A publicação da ISO 55.000 (em 31 de janeiro de 2014) despertou a atenção de muitos gestores para uma gestão de ativos eficaz. Há um interesse maior em dar importância para a área e aproveitar os benefícios que ela pode trazer para as organizações. Essas vantagens envolvem desde o chão de fábrica até os investimentos realizados.

Pensando na importância do tema, resolvemos elaborar um artigo bem completo, abordando diversos aspectos da chamada Enterprise Asset Management (EAM) — ou Gestão de Ativos Empresariais, em português. Quer saber mais sobre o assunto e como a estratégia da empresa pode se beneficiar dele? Então continue a leitura deste artigo completo!

O que é EAM?

Antes de explicar o que é a Enterprise Asset Management, vamos começar esclarecendo o que é um ativo. De acordo com a ISO 55.000, um ativo é qualquer item (corpóreo ou não corpóreo) que tem algum valor para uma empresa — ou tem potencial para gerar valor.

Em outras palavras, o conceito abrange um sentido bem amplo, incluindo bens tangíveis e intangíveis. Ou seja, além das máquinas e equipamentos que a organização possui, também estamos falando de capital, ações, patentes, créditos, contratos, marcas, entre outras coisas.

Como os bens físicos ainda englobam a maior parte desses bens, acabam recebendo maior direcionamento das equipes de gestão. Nesse caso, incluem:

  • imóveis;
  • móveis;
  • veículos;
  • estoque;
  • materiais de escritório;
  • maquinário;
  • ferramentas;
  • infraestrutura de TI.

A gestão de ativos

Agora, voltando para o assunto sobre a gestão de ativos, podemos dizer que ela consiste na aplicação de boas práticas que são utilizadas pelas empresas, a fim de controlar os bens (materiais e imateriais). O objetivo principal é alcançar o resultado planejado e sustentá-lo ao longo do tempo.

Para isso, ela controla todo o ciclo de vida do ativo, desde o momento de sua aquisição até o planejamento do descarte. A partir daí, cria-se os controles necessários para garantir que seja feito um registro detalhado com as informações relacionadas ao bem.

Essas informações devem ser coerentes com os dados registrados no sistema de gestão de ativos usado. A ideia é monitorar e controlar entradas e saídas, reposições, conciliações contábeis, entre outros aspectos.

O PAS 55

O PAS 55 é um procedimento técnico que descreve 28 boas práticas relacionadas à gestão de ativos. Entretanto, ele se refere apenas a bens físicos, excluindo a ideia de bens intangíveis que listamos anteriormente. Mas, ainda assim, tem como objetivo aprimorar o sistema de controle e torná-lo mais eficiente.

Ele é publicado pelo Global Forum on Maintenance & Asset Management (GFMAM) — Fórum Global sobre Manutenção e Gestão de Ativos, em tradução literal —, situado na Suíça. O documento conta com a participação de diversas associações espalhadas pelo mundo que realizam essa gestão, incluindo a Associação Brasileira de Manutenção e Gestão de ativos (ABRAMAN).

A ISO 55.000

Trata-se de uma norma internacional que foi criada com base nas 28 boas práticas estabelecidas pelo PAS 55. Já foi traduzida para diversos idiomas, incluindo o português brasileiro.

Chamada de “Asset Management – Management Systems – Requirements” (Gestão de Ativos – Sistemas de Gestão – Requisitos, em português), ela define uma série de requisitos. Ao serem implementados e mantidos, eles ajudam a garantir um desempenho satisfatório da gestão de ativos, atendendo às expectativas e necessidades dos interessados.

A ISO 55.000 é constituída por:

  • ISO 55.000 — Gestão de ativos. Visão geral, princípios e terminologia;
  • ISO 55.001 — Gestão de ativos. Sistemas de Gestão. Requisitos;
  • ISO 55.002 — Gestão de ativos. Sistemas de Gestão. Diretrizes para a aplicação da ISO 55.001.

A norma pode ser aplicada em qualquer tipo de empresa, independentemente do porte e dos ativos que são geridos. Ela foi desenvolvida internacionalmente para ser aplicada a bens tangíveis e intangíveis (sendo mais abrangente que o PAS 55).

Por que adotar uma metodologia de Enterprise Asset Management?

A gestão de ativos envolve uma série de práticas voltadas para obter valor dos bens empresariais. Isso envolve atividades como:

  • controle, acompanhamento e otimização dos custos;
  • identificação de oportunidades e riscos.

Todo o trabalho se inicia antes mesmo da aquisição dos materiais: começa enquanto os gestores tomam decisões acerca da real necessidade do investimento. Depois disso, passa por todas as fases até o descarte, obedecendo às leis ambientais — evitando assim a responsabilização por qualquer desvio.

