O sucesso de qualquer negócio depende diretamente da capacidade dos funcionários para produzir com qualidade e dentro do tempo.
Gerar valor para clientes e parceiros, superar concorrentes e enfrentar os obstáculos do dia a dia, como a burocracia, requer agilidade, foco e uma boa dose de inovação.
Agora pare e pense em tudo que a sua empresa faz para conseguir esses resultados. Quantos deles são manuais, não envolvendo a tecnologia direta ou indiretamente?
O computador se tornou, há muito tempo, peça central no dia a dia de negócios. Em muitos segmentos de mercado, ele se tornou essencial para todos os setores das empresas, não só o time de TI ou a administração.
Logo, é seguro dizer que o seu sucesso depende, em grande parte, da qualidade das máquinas que estão à disposição. Bons computadores são feitos para durar bastante tempo, mas quando chega a hora de trocar a máquina não dá para esperar muito.
Como identificar a hora certa de trocar o computador da empresa? Fizemos um guia completo com tudo que você precisa saber para tomar a melhor decisão e não perder dinheiro por usar máquinas ultrapassadas.
Qual é a importância de trocar o computador da empresa?
Talvez você conheça uma dúzia de empresas que funcionam com máquinas antigas e parecem ter ótimos resultados. Aliás, talvez a sua empresa já se veja na situação de adiar a troca das máquinas há um bom tempo e nunca parou de operar por causa disso.
Isso levanta a dúvida: será mesmo tão importante assim trocar as máquinas antigas? Qual será o efeito disso no dia a dia do negócio? A resposta está nos motivos que vamos considerar abaixo.
Veja por que é tão importante fazer a troca sempre que necessário e não economizar no lugar errado mantendo máquinas antigas na sua estrutura tecnológica!
Segurança
A segurança é uma das principais preocupações de qualquer empresa no que diz respeito à estrutura tecnológica. Seja com relação a informações confidenciais a respeito de seus projetos internos ou, ainda mais, com os dados de clientes e parceiros, não dá para deixar de tomar cuidado.
E quanto mais antiga uma máquina, menos segura ela se torna, já que os hackers aprimoram suas habilidades (e suas ferramentas) para invadir os sistemas usados para invadi-la.
Assim, a troca de computadores antigos previne brechas de segurança que poderiam comprometer a reputação e os ativos da empresa.
Desempenho
A rotina de uma empresa é cada dia mais corrida. Equipes de alto desempenho precisam de equipamentos que acompanhem o ritmo de trabalho e, mais que isso, facilitem a realização de tarefas.
Com o passar do tempo, um computador que era visto como top de linha se torna ultrapassado e é considerado lento.
Assim, é impossível realizar o mesmo trabalho de forma produtiva e com qualidade em máquinas ultrapassadas e que não têm o mesmo poder de processamento de informações.
Se a sua empresa tem equipamentos assim, você vai perceber a enorme diferença no desempenho diário, desde a realização de atividades básicas, como enviar e-mails, até o uso dos softwares mais pesados.
Organização
Você consegue imaginar uma empresa desorganizada que seja referência positiva no mercado? Se os processos internos estiverem caóticos, isso vai se refletir nos produtos e serviços.
E você consegue perceber como máquinas antigas e sem poder de processamento dificultam a organização interna? Pense, por exemplo, na gestão de ativos, algo cada vez mais importante para empresas organizadas.
Manter o controle dos ativos materiais e digitais em um computador lento e pesado pode ser um trabalho quase impossível. Essa missão requer um maquinário mais moderno, até pelo seu valor estratégico para a tomada de decisões.
Inovação
Não importa o tamanho da empresa, o seu nicho de mercado nem há quanto tempo está em operação. A capacidade de inovar e entregar novas soluções para problemas antigos é o que define quem se destaca dos demais. Sempre foi assim e continuará sendo.
Aliás, a transformação digital aumentou a importância da inovação. Ela deve acontecer de forma mais acelerada e profissional do que nunca. Prova disso é a ascensão do cargo de CIO (Chief Innovation Officer ou diretor de inovação) nas empresas.
O CIO deve trabalhar em conjunto com o diretor financeiro, o CFO (Chief Financial Officer), para direcionar a empresa rumo a novos caminhos e extrair o máximo do mundo digital.
Consegue imaginar isso sendo feito em computadores que rodam Windows XP? A modernização dos computadores é indispensável para a inovação.
Quais são os riscos de utilizar equipamento muito velho?
