O número de tarefas que um time de TI tem que realizar atualmente é muito maior do que já foi antes. Com a transformação digital e novos processos digitalizados surgindo, o setor se torna ainda mais importante como centralizador de diversas operações. Nisso reside, também, a necessidade de agilidade e diminuição de tempo na execução das atividades, o que pode impactar todo o negócio.
Por isso, é fundamental atentar para o gerenciamento de tempo em TI. Essa gestão passa por diversos aspectos, como a produtividade dos membros e a disponibilidade da infraestrutura — que deve ser mantida em boas condições de qualidade e saúde.
É fundamental entender esses fatores se você se preocupa com a entrega de valor da TI ao negócio. Por isso, para saber mais sobre o assunto, acompanhe o nosso artigo e confira!
Por que gerenciar o tempo no time de TI?
A TI moderna é muito importante para as empresas. Por isso, é natural que exista uma grande concentração de atividades e responsabilidades sobre o setor. Seja entregando valor para outras áreas, seja lidando com seus próprios problemas. O gerenciamento do tempo surge então como um elemento necessário para que gestores extraiam o melhor de suas equipes.
A gestão do tempo inclui, portanto, uma otimização dos cronogramas/rotinas de cada colaborador e dos times em si, diante dos prazos e das necessidades de entrega. Inclui também obter um equilíbrio claro entre a agilidade nas operações e a precisão, a qualidade nos resultados. Assim, os processos são executados com rapidez e com garantia de consistência.
É importante frisar que o cuidado com o tempo também deve abarcar questões de controle dos equipamentos e da infraestrutura, bem como quaisquer outros fatores externos que geram impacto nos prazos. Os aparatos técnicos que compõem o setor são fundamentais para assegurar aumento da produtividade no dia a dia e o cumprimento dos prazos.
Se os equipamentos estão em boas condições e se as manutenções são administradas de forma inteligente e preventiva, é possível, por exemplo, evitar paradas operacionais e quebras nos cronogramas estipulados. Em suma, é viável evitar demoras e atrasos.
É necessário também atentar para alguns motivos que reforçam a relevância de fazer uma boa gestão do tempo. A otimização de recursos, por exemplo, é um deles. Com um período menor para chegar a soluções ou ao final dos processos típicos do setor, há menos consumo dos recursos, com menos desperdícios, inclusive. Isso significa menos desgaste deles.
Evidentemente, temos que mencionar a redução de custos e a otimização do orçamento de TI, que decorre de uma produção mais organizada e previsível. Com a gestão dos prazos e o cuidado com a infraestrutura, a administração consegue maior eficiência e menos retrabalho, o que gera atrasos prejudiciais.
Além disso, o gerenciamento do tempo gera indiretamente um benefício aos trabalhadores. Uma vez que os processos são organizados e transparentes, os membros das equipes conseguem oferecer o seu melhor e lidar com metas possíveis de serem cumpridas, sem uma pressão maior por ações emergentes e sem sobrecarga de funções.
Também há menos estresse e preocupações excessivas no ambiente. Afinal, um dos pontos desse tipo de controle é o aumento da previsibilidade sobre a TI. A infraestrutura, por exemplo, será gerenciada com visibilidade para evitar erros e aumentos descontrolados nos custos.
Como fazer um bom gerenciamento de tempo no setor?
Nesta seção, vamos a algumas dicas de como realizar um bom gerenciamento de tempo no setor de TI.
Primeiro, comece com um planejamento. É bom sempre ter uma visão ampla do que será feito, com um plano completo. Estabeleça as ações que serão executadas para agilizar o tempo de produção, os objetivos principais e as limitações existentes. A partir disso, você conseguirá traçar outras medidas.
Vale destacar a importância de classificar as atividades de acordo com o nível de urgência e prioridade. Assim, você saberá exatamente o quanto sua equipe deve se dedicar a cada processo.
No momento de organização das estratégias para redução de tempo, procure as pessoas e delegue funções. Com essa abordagem, é possível conseguir um esforço de todos para o mesmo objetivo.
Não podemos esquecer de citar o cuidado com a infraestrutura e o parque de TI. Como falamos, o parque tem uma grande influência na gestão do tempo e pode afetar bastante a forma como as operações são executadas internamente. Assim, faça inventários, cuide bem das manutenções e de seus cronogramas e realize atualizações constantes em seus ativos.
A governança de ativos e equipamentos gera um melhor aproveitamento deles, o que, por sua vez, se converte em apoio técnico para aumento da agilidade nas atividades. Da mesma forma, computadores antigos deverão ser descartados e atualizados. Ou seja, esses equipamentos estarão mais rápidos e potentes para ajudar no cumprimento dos prazos.
Por fim, é importante mencionar os indicadores. Conte sempre com algumas métricas específicas para controlar o desempenho e a velocidade dos processos. Também analise e mensure a capacidade dos seus ativos e a eficiência deles nas respostas aos usuários.
Como o outsourcing se relaciona e apoia a otimização de tempo?
Já abordamos o fator infraestrutura. Agora, vamos conectar esse assunto com uma solução possível: o outsourcing.
Outsourcing consiste em contratar profissionais externos especializados que ajudam na gestão de algumas atividades internas. Geralmente, podem ser atividades que estão fora do núcleo do negócio, bem como as que fazem parte do núcleo. O importante é que os membros externos auxiliem com expertise e livrem os membros internos de serem sobrecarregados.
No caso da gestão do tempo, é possível otimizar bastante os números. Uma equipe especializada que gerencia o seu parque, por exemplo, cuida de todas as obrigações relacionadas às condições de qualidade dos ativos, de modo que eles ofereçam o máximo de valor para a empresa.
O time contratado possui as habilidades e a capacidade de gerenciar esses equipamentos, inclusive com flexibilidade, a fim de buscar opções de aluguel e compras de novas versões. Desse modo, a companhia usufrui das tecnologias mais modernas e poderosas que existem no mercado.
Sua equipe interna fica livre para outras atividades, que não sejam as operacionais. Assim, eles conseguem maior velocidade nos processos típicos. Da mesma forma, com os equipamentos funcionando bem, devidamente atualizados e com uma gestão visível e transparente, a infraestrutura oferece agilidade para escalar a produtividade.
Sua organização não precisará lidar com paradas inesperadas ou problemas incertos, relacionados ao parque de TI, que atrasam as operações. Tudo fluirá perfeitamente para que seja possível alcançar as metas, os prazos, o aumento da lucratividade e a sustentabilidade no mercado competitivo.
Em se tratando de outsourcing, a Positivo se destaca. Trata-se de uma empresa de tecnologia com mais de 30 anos de experiência no mercado. Uma de suas expertises é a terceirização de TI, que ajuda as empresas com ofertas de equipamentos e controle da infraestrutura. A Positivo dispõe de um time técnico capaz de ajudar de acordo com a demanda.
O gerenciamento de tempo em TI é uma necessidade fundamental, visto que o setor entrega valor para outras áreas e impacta diretamente toda a empresa. Nesse sentido, a gestão dos ativos se torna imprescindível como um fator de otimização que deve ser considerado. Para isso, é preciso planejar ações de mudança, delegar funções e contratar parceiros especializados.
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