Você acha que a sua empresa gasta muito tempo e dinheiro resolvendo problemas e defeitos constantes em hardware? Essa é uma questão comum que gestores de TI precisam lidar em suas rotinas. No entanto, reduzir custo com manutenção de equipamento não só é necessário como é possível — por meio da inclusão de inteligência e planejamento no processo.
É isso que vamos discutir neste artigo. Entenda melhor a importância da manutenção otimizada, descubra os passos para alcançá-la e saiba por onde começar. Vamos lá?
Entenda a relação entre manutenção, redução de custos e competitividade
Antes de passar para a prática, queremos conversar um pouco sobre o que faz uma TI estratégica dentro de uma empresa. O papel de fornecer soluções de negócio por meio da tecnologia já é bem difundido, mas existem também os ganhos que você e a sua equipe podem buscar no dia a dia para tornar o negócio o mais eficiente possível.
A manutenção de equipamentos está diretamente ligada a dois pontos: diminuição de custos e produtividade. É só pensar em como o trabalho de todos os colaboradores em uma empresa hoje está ligado à performance de computadores, servidores, periféricos e dispositivos móveis.
Um bom planejamento de manutenção pela TI estende o ciclo de investimento em infraestrutura, tornando máquinas mais úteis por mais tempo. Isso traz mais fôlego para as funções de suporte da sua equipe e, consequentemente, mais competitividade no mercado.
Como? Ao mesmo tempo que equipamentos melhores resultam em agilidade produtiva, você tem mais tempo e recursos para se preocupar de verdade com o seu papel estratégico no sucesso dentro de um mercado cada vez mais digital.
Conheça os 6 passos para reduzir custo com manutenção de equipamento
Entendida essa importância, é hora de descobrir como reduzir custos com manutenção e, assim, alcançar essa eficiência e competitividade que citamos. Veja 6 passos que podem ajudar você e a sua equipe.
1. Criar um cronograma de manutenção preventiva
O ditado que diz que prevenir é melhor do que remediar é tão antigo quanto certeiro. Imagine a seguinte situação: em um ambiente menos controlado, o cooler do processador está acumulando bastante poeira.
Nesse caso, o que é mais caro e trabalhoso: fazer uma limpeza das pás periodicamente ou esperar o cooler perder a força para ter que retirar e trocar por outra peça?
Isso é básico no trabalho de suporte da TI, mas a verdadeira manutenção preventiva exige planejamento. Criar um cronograma significa ter escalas de limpeza e revisão em cada equipamento quando eles estão sendo menos exigidos pelos outros colaboradores.
Também significa manter relatórios e indicadores para identificar as máquinas mais sujeitas a problemas e o que pode ser feito para diminuir esses fatores de risco — consequentemente reduzindo os custos relacionados a elas.
2. Preocupar-se também com o software
Vale lembrar que nem toda queda de performance ou indisponibilidade de um computador tem a ver com defeitos físicos. Os softwares e sistemas operacionais também podem ser a origem de problemas.
Uma gestão eficiente de atualizações permite que toda a infraestrutura da empresa tenha sempre funções e correções recentes instaladas. Além de performance e otimização do uso de seus componentes, o computador ganha mais capacidade para lidar com o próximo passo.
3. Gerenciar melhor a segurança e o volume de informações nas máquinas
Se HDs inchados e com pouca organização podem levar a um desempenho pior e à instabilidade de uma máquina. Melhorar o controle sobre seu armazenamento diminui a necessidade de manutenção ao longo do tempo — e nem estamos falando apenas de fragmentação. É preciso investir também na segurança da informação para garantir que entre esse volume enorme de dados que a empresa lida todos os dias não estejam códigos mal-intencionados.
Uma TI livre de malwares gasta menos tempo resolvendo crises e dá mais tranquilidade para o trabalho de outros departamentos.
4. Capacitar os colaboradores para a utilização de equipamentos
Mesmo que você possa implementar mais controle no uso de dados e das próprias máquinas, o bom uso da ferramenta sempre vai aumentar sua vida útil.
É por isso que a TI tem que apostar em comunicação, treinamento e manuais de utilização. Você e sua equipe precisam ser educadores no que torna uma infraestrutura tecnológica eficiente. Quanto todos contribuem para a preservação dos equipamentos, esse custo é reduzido significativamente.
5. Investir em serviços
Em muitos casos, os serviços de tecnologia com entrega remota substituem o hardware dentro da empresa. Um exemplo é a cloud computing, que elimina a necessidade de muita da infraestrutura de servidores e bancos de dados.
Como isso reduz custos de manutenção? A resposta é simples: menos máquinas dentro da empresa significa menos máquinas com problemas. Priorize os serviços que vão gerar mais ganhos e eliminar a infraestrutura mais custosa para aliviar esse peso da sua rotina.
6. Buscar suporte especializado
Mesmo que alguma parte da infraestrutura possa ser substituída por serviços, você ainda terá muito inventário para manter — computadores, principalmente.
Nesse caso, uma ideia interessante pode ser contratar uma empresa de suporte para terceirizar a manutenção. Assim, você garante um bom planejamento e execução na prevenção e ainda tem muito mais tempo para focar no uso de seus ativos para transformar de verdade o negócio.
Opte por um hardware de qualidade
Todos os passos que listamos têm algo em comum: eles são voltados para a infraestrutura atual, a que você já tem implementada. O próximo ciclo de investimentos vai chegar e será a oportunidade para começar esse trabalho com o pé direito.
Se as suas ações e a sua gestão vão otimizar o uso dessas máquinas, a qualidade delas também se torna um fator determinante. Quanto mais apropriados os computadores forem para o uso corporativo, mais duráveis serão nesse cenário.
Por isso, reduzir custo com manutenção de equipamento é um trabalho que se inicia na compra dos modelos certos. Aliando isso ao seu trabalho inteligente e planejado de prevenção e controle, o resultado é uma empresa que gasta menos para produzir muito mais.
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