Muitas empresas decidem ignorar por completo o perigo de usar máquinas antigas para realizar suas tarefas do dia a dia.
Isso pode acontecer por uma série de motivos, como achar que o investimento é alto demais ou que basta fazer algumas “adaptações” para que o computador funcione bem por mais um tempo.
Há também quem pense que tarefas básicas não necessitam de muito poder de processamento e, portanto, os computadores nunca vão precisar ser trocados.
Será que adiar a troca com base nesses critérios é uma boa ideia? Veja a seguir quais são os riscos de usar equipamento muito velho, e como isso pode comprometer totalmente a empresa.
Perder informações importantes
Quanto mais o tempo passa e o computador envelhece, menos confiável ele se torna. Problemas para salvar e manter arquivos importantes deixam de ser eventos raros, o que poderia causar sérios problemas para a empresa.
É claro que qualquer empresa deve ter backups periódicos de seus dados e pastas, mas nada disso garante que nenhuma informação importante vai se perder.
O melhor é sempre contar com máquinas atuais, que assegurem a integridade das informações e não sejam fonte de preocupação constante.
Ficar vulnerável a hackers
Como já destacado no tópico acima, equipamentos mais antigos são mais vulneráveis a hackers, mas nunca é demais ressaltar a gravidade desse problema.
A partir do momento que alguém mal-intencionado consegue acessar os sistemas da empresa, há poucos limites para o que essa pessoa pode fazer com os dados encontrados.
Hoje em dia existem formas de realizar uma análise preditiva precisa e evitar todo tipo de brecha de segurança, mas isso só é possível em computadores que estejam em dia com as tecnologias atuais, não em equipamentos velhos demais.
Usar sistemas ultrapassados
As ferramentas e sistemas também têm efeito direto sobre a qualidade do trabalho realizado e o tempo que é gasto em cada atividade.
Dependendo do seu segmento de mercado, isso pode ter influência até na impressão dos clientes sobre os produtos e serviços oferecidos.
Assim, usar sistemas ultrapassados faz com que a empresa perca força de marca e, consequentemente, perca dinheiro. Será que vale a pena economizar no PC se isso significa perder clientes no curto, médio e longo prazo?
Queda de produtividade
Todos os problemas já abordados só podem resultar na queda de produtividade e até de motivação da equipe.
É muito difícil executar o melhor serviço quando as ferramentas e aparelhos que deveriam ser aliados mais parecem obstáculos.
Isso é o que acontece quando o PC da empresa dá mais trabalho que as tarefas a serem realizadas nele. A produtividade nunca teve tanto valor quanto hoje.
Métodos de trabalho como o Lean It, que priorizam só o necessário para alcançar cada objetivo, dependem de estruturas rápidas e robustas de TI.
Quando é o momento ideal para trocar o computador da empresa?
Não dá para determinar um período específico que sirva para todas as empresas realizarem as trocas de suas máquinas.
E o motivo é simples: cada empresa tem um tipo de estrutura diferente, marcas e modelos variados, usos distintos, e tudo isso faz muita diferença.
Mas o que nós podemos fazer é estipular alguns parâmetros úteis para que você consiga identificar se o momento atual da sua empresa pede uma atualização de hardware ou se a estrutura atual pode ser mantida por mais tempo.
Em geral, o momento ideal de trocar é quando:
- os profissionais de um ou mais setores ficam impedidos de realizar suas atividades principais por conta de lentidão ou falta de funcionamento do PC;
- as máquinas em questão já foram arrumadas várias vezes por técnicos especializados, mas não voltam a ter o desempenho de antes.
Esses dois passos básicos mostram de forma clara quando se deve pensar em trocar o PC. Mas para facilitar ainda mais, veja agora 7 sinais de que não dá para continuar com o mesmo PC.
Os 7 principais sinais de que chegou a hora de trocar o PC da empresa
Além dos dois sinais principais mencionados acima, há muitos outros indícios de que chegou (ou passou) a hora de fazer a troca do computador da empresa.
Mas nem sempre esses sinais são identificados como deveriam, especialmente se o problema já se tornou “parte do cotidiano” e os funcionários se acostumaram a ter PCs em mau estado à disposição.
