Conforme a tecnologia evolui e as pessoas passam a trabalhar de formas diferentes, é preciso se atualizar em relação ao impacto disso tudo nas tendências do seu segmento. Um exemplo é o digital workplace. Você já ouviu falar nessa ideia?
O ambiente de trabalho atual é bastante diferente do passado. Antigamente, era necessário estar fisicamente dentro do escritório para realizar as suas atividades. Quem saísse pela porta tinha dificuldades de acessar documentos, realizar tarefas e, até, se comunicar com as equipes quando fosse necessário.
Com a tendência do digital workplace, essa realidade se transformou. Na verdade, ela se adaptou às necessidades demonstradas pelo próprio mercado e pelos clientes. Isso quer dizer, também, que realizar essa mudança em sua empresa é um exercício competitivo.
Saiba mais sobre o digital workplace, os seus benefícios e boas práticas para que ele funcione bem!
O que é o digital workplace?
O termo inglês “digital workplace” (ou “local de trabalho digital”) se refere à tendência de usar a tecnologia como apoio para realizar atividades que normalmente aconteceriam dentro do escritório sem precisar estar nele. Com cada vez mais plataformas digitais poderosas, diversas tarefas podem ser feitas de qualquer lugar, bastando ter um computador, tablet ou celular.
Graças à popularização de ferramentas que possibilitam aproximar os integrantes de uma empresa para colaborar em suas tarefas, essa é uma tendência já consolidada em diversos segmentos. Outras funcionalidades incluem o monitoramento de prazos, recursos de comunicação integrada e armazenamento digital de documentos.
Outro fator que pesou bastante para essa ideia se espalhar é a mudança dos hábitos e expectativas das pessoas, já que não faz mais sentido se limitar ao espaço físico do escritório para realizar as suas atividades. É esperado dinamismo de quem deseja permanecer competitivo, e o digital workplace é a melhor resposta para essa mudança.
Para que o local de trabalho digital possa funcionar, é preciso saber, primeiro, quais vantagens ele realmente traz e, então, que ferramentas utilizar para realizar as atividades.
Quais são os benefícios do digital workplace?
Uma tendência como a do digital workplace somente se consolidou porque traz diversos benefícios para a realidade dos escritórios no Brasil e no mundo. Essas vantagens permitirão alcançar resultados superiores em suas operações, algo sempre bem-vindo, independentemente do seu segmento de atuação.
Quer saber mais? Confira, a seguir, quais são os principais benefícios de trabalhar com o digital workplace em sua empresa!
Aumento da produtividade
Adotar o digital workplace permitirá que a sua empresa possa contar com processos mais eficazes, gerando um impacto bastante positivo na produtividade de toda a equipe. Afinal, toda essa tecnologia também traz consigo a agilização das atividades e a automação de algumas tarefas.
Com esse avanço, proporcionado pelo digital workplace, os integrantes do seu time produzirão mais em menos tempo. Além disso, poderão aproveitar essas ferramentas mais inteligentes para colaborar melhor entre si.
Atração e retenção de talentos
A premissa básica do digital workplace é não ter uma localização física fixa. Isso permite que pessoas de qualquer lugar possam integrar a sua equipe, algo que possibilita um impulso considerável na sua atração de talentos.
Dessa forma, a sua empresa não ficará restrita apenas aos profissionais que vivem próximos à sua sede. Isso também ajudará a manter os talentos que você já tem, já que essas pessoas estarão livres para mudar de cidade e permanecer no time.
Otimização de custos e recursos
Um digital workplace economiza tempo e ajuda a otimizar as tarefas das suas equipes, graças a toda a tecnologia associada a essa tendência. Um exemplo disso é o uso do papel, que representa um gasto considerável para muitos segmentos e é praticamente eliminado graças ao meio digital.
Esse benefício também é uma consequência do aumento de produtividade do seu time. Será possível obter mais valor a partir dos seus investimentos e recursos, que contribuirão para o seu sucesso.
Maior flexibilidade
Não é sempre que podemos estar dentro do escritório para fechar um novo contrato, consultar um cliente ou, até mesmo, modificar os pontos de uma estratégia. O digital workplace permite flexibilizar todo esse contexto.
Isso significa poder trabalhar de qualquer lugar, de diversas maneiras diferentes e de qualquer nível — há, inclusive, a liderança remota. Dessa forma, cada membro da sua equipe será capaz de entregar o máximo de qualidade de um jeito totalmente adaptado à forma como prefere trabalhar.
Engajamento superior da equipe
Manter os integrantes do seu time engajados com as suas atividades é algo bastante desejável, já que contribui para a eficiência e qualidade das entregas feitas por eles. Apesar de parecer que um digital workplace fará com que as pessoas se tornem mais distantes, a realidade é completamente oposta.
O que se observa nesses casos é um aumento no engajamento das equipes. Isso, porque o digital workplace facilita o acesso a plataformas de aprendizado, o que possibilita capacitar o seu time de forma independente. Recursos de gamificação ajudam a ampliar esse potencial.
Quais são as boas práticas para trabalhar com digital workplace?
Os benefícios do digital workplace para a sua empresa são realmente atrativos. No entanto, eles estão ao alcance apenas de quem acerta na implementação dessa prática. Assim, é necessário saber como adaptar a dinâmica do seu escritório para o ambiente digital, além de contar com um processo de adaptação preciso.
A seguir, estão destacadas as boas práticas do trabalho com digital workplace que devem se tornar realidade em sua empresa. Confira!
Capacitação das equipes
Para que seja possível usufruir dos benefícios proporcionados pela tecnologia, quase sempre é necessário um treinamento. Muitas ferramentas têm um funcionamento bastante específico, que requer a compreensão de múltiplas funções para poder realizar as atividades com o máximo de produtividade.
Portanto, reserve um tempo para que os seus times passem por um processo de capacitação. Felizmente, esse processo já pode ser integrado ao digital workplace e ser feito de maneira remota.
Ferramentas úteis e sincronizadas
O digital workplace se faz por meio do uso de ferramentas que otimizam os seus processos diários. Porém, isso somente é possível se elas permitem realizar as tarefas que as suas equipes têm de executar no dia a dia.
Além disso, a premissa básica do digital workplace é se livrar dos limites físicos do escritório, o que quer dizer que as ferramentas precisam estar sincronizadas, de modo que as suas informações estejam sempre alinhadas entre os integrantes da sua empresa.
Modernização do setor de TI
Um dos desafios da transformação digital é contar com um setor de TI modernizado e capacitado para cuidar desse processo. Esses profissionais precisam ser capazes de identificar as necessidades da sua empresa, optar pelas tecnologias certas e monitorar o uso delas dentro do contexto das suas atividades.
Essa equipe também deve ser capaz de lidar com casos emergenciais, como um servidor que sai do ar ou uma ferramenta que exibe algum tipo de erro na arquitetura digital dos seus projetos. Ter esse suporte de forma acessível permitirá manter o seu time altamente produtivo dentro do contexto do ambiente de trabalho virtual.
O digital workplace é um exemplo perfeito de como o progresso tecnológico é capaz de transformar as experiências de trabalho e, assim, proporcionar uma série de benefícios para as empresas. O uso adequado desses recursos permitirá acessar uma série de benefícios para os seus processos. Por isso, considere trazer essa transformação para o seu escritório.
Para aprender mais sobre como a tecnologia pode ajudar a sua empresa, confira, aqui no blog, como os computadores de alta performance beneficiam os negócios!
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