Quando não se conta com uma equipe especializada, que possui ferramentas modernas de gestão, os bens são utilizados e monitorados de acordo com a experiência prática de cada colaborador — o que pode prejudicar a eficiência no controle. Isso também prejudica o tempo de vida útil e aumenta a necessidade de manutenção (elevando os custos).

Sendo assim, a empresa não só perde dinheiro com a gestão inadequada, como também deixa de ganhar, não gerando valor. Na prática, a perda de eficiência se traduz na impossibilidade de alcançar os lucros em potencial e criar produtos e serviços mais competitivos no mercado.

Sendo assim, podemos dizer que investir na gestão de ativos é uma forma de fugir do famoso “barato que sai caro”, visto que a empresa diminui os riscos e maximiza os ganhos.

Quais as vantagens de fazer EAM na prática?

Com uma EAM bem estruturada e implementada, as empresas podem obter diversas vantagens, podendo focar em algumas delas como objetivo, ou simplesmente direcionando os processos para um ganho mais abrangente. Entre os principais benefícios, estão os que explicaremos nos tópicos a seguir.

Melhoria no desempenho financeiro

Uma boa gestão permite obter melhora no Retorno sobre Investimento (ROI). Assim, se reduz os custos relacionados aos ativos, preservando o valor de cada um deles por mais tempo.

Melhoria no gerenciamento de riscos

Uma das atividades da gestão de ativos envolve a identificação dos riscos, como citamos. Ao mapeá-los e criar planos de contenção e contingência, torna-se possível diminuir perdas financeiras e aumentar a segurança e saúde dos colaboradores.

Isso se dá por meio da garantia de que as máquinas e equipamentos funcionarão em condições ideias, com processos padronizados e em um ambiente de trabalho organizado, reduzindo o risco de acidentes.

Além disso, as ações também ajudam a diminuir os impactos ambientais e as multas decorrentes dessas falhas — o que contribui para melhorar a imagem da empresa no mercado e na sociedade.

Aumento da conformidade nas ações

A organização no Enterprise Asset Management ajuda a garantir que os colaboradores vão aderir aos processos, padrões e políticas internas. Também para que haja transparência no cumprimento de requisitos legais e outras normas.

Ganho em efetividade operacional

Implementando a gestão, os processos e procedimentos são revisados e aprimorados. O objetivo é garantir melhora no desempenho dos ativos, aumentando a eficiência e a eficácia — que vão contribuir para o alcance das metas.

Aumento da qualidade dos produtos e serviços

Com a melhoria no desempenho dos bens, os produtos e serviços oferecidos passam a ter maior potencial para atender — ou mesmo exceder — as expectativas dos clientes.

Tomada de decisão em uma base sólida de conhecimento

O controle e monitoramento dos ativos ajuda a melhorar o processo de tomada de decisão — um dos principais desafios dos profissionais de qualquer área —, além de diminuir os riscos de erros e outros desvios que podem prejudicar os resultados da empresa.

Promoção da sustentabilidade organizacional

Ao gerenciar os resultados de curto, médio e longo prazo, melhora-se a sustentabilidade operacional dentro das empresas. Assim, questões como gastos e desempenho são melhor controladas.

Redução de custos

Parte das atividades da EAM envolve mensurar o que é necessário e o que é realmente usado. A partir disso, torna-se possível identificar desperdícios e as ações que devem ser tomadas para reduzi-los.

A utilização de um software voltado para a gestão de ativos é fundamental nesse processo, já que ajuda a calcular e cruzar os gastos dentro da empresa. Esse é um ponto fundamental para aumentar o ROI.

Prevenção de problemas relacionados à segurança

As falhas que podem ocorrer na gestão de ativos são mais facilmente identificadas. Isso envolve a realização de procedimentos não autorizados, utilização de aplicativos não permitidos, compartilhamento inadequado de informações e qualquer outra coisa que possa prejudicar a EAM e os resultados do negócio.

​​​​Obtenção de certificação internacional

Investir na gestão de ativos e valorizar a implementação e execução é o primeiro passo para se adequar aos procedimentos e normas técnicas. Em outras palavras, a padronização contribui para que a certificação ISO 55.000 seja obtida — melhorando a imagem da empresa e atraindo mais benefícios, como a segurança para novos investidores.

Quais são as boas práticas em EAM?

Agora que já se sabe mais sobre o que é Enterprise Asset Management, suas origens e benefícios, vamos direcionar o foco para a aplicação. A seguir, explicaremos as principais boas práticas voltadas para a gestão de ativos. Confira!