Veja agora 7 pistas que indicam que você tem de investir em equipamento novo para a empresa:
1. A sua máquina está lenta demais
Responda de forma sincera se as máquinas da sua empresa apresentam algum dos problemas abaixo — ou todos eles:
- a inicialização da máquina demora vários minutos para acontecer;
- qualquer programa, mesmo o mais simples, leva um bom tempo para abrir;
- basta alguns programas abertos ao mesmo tempo para travar a máquina por mais alguns minutos;
- os testes de velocidade da internet mostram que a conexão é boa, mas o navegador não funciona como deveria.
Se a máquina está com esses problemas, está lenta demais. Isso pode ser sinal de que é hora de trocá-la.
2. Os sistemas que você usa não oferecem mais suporte ao seu PC
Quando uma máquina está muito ultrapassada, novas versões de alguns softwares podem não funcionar mais nela.
Por exemplo, se o seu PC for muito velho e usar um sistema operacional antigo, é provável que só rode versões também obsoletas de alguns sistemas.
Isso significa usar versões menos seguras, mais lentas e sem alguns recursos úteis das ferramentas mais importantes para o trabalho. Isso é, sem dúvida, um grande indício de que está na hora de comprar um PC novo.
3. Sua necessidade de uso evoluiu muito desde a compra do equipamento
Esse sinal merece atenção especial, porque vamos falar agora de uma máquina que não está necessariamente velha ou ultrapassada, mas precisa de troca. Como assim?
Pode ser que, na época da compra, aquele computador fosse o máximo que cabia no orçamento, mesmo tendo especificações inferiores ao desejado. Ou talvez a sua necessidade de uso fosse mais simples do que é que hoje.
Nesse caso, mesmo que a máquina ainda esteja em perfeito estado, ela provavelmente não é a melhor opção para a sua empresa. É melhor comprar um aparelho que esteja adequado à sua necessidade de uso.
Você pode até aproveitar que o computador atual está em boas condições de uso e vendê-lo para abater o custo da nova compra.
4. Os colaboradores reclamam constantemente do PC
É importante para um gestor estar atento ao feedback dado pelos colaboradores com respeito às condições de trabalho. Isso inclui prestar atenção a como eles lidam com os computadores que a empresa oferece.
Por que fazer isso? Pode ser que a sua máquina seja nova ou esteja longe de dar qualquer problema. Aí seria fácil presumir que o mesmo acontece com todos os outros colaboradores e nem pensar em atualizar os equipamentos.
Mas nem sempre é isso que acontece. Portanto, fique atento ao que eles dizem. Se ouve sempre as mesmas reclamações citadas aqui, é bom avaliar a possibilidade de trocar os equipamentos dos funcionários.
5. O técnico vive de plantão para arrumá-lo
Se o computador fica mais na mão do técnico do que na mão do profissional que deveria usá-lo no dia a dia, é mais do que prova de que ele está pedindo para ser trocado.
Se quiser tirar a dúvida, vale até perguntar para o técnico em questão se a vida útil do PC já está no fim.
Mas mesmo que ele garanta que dá para manter mais uns meses do mesmo jeito, lembre-se: não é o técnico que deve passar mais tempo com ele, é o seu colaborador.
6. A maioria das suas peças nem tem mais reposição no mercado
Quebrou uma peça da sua máquina e o técnico passou duas semanas até encontrar um fornecedor que ainda tenha algo que se encaixa na sua máquina para suprir a necessidade? Mau sinal.
Isso aconteceu de novo uma, duas ou três vezes e é sempre a mesma saga para achar a peça certa (que, geralmente, custa caro por ser difícil de encontrar)? Péssimo sinal.
Equipamentos atualizados têm reposição de sobra, de vários fornecedores. Se é tão raro assim encontrar peças novas para a sua máquina, tudo indica que é porque ela está velha demais e não vale a pena ficar com ela.
7. Está muito caro manter a máquina atual rodando
Por último, faça as contas e veja quanto custa para manter os equipamentos atuais funcionando.
Em muitos casos, você pode estar gastando tanto com manutenção e suporte que não compensa mais adiar a troca. Isso nem falar no tempo que os computadores ficam parados até que estejam novamente prontos para uso.
Se um desses sinais faz parte do seu dia a dia, considere com calma a possibilidade de trocar de equipamento. Se vários deles são normais, é certo que você já deveria ter trocado seu computador.
4 dicas valiosas para comprar novas máquinas
Se, depois de uma avaliação cuidadosa, você se convenceu de que é preciso trocar o PC, vai agradecer muito se receber algumas dicas práticas e úteis para a escolha dos novos equipamentos.
