A realização de compras em TI é uma estratégia que pode render bons frutos para as empresas. De benefícios que vão desde o aumento da produtividade até a redução de custos, muitos gestores têm percebido, cada vez mais, a importância de apostar em novas soluções para o negócio.
Entretanto, para que isso seja realmente alcançado, é necessário investir em um planejamento que, basicamente, ajuda a entender as necessidades e a identificar qual ferramenta ou serviço é a melhor escolha para determinada situação.
Pensando nisso, elaboramos o artigo de hoje para mostrar quais cuidados devem ser tomados antes de realizar esse tipo de investimento. Continue com a leitura para saber quais são eles e como proceder em cada caso!
Levantamento de necessidades
Antes de mais nada, recomenda-se a realização de um trabalho de diagnóstico. Nele, consegue-se identificar quais são as principais ineficiências, necessidades e lacunas que a falta de tecnologia gera na empresa.
Com base nessas informações, fica mais fácil saber quais soluções podem ser adotadas em cada caso. Se o problema levantado é a falta de uma comunicação mais fluida entre processos e setores, uma das medidas para resolver a questão pode ser a adoção de um sistema de gestão integrada, por exemplo.
É importante envolver os colaboradores que executam os processos nessa fase, visto que, como lidam diretamente com os fluxos de trabalho, eles sabem apontar melhor do que ninguém quais falhas existem e os principais motivos de elas ocorrerem.
Uma das grandes vantagens dessa etapa — além de orientar para as melhores decisões em compras em TI, claro — é que ela contribui para a identificação de outras ações de melhoria que podem ser adotadas nas atividades.
Validação do fornecedor
Depois que as necessidades e as respectivas soluções são identificadas, é o momento de iniciar a pesquisa por fornecedores. O ideal é realizar um processo de cotação com, pelo menos, três opções. Mais importante do que se preocupar apenas com o preço, é preciso pensar na relação custo-benefício que essa parceria pode gerar.
Nos tópicos a seguir, mostraremos quais aspectos devem ser utilizados para avaliar um possível fornecedor de tecnologia.
Reputação no mercado
Pesquisar sobre a reputação do fornecedor no mercado é um recurso para evitar empresas problemáticas — em termos de qualidade, entregas e suporte, por exemplo. Nem sempre tradição é sinônimo de excelência, mas se a imagem é positiva, são bem menores as chances de ter problemas depois de adquirir um produto ou serviço.
Níveis de SLA oferecidos
O acordo de nível de serviço (SLA) é um indicador que deve ser contemplado no momento do contrato. Ele diz respeito:
- às quantidades de entregas feitas dentro do prazo;
- aos índices de disponibilidade do sistema;
- às quantidades de chamados atendidos no prazo, entre outras questões ligadas à qualidade.
É importante identificar qual é o SLA oferecido pelo fornecedor antes de fazer a contratação, já que isso vai afetar diretamente a execução do trabalho na sua empresa.
Condições de entrega e pagamento
Esse também é um ponto importante a se avaliar. As condições de entrega estão ligadas ao prazo de processamento e envio dos pedidos, enquanto as de pagamento dizem respeito aos meios e prazos para que a sua empresa possa se organizar para pagar o fornecedor.
Tipo de suporte prestado
Esse é um ponto crucial quando se trata de compras em TI. Quando adquirimos serviços (como a contratação de um sistema), o suporte é essencial durante a fase de aprendizado dos colaboradores em relação à nova ferramenta.
Também é importante posteriormente, em caso de possíveis problemas e dúvidas que possam surgir ao longo do tempo.
É importante verificar se esses atendimentos são contemplados no contrato ou se devem ser contratados à parte — e qual será o custo deles para a sua empresa, quando forem necessários. Isso ajuda a avaliar se a contratação vale mais a pena (financeiramente) do que o acionamento esporádico de um serviço de help desk, por exemplo.
Envolvimento de outras áreas na decisão
Geralmente, as compras em TI envolvem os setores de suprimentos e de tecnologia. Porém, vale lembrar que as áreas que farão uso da tecnologia também devem ser considerados partes interessadas (stakeholders) no projeto de aquisição.
Além de terem maior conhecimento sobre o que é necessário e quais ferramentas podem contribuir no dia a dia da área, os colaboradores envolvidos também têm interesse em saber mais sobre o produto ou serviço em questão.
Eles podem contribuir com conhecimento, apontando quais funcionalidades são indispensáveis e quais não serão tão bem aproveitadas.
A partir daí, é possível chegar em um consenso de qual solução é a mais viável, atendendo à demanda e ficando dentro do orçamento disponível.
A curva de aprendizado dos colaboradores
É preciso ter em mente que os primeiros dias após a implementação não apresentam resultados tão bons e equipes muito produtivas. Isso porque é necessário certo tempo para que os colaboradores se adaptem às novidades e saibam como extrair o máximo do potencial da solução.
Por isso, a escolha de um novo produto ou serviço deve considerar essa curva de aprendizado e o tempo necessário para passar pelo período de adaptação. Cursos e treinamentos podem minimizar os impactos, mas o mais importante ainda é optar por ferramentas amigáveis e intuitivas, em detrimento das mais complexas.
Identificação da vida útil dessas ferramentas
Quando se fala de tecnologia, as coisas acontecem de forma muito dinâmica e rápida. Isso quer dizer que algo que foi lançado hoje pode estar obsoleto daqui a um ano (às vezes até menos que isso).
Por isso, é preciso considerar esse ciclo de vida ao realizar uma aquisição, uma vez que pode ser preciso realizar uma troca dentro de um curto espaço de tempo.
Escalabilidade
Por falar em necessidade de troca, é aí que entra o conceito de escalabilidade. Ele está ligado à capacidade de uma ferramenta, produto ou serviço, por exemplo, se adaptar a um aumento na demanda ou na carga de trabalho, sem gerar impactos negativos na produtividade ou na qualidade.
Em outras palavras, à medida que o negócio cresce, a solução vai se adaptando para manter o ritmo de trabalho, sem que seja necessário trocar por outra mais abrangente.
O processo de compras em TI e a transformação digital
O conceito de transformação digital está em alta no mercado e, ao contrário do que muita gente imagina, ela já está acontecendo — não é mais coisa do futuro. Trata-se de uma mudança estrutural nas organizações, na qual a tecnologia passa a desempenhar um papel mais importante e estratégico (e não apenas de suporte e automatização).
A partir dessa definição, já é possível entender qual é a relação entre compras em TI e essa mudança. Empresas que buscam investir em tecnologia para otimizar o desempenho dos processos e aprimorar os resultados estão dando início (ou continuidade) à transformação digital.
Como você pôde ver, para realizar as compras em TI com eficiência, é preciso tomar uma série de cuidados. É assim que se garante as melhores aquisições e, consequentemente, o melhor resultado possível que se pode esperar — além de apostar na modernização.
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