Criação de uma equipe especializada

O primeiro passo para começar a gerir os bens empresariais com mais efetividade é investir na criação de uma equipe especializada. Nesse caso, pode-se apostar em diversas ações, entre as quais:

  • contratação de profissionais já qualificados (com especialização em gestão de ativos, por exemplo);
  • contratação de consultoria;
  • treinamento e desenvolvimento para colaboradores.

Realização de um inventário de ativos

Posteriormente, é hora de mapear e organizar todos os ativos empresariais. Aqui, é preciso listar todas as máquinas, equipamentos, ferramentas, softwares, entre os outros bens que são considerados ativos. A partir daí, busca-se o detalhamento de quem são os usuários, quais pontos estão integrados, quais são os prováveis impactos de falhas e inconsistências.

Depois que o mapeamento é realizado, é hora de correlacionar os ativos, a fim de ter uma visão geral da infraestrutura da fábrica, escritório, TI, entre outros. A ideia é gerenciar toda a estrutura de forma que ela esteja o mais alinhada possível com a estratégia do negócio.

Nessa fase também se define qual é a melhor técnica para analisar os ativos. Isso envolve listar a maior quantidade de informações possíveis, como o fabricante, localização, custos, licenças, status, entre outras.

Acompanhamento do ciclo de vida dos ativos

Todo ativo tem um ciclo de vida que envolve início (aquisição), meio (utilização) e fim (descarte). Cada uma dessas fases deve ser acompanhada pela EAM, promovendo a utilização e gestão mais eficiente de cada um deles.

Sempre que houver alguma mudança em um estágio — como quando uma máquina vai para a manutenção, por exemplo —, deve-se realizar o registro com todas as informações a respeito do processo, o que envolve:

  • motivo;
  • data e hora;
  • colaborador responsável;
  • tempo de indisponibilidade;
  • custo;
  • impactos.

Ao fazer esse tipo de controle, os gestores passam a ter uma base mais confiável para tomar decisões mais acertadas, elaborando ações que vão ajudar a otimizar a utilização dos bens e prolongar a vida útil de cada um deles.

Automatização de alertas

A equipe de gestão de ativos deve prestar atenção a todas as etapas e colaboradores envolvidos nos processos. Por meio desse tipo de análise, cria-se ações voltadas para reduzir as falhas que vão afetar a disponibilidade dos bens.

Entretanto, como não é possível gerir uma operação totalmente imune a falhas, é preciso pensar em formas de notificar os responsáveis quando elas ocorrem e sinalizar a necessidade de elaborar soluções mais ágeis — minimizando os impactos.

Para que isso se torne possível, o ideal é criar alertas automatizados para os problemas, apontando a irregularidade no momento em que ela ocorre. Dessa forma, fica mais fácil tomar decisões simples e rápidas, que visem corrigir as inconsistências antes que elas tomem proporções maiores e gerem impactos graves para a gestão.

Um bom exemplo disso é a criação de um alerta para sinalizar que a data da manutenção preventiva de determinado equipamento está próxima, evitando que o processo seja negligenciado e traga a necessidade de uma manutenção corretiva — o que força uma parada não programada no trabalho e aumenta os custos operacionais.

Investimento em conscientização e capacitação

Por mais que se tenha uma equipe direcionada para realizar a EAM, o ideal é investir também na conscientização e capacitação dos outros colaboradores. Afinal, eles são responsáveis por utilizar os ativos e qualquer decisão tomada por eles pode afetar o planejamento.

Portanto, vale a pena investir no engajamento das equipes, fazendo com que esses profissionais também desempenhem um papel fundamental no sucesso da gestão dos ativos organizacionais.

Integração das informações

Esse é um dos pontos mais importantes na gestão de ativos em uma empresa. A integração permite consolidar informações diferentes e disponibilizá-las em apenas uma base de dados. Isso facilita a rotina dos gestores e da equipe responsável pelo controle, já que tornar os dados mais acessíveis de forma simples economiza tempo e torna o trabalho mais eficiente.

Qual a relação dos ativos com outros setores?

Qualquer setor que tenha relação direta com algum bem empresarial participa, mesmo que indiretamente, da gestão de ativos. Isso quer dizer que todas as áreas são responsáveis por cuidar dos materiais e promover a utilização adequada e, por isso, devem ser orientadas e monitoradas pela equipe de EAM.

Gestão de ativos e a indústria 4.0

A indústria 4.0 tem uma visão voltada para uma “fábrica inteligente”, alcançada por meio da automação e troca de dados, com auxílio de novas tecnologias como a computação na nuvem (Cloud Computing) e a internet das coisas (IoT).

Pensando nessa evolução e na quantidade de máquinas e equipamentos que devem ser controlados — principalmente em grandes organizações —, fazer a gestão de ativos manualmente seria um processo praticamente inviável, além de demorado e muito sujeito a riscos.

