, devendo esses comunicados ser guardados para consultas futuras.
No que tange a pedidos de alteração de escopo, a comunicação com o cliente obrigatoriamente deve estar formalizada para que o gerente de projetos de TI possa informar a ele os impactos de custo, prazo e outros recursos, evitando possíveis prejuízos.
Vale ressaltar que a documentação de todas as etapas e de todos os comunicados referentes a cada projeto de TI deve ser armazenada em pastas centralizadas da rede lógica da empresa — obviamente com cópia de segurança — para comprovação de demandas, autorizações, negociações e solução de pleitos, além de servir de fonte de lições aprendidas para projetos futuros similares.
7. Não priorizar tarefas
As tarefas de um projeto de TI podem ser interdependentes ou isoladas, e cada qual tem seus prazos específicos. Cada tarefa interdependente só pode começar quando a tarefa anterior estiver pronta e aprovada. A falta de priorização das tarefas provoca atropelos e retrabalhos.
Como evitar erros
Nenhum dos projetos de TI estará totalmente imune a erros, mas adotar algumas medidas básicas ajuda a minimizar esse tipo de ocorrência e deixa mais tempo livre para cuidar do que realmente interessa: a geração de valor e resultados. Veja quais medidas são essas.
1. Aplique boas práticas de gestão
Boas práticas de gestão como DevOps, SCRUM e PMBOK ajudam a integrar equipes de TI, agilizar a concepção e o planejamento dos projetos de TI e a contextualizar todas as áreas de conhecimento a serem abordadas e gerenciadas.
Outra boa prática de gestão é fazer um processo seletivo criterioso do gerente de projetos de TI. Dessa forma, evita-se transtornos para a organização e seus clientes.
2. Meça o que é essencial
Não ter indicadores é um problema, mas ter indicadores em excesso também é. A melhor forma de evitar esse erro é ter dois dos indicadores primordiais em projetos de TI:
- o ROI (Return on Investiment), para medir o retorno sobre investimento;
- o TCO (Total Cost of Ownership), para medir o custo total de propriedade dos ativos de TI.
Além disso, elaborar gráficos de evolução do cronograma físico-financeiro também é uma boa prática, pois ajuda a visualizar o andamento das atividades, perceber desvios com rapidez e interferir para ajustar o curso das ações dos projetos de TI.
3. Faça reuniões periódicas entre os envolvidos
Reuniões periódicas, curtas e objetivas entre todos os envolvidos para a medição do cronograma físico-financeiro do projeto e a solução de dúvidas e conflitos são excelentes medidas preventivas contra desvios de curso dos projetos de TI.
Para bem gerenciar projetos de TI, muitas boas práticas estão disponíveis. É importante que o gerente de projetos de TI esteja qualificado e capacitado para dominá-las e colocá-las em ação. Assim, ele consegue coordenar todas as variáveis do projeto para obter excelentes resultados.
Viu como os erros mais comuns em projetos de TI podem ser evitados com medidas simples e objetivas. Simplificar as coisas sempre é um bom caminho para o sucesso! Quer aprender mais uma boa prática para agilizar seus projetos de TI? Então conheça o MVP!