Hoje em dia, a procura por eficiência está no centro das prioridades dos gestores. Afinal, independentemente da área ou da finalidade da organização, fazer mais e melhor com menos é sempre desejável, não é mesmo?
Em relação aos processos de TI, não seria diferente. Como um componente central para o sucesso organizacional contemporâneo, otimizar essas atividades é muito importante para atingir os resultados esperados.
Assim, a pergunta que fica é: o que é um mapeamento de processos de TI e como realizar da forma ideal? Siga a leitura deste conteúdo para descobrir isso e muito mais!
Quais são os principais processos de TI?
Um processo de TI, administrativo ou operacional, nada mais é do que uma sequência de tarefas organizadas em um fluxo contínuo cuja relação de interdependência entre as etapas exige que elas fiquem interligadas entre si para gerar um resultado.
Na área de tecnologia, é possível classificar essas atividades em 4 grupos:
- planejamento: trata-se do nível estratégico em que ocorrem as definições;
- implementação: são as ações de execução voltadas para colocar os planos em prática;
- suporte: envolve desde a entrega das soluções e o treinamento dos usuários até a utilização e os consertos;
- monitoramento e avaliação: acompanha todo o andamento, com o objetivo de melhorar os processos de TI.
Como criar um processo de TI?
Criar processos de TI faz parte das atribuições rotineiras de um gestor do departamento e envolve a forma como esse líder coordena asua equipe para executar todos os projetos e demandas relacionados ao uso de tecnologia.
Esses processos têm como finalidade a construção e a entrega de serviços, sejam eles internos, destinados ao usuário final ou aos colaboradores.
Para desenvolver e implementar os processos de TI, é preciso passar por uma cadeia de definições e planejamento, com as seguintes etapas:
- determinação de um objetivo final para aquele processo a partir da identificação de uma demanda;
- levantamento de oportunidades e desafios relacionados;
- busca das soluções e ferramentas que são necessárias para o alcance do objetivo;
- criação de um fluxograma das etapas de execução e validação;
- implementação, com ferramentas digitais e a participação dos colaboradores;
- monitoramento e interação constantes.
A conclusão desse processo de identificação de necessidades, implementação de soluções e fluxos e medição de resultados gera um novo processo de TI eficiente e adequado para o que a empresa precisa.
É uma jornada que pode ser feita tanto para demandas pontuais quanto em grandes cadeias produtivas, sendo um modelo replicável e simples de acompanhar quando aliado à tecnologia.
Por que é tão importante fazer o mapeamento de forma eficiente?
O mapeamento dos processos de TI busca assegurar o melhor aproveitamento dos recursos tecnológicos a partir do entendimento de como as atividades são realizadas. Com isso, a empresa obtém:
- otimização e uniformidade capazes de ampliar o valor agregado às soluções, a qualidade e a agilidade da execução, a produtividade e a eficácia das equipes;
- padronização e procedimentação de cada ação, permitindo compreendê-las com facilidade e servindo de guia para consultas ou treinamentos;
- transparência e clareza acerca de responsabilidades, objetivos, prazos etc.;
- fluidez na comunicação, eliminando mal-entendidos ou ruídos e gerando a troca de informações entre os setores;
- redução de custos e maximização dos resultados por meio da identificação de oportunidades, riscos, falhas e gargalos.
Como mapear os processos de TI?
Agora que a utilidade de mapear os processos de TI está clara, que tal descobrir como fazer isso com eficiência? Veja as nossas dicas a seguir!
Defina os objetivos
Saber aonde se deseja chegar é o primeiro passo para escolher o melhor caminho pelos quais seguir, certo? No que envolve o mapeamento de processos de TI, isso significa ter definidos os objetivos que se busca, tais como:
- aumentar a eficácia;
- diminuir a quantidade de etapas necessárias para chegar ao resultado;
- obter informações úteis;
- reduzir falhas, riscos ou outros problemas operacionais;
- automatizar tarefas.
Identifique os componentes
Aqui, a expressão componentes tem um sentido amplo, abrangendo tarefas, entradas ou saídas, equipamentos, softwares, redes, metodologias e ferramentas aplicadas.
Ou seja, toda a estrutura e os recursos envolvidos ou necessários nos processos de TI a serem mapeados. Listá-los é importante porque são fatores determinantes para a execução dessas atividades.
Conheça os profissionais envolvidos
A equipe pode tanto contribuir para o sucesso quanto para o fracasso de qualquer iniciativa de melhoria organizacional.
Como são os operadores das tarefas, a qualidade dos processos depende diretamente desses profissionais. Assim, ao conhecê-los, é viável perceber a sua influência nos resultados e designar a pessoa certa para cada função.
Analise os riscos
Com a transformação digital, a gestão da tecnologia passou a priorizar ações que minimizem riscos para fornecer segurança às organizações e aos usuários.