Por isso se faz necessário o investimento em um software que promova a automatização de todo o processo de gestão dos bens materiais. É aí que gestão de ativos, tecnologia e indústria 4.0 se conectam. Ao conectar a fábrica com um sistema de ativos, é possível obter algumas vantagens como:

  • diminuição de paradas na produção;
  • diminuição de paradas não programadas;
  • diminuição no índice de defeitos;
  • aumento da disponibilidade;
  • aumento da produtividade das máquinas e equipamentos;
  • ganho em eficiência da manutenção;
  • redução de custos de inventário.

O papel da tecnologia na gestão de ativos?

Como já é possível notar, a EAM não é uma questão simples de implementar e de gerir. Há decisões complexas que envolvem a aquisição dos bens, armazenamento correto, capacitação dos colaboradores para utilizá-los, controle de consumo, análise de eficiência, atualizações e a gestão de manutenções.

Como dissemos acima, a questão é ainda mais complexa quando se trata de empresas que possuem muitos ativos, o que inviabiliza o controle manual de cada um deles — para entender melhor, basta imaginar um complexo industrial e ainda lembrar dos ativos intangíveis que entram na gestão.

Para otimizar esse acompanhamento — independentemente do tamanho da organização —, pode-se contar com a ajuda de um software de gestão de ativos. De maneira geral, o sistema permite que se faça o registro dos bens, dos serviços realizados, acompanhar os serviços programados, emitir documentos, alertas, monitorar cronogramas, analisar o histórico de ocorrências, entre outras funcionalidades.

Ao escolher uma ferramenta para sua empresa, vale a pena procurar por soluções que ofereçam outras funções como o cálculo do consumo de materiais, análise de perdas e o cálculo dos custos de cada ocorrência. Por meio das informações obtidas, os gestores podem tomar decisões mais acertadas.

Existem novas tendências em EAM?

É difícil prever, com exatidão, quais são as próximas tendências voltadas para a gestão de ativos e até mesmo quando elas podem surgir. No entanto, é possível estimar o que podemos esperar para os próximos períodos. Entre as principais opções, estão as listadas nos tópicos a seguir.

Aplicativos por voz

Eles têm o foco voltado para o aumento da produtividade dos colaboradores. Por meio de comandos de voz, diversas atividades poderão ser realizadas, desde uma simples solicitação até a execução de processos, sem necessitar de trabalho manual.

Realidade aumentada

Aqui, a ideia é permitir que objetos interajam com as máquinas, que, por sua vez, vão interagir com humanos. A ideia é cruzar aspectos do mundo real com o mundo virtual, ampliando as possibilidades no que diz respeito à execução das tarefas e tornando o aprendizado mais ágil e simples.

Dentro do contexto da EAM, a utilização prática dessa tecnologia permitiria mapear problemas em máquinas por meio de equipamentos específicos, realizando análises que, a olho nu, não seriam possíveis de serem realizadas pelas pessoas.

Máquinas intuitivas

Esse tipo de tecnologia consiste em máquinas equipadas com sensores e dispositivos usados para coletar dados e emitir alertas sobre falhas. Assim, os colaboradores podem ter informações mais detalhadas a respeito das manutenções corretivas que precisam ser realizadas. Além disso, também podem ser acompanhados dados que contribuem para o planejamento de manutenções preventivas.

Smart Grids

Smart Grids, ou Redes Inteligentes, consistem em um sistema de distribuição de energia. Elas, aliadas à tecnologia da informação ajudam a criar um sistema mais confiável, sustentável e eficiente. Assim, consegue-se ganhos em toda a cadeia produtiva, criando uma infraestrutura de energia elétrica mais inteligente.

Wearables

Também é conhecida como “dispositivos vestíveis”, essa tecnologia consiste em manter a conectividade entre diferentes objetivos constantemente. Um exemplo prático e já utilizado é a conexão entre smartwatches e smartphones, por exemplo.

Relacionando o conceito à gestão de ativos, podemos dizer que a tendência é que as máquinas e equipamentos transmitam informações diretamente para um aparelho “base”, que vai gerir os dados de cada bem, mesmo que não esteja no mesmo local.

Além da facilidade para monitorar o desempenho, podemos dizer que esse tipo de tecnologia vai proporcionar ainda mais mobilidade e eficiência para as empresas.

Como podemos perceber, a gestão de ativos — Enterprise Asset Management, ou simplesmente EAM — tem grande importância para as empresas e precisa receber mais atenção das organizações. Isso porque, além de garantir que as ações estejam alinhadas à legislação e exigências do mercado, elas também são uma forma de promover a otimização.

Isso se torna possível graças à melhoria na utilização dos ativos, levantamento e controle das informações sobre os bens e se as operações estão de acordo com a estratégia e os objetivos do negócio.

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