Novas formas de trabalho estão se consolidando, e o digital workplace é um exemplo disso. As empresas estão cada vez mais cientes de que precisam investir em tecnologia para melhorar processos internos, competitividade e satisfação dos colaboradores.
Afinal, com tanta disputa comercial, todo ganho em produtividade é válido para que os esforços sejam realmente direcionados a ações estratégicas em um negócio. Por isso, entender e utilizar todas as vantagens competitivas possíveis são princípios que devem fazer parte da rotina dos gestores.
Neste artigo, vamos explicar por que é interessante investir no digital workplace, ou ambiente de trabalho virtual. Você vai conhecer os benefícios de unir diversas plataformas e como começar a implementar no negócio. Confira!
Quais os benefícios do local de trabalho digital
O ambiente digital permite escolher onde se quer trabalhar. Isso é muito benéfico, inclusive do ponto de vista da locomoção, que muitas vezes acaba significando, na prática, um tempo que quase não é aproveitado.
Como consequência, o digital workplace é um aliado da alta produtividade. Afinal, as ferramentas empregadas ajudam na organização, automação de tarefas e acesso rápido à informação. Outro benefício inegável é a redução de custos, devido à menor necessidade de espaço físico e despesas com aluguel, manutenção e eletricidade.
Podemos ainda listar outros benefícios do digital workplace como:
- atração e retenção de talentos: oferece um ambiente de trabalho flexível e moderno, ajudando a empresa a melhorar seu diferencial competitivo e atrair mais funcionários;
- inovação e agilidade: facilita a adaptação rápida às mudanças no mercado, promovendo a inovação contínua por meio da colaboração e da troca de ideias;
- melhor experiência do colaborador: o uso de tecnologias modernas aumenta a satisfação e o engajamento do colaborador, incentivando-o a assumir desafios maiores na empresa.
Como funciona o local de trabalho digital
O digital workplace baseia-se na integração de várias ferramentas e tecnologias. Para comunicação e colaboração, podem ser usadas plataformas como Slack, Microsoft Teams e Zoom.
Em relação a documentos, eles podem ser editados pela equipe com auxílio dos aplicativos do Google Workspace (Docs, Sheets e Drive) e do Microsoft 365, como Word, Excel e OneDrive.
Na hora de gerir tarefas e projetos, pode-se usar ferramentas como Trello e Asana, que são algumas das plataformas mais robustas nesse sentido. Sobre o acesso a recursos e documentos, usam-se as nuvens do Google Drive, Dropbox e OneDrive, que permitem armazenar e compartilhar arquivos de forma segura.
Portais de intranet, segurança e acesso remoto
Intranets modernas oferecem um ponto centralizado para recursos da empresa, incluindo políticas, manuais e notícias corporativas. Para acesso a redes e sistemas corporativos, usam-se VPNs (redes privadas virtuais) e autenticação multifatorial, que adicionam camadas extras de segurança.
Automação, integração de processos e treinamento
“Outra etapa importante do digital workplace é o uso de bots que automatizam tarefas repetitivas, inclusive com ajuda da Inteligência Artificial. Para integrar sistemas e aplicativos heterogêneos, são empregadas APIs, que facilitam o fluxo de dados e a colaboração entre diferentes ferramentas.
O ambiente digital de trabalho também envolve plataformas de treinamento e desenvolvimento. Algumas das principais plataformas nesse sentido são o Coursera e o Udemy, permitindo aos funcionários continuar se desenvolvendo profissionalmente por meio de cursos online.
Importância de um local de trabalho digital
A modernização do trabalho é uma realidade em muitas empresas. Afinal, a eficiência, a colaboração e a flexibilidade são indispensáveis atualmente, tanto do ponto de vista da competitividade quanto do bem-estar do colaborador.
Cada vez mais empresas estão aderindo ao trabalho híbrido. Ou seja, parte da carga horária é cumprida presencialmente e a outra em home office, sendo que o digital workplace, com todas as suas ferramentas, promove essa flexibilidade, economia e ganho de produtividade do colaborador.
Como implantar um local de trabalho digital
Tudo que envolve tecnologia requer a definição de objetivos e necessidades. Basicamente, é entender como o digital workplace pode fazer uma empresa sair do ponto A até o B, definindo metas claras e alcançáveis como:
- aumentar a produtividade;
- melhorar a colaboração;
- reduzir custos operacionais.
A próxima etapa de implementação do ambiente de trabalho digital é a escolha das ferramentas e tecnologias adequadas. Como dito no decorrer do texto, deve-se usar plataformas de comunicação, colaboração, gestão de projetos e tarefas, armazenamento em nuvem, automação e integração.
Na parte de segurança, é fundamental implementar medidas robustas, como criptografia e proteção contra malwares. Outro ponto que deve ser considerado é a definição de políticas claras sobre o uso de dispositivos pessoais e o acesso remoto.
Treinamento, gerenciamento de mudança e implementação gradual
Para que o colaborador tenha domínio de todas as ferramentas do digital workplace, é preciso treiná-lo e capacitá-lo. Nesse sentido, é recomendável disponibilizar guias, tutoriais e suporte técnico para ajudar na transição.
Além disso, mantenha a equipe informada sobre os benefícios e mudanças esperadas com a implementação do ambiente de trabalho digital. Na prática, eles devem ser envolvidos em todo o processo, solicitando feedback e ajustando o plano conforme necessário.
Por fim, comece devagar, implementando um projeto-piloto. Inicialmente, devem ser envolvidas pequenas equipes para testar as novas ferramentas e processos. Conforme os resultados vão aparecendo, faça a expansão gradual do uso das plataformas no digital workplace.
Por que contar com notebooks corporativos
Os notebooks corporativos são projetados e configurados para atender às necessidades específicas do ambiente de trabalho corporativo, incluindo segurança, desempenho e gestão.
Alguns componentes desses aparelhos incluem:
- criptografia de dados;
- autenticação biométrica;
- softwares de segurança, como antivírus e firewall;
- hardware de alta performance, com processadores rápidos, memória RAM suficiente e armazenamento adequado para tarefas corporativas.
A Positivo Tecnologia conta com notebooks corporativos de ponta. Com eles, a sua empresa obtém desempenho, produtividade e segurança de dados sem precisar de grandes investimentos.
No decorrer deste artigo, vimos que o digital workplace é formado por várias plataformas. Quando juntas, elas dão a possibilidade de colaboração remota, sendo aliadas da produtividade, mas sem abdicar da segurança. Usando os notebooks corporativos da Positivo Tecnologia, sua empresa tende a ganhar muito em performance, permitindo processos mais ágeis e fluidos.
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