Desse modo, ao mapear os processos de TI, é fundamental conhecer as vulnerabilidades e, a partir disso, criar um plano de contingência capaz de lidar com as situações problemáticas que surgirem.
Invista em metodologias
Mapear os processos de TI de modo eficiente e atingir os objetivos propostos para isso se torna mais fácil quando há o amparo de metodologias. Afinal, elas são caminhos já testados de como fazer essa tarefa. Nesse sentido, algumas se destacam:
- matriz BÁSICO, que identifica benefícios, abrangência, satisfação, investimentos, clientes e operacionalidade para priorizar ações;
- 5W2H, que responde às perguntas o que, onde, quem, quando, por que, quanto e como, a fim de definir a execução de cada atividade;
- matriz SIPOC, que relaciona fornecedor, entradas, processos, saídas e clientes ao desenhar os fluxos.
Documente de forma completa
A documentação é o primeiro produto do mapeamento de processos de TI, servindo para embasar as decisões e orientar o trabalho no futuro, independentemente da rotatividade da equipe. Dessa maneira, há uma garantia de que o que foi realizado não vai se perder diante de mudanças ou com o tempo.
Estabeleça indicadores de monitoramento
A melhoria contínua — um dos benefícios de realizar o mapeamento de processos de TI — depende do monitoramento constante do desempenho dessas atividades para acontecer.
A partir disso, é possível perceber oportunidades e necessidades de otimização, agindo pontualmente sobre elas. Para tanto, o ideal é utilizar indicadores que possibilitem uma análise objetiva e sem vieses interpretativos.
Reavalie periodicamente
Outro passo para garantir que a melhoria contínua dos processos de TI realmente aconteça é rever com frequência os padrões e os procedimentos estabelecidos, buscando adaptá-los às mudanças do mercado ou alinhá-los às novas demandas. Estabeleça uma periodicidade e tenha a disciplina de obedecê-la, a fim de assegurar a constante evolução.
Qual é o papel de cada pessoa do time nos processos de TI?
A rotina das equipes de TI modernas é muito mais colaborativa e horizontal do que era no passado. Isso significa que cada profissional tem um papel importante na dinâmica dos processos otimizados.
Primeiro, é preciso reforçar que a liderança de gestores é fundamental, mesmo que haja mais delegação e comunicação na rotina do departamento.
A liderança do futuro não é apenas uma imposição técnica. Ela exige soft skills de líderes com perfil agregador e que incentivam a inclusão de pontos de vista diversos na resolução dos problemas.
Falando do time que vai executar esses processos, a grande mudança na TI moderna é a visibilidade. Os colaboradores precisam de papéis claros de atuação, mas, ao mesmo tempo, devem ter uma noção prática sobre o projeto como um todo e sobre a sua influência no desenvolvimento desse fluxo.
Por isso, reforçamos sempre a importância da estruturação e organização das equipes para garantir processos de TI mais eficientes. Além disso, o uso de tecnologia para coordenar e monitorar o trabalho no setor traz uma separação de tarefas bem definida, sem distanciar os atores da conexão entre as suas funções.
Assim, os gestores criam um ambiente de inovação e produtividade, em que todo o time tem acesso às ferramentas e aos dados necessários para aprimorar o próprio trabalho. Com integração, é possível alinhar todos em um único objetivo, o que facilita muito a visibilidade sobre os processos.
Como as soluções da Positivo ajudam no mapeamento e na otimização dos processos de TI?
A base para os processos de TI são os equipamentos, seus sistemas e softwares. A Positivo, uma indústria de tecnologia consolidada no mercado, produz computadores, notebooks e outras soluções, oferecendo qualidade para que os gestores dessa área possam atingir a otimização a partir de tal mapeamento.
Mais que vender produtos, disponibilizamos meios para facilitar a atualização tecnológica de negócios, instituições públicas ou de ensino.
Um exemplo disso é o nosso programa de trocas, em que o negócio ganha desconto na compra de novos equipamentos ao trocá-los pelos seus computadores e dispositivos usados.
Mas nenhuma solução é tão impactante para a eficiência da sua TI como a Positivo As a Service. Nesse modelo de serviço, você pode alugar computadores, dispositivos e servidores dedicados em vez de ter que investir pesado em sua aquisição.
Além de facilitar a renovação do parque tecnológico e reduzir a defasagem, a sua empresa ainda ganha suporte especializado, tanto para a consultoria de implementação quanto para a manutenção de desempenho desses equipamentos.
Por meio de um inventário de tecnologia atualizado e adaptado às estratégias do negócio, a sua equipe pode se dedicar de verdade à criação e ao mapeamento de processos de TI eficientes — o que não é só vantajoso, mas necessário para assegurar o melhor uso dos recursos tecnológicos. Com as nossas dicas, a eficiência estará mais que garantida.
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