A busca pela maior eficiência e redução de desperdícios é o objetivo de toda empresa. Porém, os gestores nem sempre estão atentos ao que ocorre no setor de Tecnologia de Informação. É aí que surge o Lean IT, metodologia que começa a ser difundida entre os profissionais da área com a finalidade de alcançar melhores resultados.

A promessa, conforme divulgado pelo site Profissionais TI, é reduzir de 15% a 75% dos custos e elevar a produtividade da equipe entre 15% e 40%. Como isso acontece? É o que veremos neste post.

Aqui, você entenderá o que é essa metodologia e verá as principais práticas que vão efetivamente mudar o jeito que trabalha atualmente. Então vamos lá?

Lean IT e suas aplicações

A metodologia Lean foi criada na Toyota, cujo sistema de produção buscava aumentar a eficiência, evitar desperdícios e aprimorar o tempo de fabricação e espera. Esse modelo de gestão, portanto, visa ao gerenciamento e ao desenvolvimento de produtos e serviços com a utilização apenas dos recursos necessários à execução de uma etapa, processo ou trabalho.

O que você deve estar se perguntando é: como essa metodologia da manufatura chegou à TI? A resposta passa pela necessidade de integração desse setor ao negócio a fim de gerar mais valor aos clientes e mudar a maneira como as pessoas trabalham e a cultura em que estão inseridas.

Esse conceito pode ser melhor entendido a partir da compreensão de que o objetivo é reduzir o desperdício. Além disso, há 5 princípios relevantes:

  • valor: está relacionado aos clientes. Por isso o foco devem ser os serviços referentes aos consumidores;
  • fluxo de valor: requer uma combinação de inputs, esforços e resultados, sempre olhando para o processo completo;
  • fluxo contínuo: são as atividades que ocorrem quando o trabalho e o valor perpassam os processos. É a ideia que os procedimentos continuam em funcionamento independentemente dos limites que possam aparecer;
  • produção puxada: modifica o processo de setup tradicional, em que o trabalho é levado ao consumidor. Nesse novo modelo, as etapas downstream determinam o ritmo para diminuir os desperdícios;
  • perfeição: é a ideia do melhoramento contínuo, com a consideração do que a organização deseja atingir, como fazer isso, o que é necessário fazer e quais são os benchmarks.

É importante destacar que a implantação da filosofia e de seus 5 princípios é uma tarefa complexa e que demanda um certo tempo. A empresa precisa efetuar uma verdadeira transformação em todos os seus níveis de TI e na relação com clientes e fornecedores.

Lean IT x TI tradicional

As diferenças entre as abordagens são bastante visíveis. Confira:

Método tradicional

Os processos tradicionais da TI acontecem lentamente, pois o objetivo é evitar instabilidades e interrupções às atividades produtivas da organização. A aprovação de todas as mudanças é feita de uma só vez, em uma reunião de planejamento. Os objetivos são a diminuição do tempo e do custo das atividades. Além disso, o modelo adotado é o de especialistas, ou seja, profissionais específicos para cada área.

Lean IT

Na filosofia Lean as alterações são contínuas e incrementais. A metodologia Lean prevê que o indivíduo deve implementar correções e melhorias sempre que identificar oportunidades. As métricas adotadas devem estar relacionadas aos objetivos estratégicos empresariais. Já o conhecimento deve ser generalizado, para que um mesmo profissional seja capaz de atuar em diferentes áreas do negócio.

Em resumo, o método mais recente permite a otimização de processos e a melhoria do custo-benefício. As melhorias propostas também são mais bem planejadas e executadas. No entanto, é preciso adotar as práticas certas.

Dicas práticas para implantar a metodologia Lean

A finalidade dessa filosofia é deixar as operações mais enxutas. Isso pode ser conquistado a partir dessas ações principais:

Conheça os desperdícios

O objetivo central da metodologia Lean é eliminar os desperdícios. Para isso, é preciso revisar os processos atualmente existentes na TI da sua empresa e identificar o que pode ser reduzido. É o caso de:

  • defeitos;
  • trabalho de baixo valor agregado;
  • retrabalho;
  • tomadas de decisão lentas;
  • tarefas manuais;
  • requisitos ultrapassados;
  • aplicações parcialmente completas;
  • hardware subutilizado;
  • solução de problemas emergenciais;
  • perda de conhecimento.

Crie uma cadeia de valor

Os desperdícios existentes nos processos sobrecarregam a TI e a distância das áreas de negócio. Essa situação gera um círculo vicioso. O ideal é quebrar esse paradigma e focar a integração de esforço por toda a cadeia de valor. Perceba que as atividades executadas devem ser dinâmicas e sempre devem ser excluídos os trabalhos que não adicionam valor.

Para entender como está sua empresa inicie sua avaliação pelas áreas críticas. Elas são as que agregam maior valor e trazem mais visibilidade ao cliente. Portanto, devem ser priorizadas nesse momento.

Busque uma metodologia de trabalho e produção

A implantação da filosofia Lean requer a adoção de uma metodologia de trabalho e produção. Há diversas opções, como:

  • Kaizen: é a ideia da melhoria contínua adotada em toda a rotina diária da empresa. Pode ser complementado com o ciclo PDCA (planejar, fazer, verificar e agir) para resolver problemas;
  • Kanban: tem o objetivo de buscar o fluxo contínuo por meio de um sistema de cartões, que facilita a visualização das etapas já realizadas, em andamento e finalizadas. Assim é possível identificar problemas e obstáculos;
  • ITIL e Cobit: são frameworks que ajudam a implementar a governança de TI. O primeiro pela determinação de melhores práticas para a gestão e o segundo pela definição, fiscalização, implementação, melhoria e medição de controles para procedimentos específicos.

Utilize métricas

Esses índices ajudam a detectar processos ineficientes para que sejam corrigidos antes de trazer prejuízos à organização. Porém, as métricas devem ser relevantes para o negócio e para o setor de TI. Por isso, vale a pena se perguntar:

  • Quanta informação é necessária?
  • Como os dados podem ser coletados?
  • Quais são os motivos da coleta da informação?

Lembre-se de analisar o retorno sobre investimento (ROI). Esse é um dos principais quando o objetivo é analisar a relação entre o capital investimento e o rendimento obtido ao longo da operação. Com os resultados é possível saber onde é necessário intervir.

Tenha em mente ainda que é preciso ter cuidado com a quantidade de métricas adotadas, porque elas podem se tornar muito complexas e exigir um tempo maior de processamento e, por consequência, desperdício de recursos. Foque somente naquelas que são realmente úteis para a organização.

Adote a melhoria contínua dos processos

Os processos devem ser observados com um ponto de vista de longo prazo, porque aqueles implementados rapidamente implicam desperdício de recursos e tempo. O resultado são gargalos nos processos. Identifique os problemas existentes, elimine resíduos e detecte os trabalhos que não agregam valor.

Cuide da infraestrutura

Esse quesito deve atender as requisições com qualidade. Respostas lentas podem prejudicar a produtividade dos colaboradores e causar gargalos. O ideal é dimensionar os ativos de TI e avaliar o que é realmente necessário. Quando houver excessos, elimine-os. Ainda é importante prolongar a vida útil deles, quando possível, por meio de manutenções. Mesmo assim esteja atento às tendências, como o cloud computing, que pode otimizar os recursos e facilitar o trabalho.

Como você pôde perceber, o Lean IT simplifica a rotina da equipe, desde que haja uma verdadeira mudança cultural na organização. No começo a implantação pode ser difícil, mas depois ela trará benefícios incomparáveis.

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