O Custo Total de Propriedade, do inglês Total Cost of Ownership (TCO), pode ser entendido como uma métrica de análise, cuja finalidade é fazer os cálculos de vida e para a aquisição de um sistema, produto ou ativo. O TCO é utilizado em diferentes nichos de mercado, mas pode ser aplicado também ao contexto da tecnologia de uma empresa robusta.
A metodologia é uma criação de uma das grandes companhias mundiais no mercado de TI, a Gartner Group. O conceito foi impulsionado com o crescimento do uso de computadores, o que começou a acontecer em meados dos anos 80.
Nessa fase, as organizações passaram a sentir a necessidade de mensurar, além das demandas do custo de aquisição de equipamentos e máquinas, quais eram os demais investimentos que estavam relacionados à aquisição e à utilização de computadores.
Para ajudar você a calcular o Custo Total de Propriedade no parque tecnológico, preparamos este artigo com as principais informações para você otimizar os recursos da empresa. Acompanhe!
Tenha uma boa gestão dos custos da propriedade
O Custo Total de Propriedade é uma forma eficiente de avaliar os custos envolvendo os equipamentos de TI, sendo que essa metodologia pode ser facilmente aplicada em qualquer departamento de um negócio.
Assim, para alcançar os resultados pretendidos, é necessário avaliar alguns fatores para que o cálculo de TCO seja feito de forma adequada. Separamos para você, a seguir, os principais quesitos. Acompanhe!
Indicação clara dos objetivos
Para atender às metas preestabelecidas pela empresa, é necessário saber de maneira clara quais são os objetivos propostos para o cálculo de TCO. Isso deve ser usado, por exemplo, para fazer a análise do processo de viabilidade econômica para a compra de equipamentos, como notebooks, além de softwares de gestão empresarial, dispositivos móveis, entre outros.
Nesses casos, é de responsabilidade dos gestores da área definir de maneira estratégica os propósitos desse investimento, assim como o levantamento dos custos e recursos necessários para implementação. Com isso, é possível analisá-los e classificá-los da melhor forma.
Definição dos custos relevantes
Para um cálculo de TCO satisfatório, é preciso compreender quais são os custos que envolvem a compra de um equipamento ou a compra de um sistema, por exemplo.
Também é importante saber quais são os custos com as demais ferramentas, pessoas, operações, assinaturas, entre outros. Todas essas ações são necessárias para que o resultado saia de acordo com o esperado.
Definição do período do cálculo
Para uma maior efetividade das análises do envolvendo o TCO, é preciso fazer a definição do período do cálculo. Para tanto, podem ser analisados, por exemplo:
- o ciclo de vida de um produto de TI;
- o levantamento dos custos mensais de um setor;
- o período de execução de um determinado projeto.
Esses cálculos podem ser feitos tanto para softwares quanto para ativos.
Divida os custos por categoria
Para facilitar o cálculo do TCO, é necessário que você faça uma divisão dos custos em três categorias distintas. Acompanhe cada uma delas a seguir!
Custos de aquisição
Trata-se de uma categoria que diz respeito à aquisição de sistemas e equipamentos, depreciação de máquinas e investimentos para atualizar essas tecnologias. O custo de aquisição envolve também o valor gasto em horas de trabalho para pesquisas de mercado, envolvendo questões que abrangem a relação entre plataformas e em relação a fornecedores.
Custos de implementação
De modo geral, o custo de implantação é a contratação de consultores terceirizados, que envolvem instalação de hardware e softwares, configurações de sistema e também possíveis alterações nos servidores.
Custos de suporte e manutenção
Nessa categoria são contabilizadas a implementação de novos sistemas e funcionalidades, garantias, contratações de fornecedores externos e de recursos humanos, licenças e atualizações.
Também é necessário fazer a separação dos custos quanto à natureza envolvendo as operações de cada um deles, ou seja, analisar se os investimentos são de ordem indireta ou direta. Veja a seguir como acontece essa divisão.
Custos diretos
Os custos diretos têm como principal característica a possibilidade de serem quantificados. Assim, essa categoria envolve:
- gerenciamento (de redes e sistemas);
- a aquisição de hardware/software (e suas atualizações e licenças);
- desenvolvimento (de aplicações e conteúdos);
- comunicação (taxas e infraestrutura).
Custos indiretos
Os custos indiretos estão relacionados diretamente ao usuário final e, por isso, esse tipo de gasto é impossibilitado de ser quantificado. Assim, de modo geral, as principais operações requerem autoaprendizado e suporte casual. Elas podem envolver atividades de manutenção relativas à queda de produtividade por contratempos e paradas.
Faça uma análise aprofundada desses custos
Ao fazer o levantamento de todos esses custos, é indicado que você faça um compilado dos dados e analise cada métrica a fim de identificar oportunidades de melhorias para o melhor uso dos recursos, assim como a possibilidade de reduzi-los.
A redução de custos com dispositivos móveis, por exemplo, tem sido uma demanda recorrente das empresas. Lembre-se de que, com uma gestão baseada em dados, fica muito mais fácil nortear os trabalhos dentro de uma organização em busca dos melhores resultados.
Analise o contexto financeiro de cada investimento
Para otimizar os recursos, é preciso analisar em quais contextos eles são utilizados, em especial quando se trata de aquisições. Para essa verificação, algumas questões devem receber atenção especial.
Por exemplo, quando se trata de planejamento e orçamento, da gestão dos ativos, da seleção de fornecedores, das decisões de compra ou locação do ciclo de vida dos serviços e equipamentos, dentre outros.
Considere também as amostras temporais
Para a análise de Custo Total de Propriedade, também é necessário considerar as amostras atemporais, ou seja, aqueles equipamentos, softwares e serviços relacionados à TI que podem ser adquiridos a qualquer tempo, para substituição ou manutenção, por exemplo.
Como vimos ao longo desta leitura, o Custo Total de Propriedade é uma forma de avaliar de maneira mais ampla os gastos com equipamentos de Tecnologia da Informação. Isso possibilita à gestão de custos em TI uma visão melhor a respeito dos custos de compra e também de todas as ferramentas de hardwares e manutenção, softwares ou qualquer outro equipamento.
O que você achou deste artigo sobre Custo Total de Propriedade? Aproveite que está por aqui e dê uma olhada em nosso outro artigo sobre como reduzir custos com manutenção de equipamentos.