É por isso que preparamos uma breve lista com 4 sugestões valiosas. Com elas, são grandes as suas chances de acertar na escolha e fazer uma boa compra, que traga ótimo retorno sobre o investimento.
Aqui está o que você precisa fazer para comprar máquinas confiáveis e de bom custo-benefício!
1. Consulte profissionais de TI de outras empresas
Busque entre seus parceiros de outras empresas, que passaram recentemente por trocas parecidas, e aprenda com as experiências deles, positivas e negativas.
Isso será de grande ajuda para “cortar caminhos” e conseguir boas recomendações, evitar erros comuns e escolher os modelos de computador mais adequados à sua empresa.
Isso não significa que você deve imitar o que eles fizeram. Fazer suas próprias pesquisas é indispensável, mas compensa aprender com as experiências de outros profissionais.
2. Avalie o suporte das marcas pesquisadas
Mesmo a melhor das marcas corre o risco de apresentar problemas de desempenho. O principal é saber como o suporte se comporta quando algo dá errado.
Avalie o que outros compradores dizem sobre o suporte das marcas que você considerar para a compra, e dê prioridade as que receberem as melhores avaliações.
Mesmo que tenha os melhores profissionais de TI na empresa, certas coisas só podem ser feitas pela fornecedora dos equipamentos. E você não vai querer uma marca com suporte ruim quando tiver algum problema técnico.
3. Compare o custo-benefício de cada máquina
O preço de uma máquina nem sempre é o melhor critério de compra. Vale mais a pena avaliar o custo-benefício das opções avaliadas. Por quê?
Talvez a máquina mais barata à primeira vista seja tecnicamente inferior e não entregue tudo que a empresa (ou setor específico a que o PC se destina) precisa, levando em conta os próximos anos.
Assim, mais que o preço final, há uma série de fatores que entram na relação custo-benefício. Pode ser útil criar uma planilha com os critérios mais relevantes para a empresa e avaliar cada marca com base neles.
4. Considere o custo de futuros upgrades
Se você está trocando de PC hoje, não vai querer trocar de novo daqui a alguns meses ou um ano.
Por isso, considere o custo de futuros upgrades e se não compensa gastar um pouco mais agora para garantir mais tempo de uso para os novos computadores.
Avalie também quais softwares já vêm integrados com as máquinas novas. Algumas marcas têm acordos valiosos com importantes empresas de software, o que pode economizar bastante em ferramentas.
All in one: ótima opção para empresas
Até algum tempo atrás, a maioria das empresas consideraria apenas dois modelos de computador para suas operações diárias: desktops e notebooks.
Cada um conta com suas vantagens, mas um novo tipo de máquina, conhecida como All in one, pode trazer o melhor dos dois modelos e se mostra uma ótima opção para empresas.
Considere algumas das principais características desse tipo de máquina, e entenda por que vale a pena incluí-la na sua lista de opções de compra.
Otimização de espaço
Espaço é uma preocupação no seu ambiente de trabalho? Com os altos preços por metro quadrado em escritórios, a necessidade de otimizar o ambiente é legítima. E o All in one é perfeito nesse sentido.
Sem o gabinete comum em desktops, você pode contar com toda a segurança e estabilidade de um desktop sem a necessidade de muito espaço. Só vai precisar da mesma área que já usaria para colocar o monitor ou o notebook.
Design funcional
O design moderno e funcional do All in one também chama atenção e deve atrair as empresas que desejam criar um espaço moderno e convidativo de trabalho para os colaboradores.
Quanto melhor o ambiente, mais fácil é para os profissionais realizarem seu melhor e entregarem os resultados esperados.
Se isso faz parte das suas prioridades na hora de comprar um equipamento, ao mesmo tempo sem sacrificar muito do orçamento para isso, nada se compara ao All in one.
Ótimo desempenho
Por mais que os demais critérios já façam por merecer a sua atenção, nada se compara ao desempenho. Felizmente, o All in one não é só mais um PC bonito. Ele não deve em nada para bons desktops e notebooks do mercado.
É só escolher o modelo que mais se encaixa às necessidades da sua empresa, já considerando também qual será o poder de fogo que precisará daqui a algum tempo, e fazer a compra sem medo.
Saber a hora certa de trocar o computador da empresa pode parecer algo mínimo à primeira vista. Mas não é bem assim.
As máquinas fazem total diferença em quanto e como se produz, ou seja, impactam diretamente nos lucros. Saber a hora de trocar e quais máquinas escolher é questão de sobrevivência no mercado.
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