É essencial que as empresas evoluam nas diferentes etapas da transformação digital se quiserem continuar competitivas. Para isso, a área de tecnologia precisa criar e manter uma boa infraestrutura. Nesse contexto, os gestores se deparam com um dilema: gastos excessivos comprometem as finanças empresariais, enquanto a falta de investimentos impede o crescimento e o avanço da organização. Esse é o grande desafio ao elaborar o orçamento de TI.
Sua empresa também passa por esse dilema? Então, este post vai ajudá-lo. Vamos discutir o tema e falar a respeito do impacto do orçamento de TI nas finanças de uma empresa, e ainda daremos dicas de como otimizá-lo e maximizar seu investimento. Acompanhe!
O impacto das despesas com TI nas finanças de uma empresa
Muitos gestores, quando pensam na necessidade de renovar sua infraestrutura em TI, se preocupam com o impacto dessas despesas no orçamento da organização. Para nossa surpresa, a representatividade desses gastos é muito baixa.
Um estudo da FGV analisou o percentual da receita das organizações direcionadas aos investimentos em TI. O resultado apontou que, em grandes e médias empresas, esse índice corresponde a 7,6%. Em pequenos negócios, a proporção é ainda menor.
Portanto, o impacto do orçamento de TI nas finanças de uma empresa é bem inferior ao que se supõe. Em compensação, seu resultado é essencial para as companhias. Empresas que contam com um planejamento para essa área e realizam investimentos bem-direcionados se tornam menos vulneráveis a problemas pontuais que impactariam as finanças de forma negativa.
As empresas que realizam esse investimento da maneira adequada também se destacam pelo ganho de capacidade produtiva, aumento na lucratividade e conquista de diferenciais competitivos relevantes no mercado.
O papel dos recursos tecnológicos nas organizações
Vivemos em plena era da transformação digital. Até pouco tempo atrás, as empresas precisavam de tecnologia para atividades operacionais. Elas automatizavam processos no chão de fábrica e mesmo nos setores administrativos, reduzindo a burocracia e o retrabalho.
Atualmente, vivemos outro momento. Além das atividades, a tecnologia chegou ao topo das organizações: ela é estratégica. Ferramentas de Business Intelligence estão se tornando fundamentais para a análise do mercado e a tomada de decisão baseada em dados — a conhecida gestão data driven.
Portanto, se em outros tempos a TI era vista como um custo necessário para a operação de outros departamentos, hoje a situação é diferente. Esse departamento está adquirindo, embora lentamente, o status de aliado indispensável para a gestão do negócio. Seu orçamento não é mais considerado uma despesa, mas um investimento.
Fatores essenciais no orçamento de TI
Diante desse novo cenário, as organizações têm a certeza de que precisam investir em TI. Sua única questão é como otimizar esse orçamento, priorizando fatores essenciais, que em nenhuma hipótese devem ser excluídos do orçamento. Veja a seguir quais são eles.
Contratação de Provedores de Serviços Gerenciados (MSP)
Nem todas as organizações optam por essa forma de prestação de serviço, mas as que tomam essa atitude buscam a eficiência operacional e tecnológica. Uma das principais vantagens dessa contratação é a possibilidade de realizar um melhor planejamento de longo prazo.
Nessas circunstâncias, a prestação acontece mediante o pagamento de um preço fixo mensal. Os contratados garantem manutenções preventivas e avaliam a operação de TI, apontando possibilidades de intercorrências. Dessa forma, a empresa consegue se preparar para criar um ambiente focado em sua produtividade.
No entanto, é fundamental que o MSP contratado desempenhe um papel que vai além do suporte. Ele precisa ser um parceiro capaz de auxiliar a empresa estrategicamente, mostrando investimentos em TI que podem contribuir para a concretização de seus objetivos.
É comum que empresas com processos de TI menos complexos terceirizem toda a estrutura. Companhias de grande porte, por sua vez, costumam delegar parte das operações a um serviço gerenciado de TI.
Atualização tecnológica
O avanço tecnológico torna o ciclo de vida dos equipamentos cada vez mais curto. A defasagem tem um preço alto para as organizações, que perdem eficiência e, consequentemente, competitividade.
Esse processo é tão acelerado que, hoje, uma boa parte das organizações já se preocupa apenas com o investimento em hardware. Armazenamento e softwares são delegados às soluções de cloud computing, por meio de assinatura.
Embora não seja possível definir o período ideal para a troca das máquinas, o apoio de uma consultoria pode ajudá-lo a encontrar produtos com um potencial de duração maior, segundo a utilização à qual o equipamento é destinado. Isso torna a relação custo-benefício vantajosa para a empresa.
Segurança de dados
O vazamento de informações pode trazer uma série de prejuízos morais e financeiros a uma organização. Eles expõem a estrutura do negócio e seus clientes, gerando processos jurídicos, entre outras ameaças. Por isso, é fundamental investir em serviços e ferramentas que visam o aumento da segurança da informação.
Gerenciamento remoto
O avanço tecnológico possibilitou o gerenciamento remoto do TI. Com a infraestrutura necessária, os usuários podem interagir com o sistema à distância. Isso possibilita a mobilidade empresarial e também facilita a operação da equipe de tecnologia.
Com esse recurso, os profissionais de TI conseguem atuar de forma preditiva. O gerenciamento remoto permite solucionar eventuais problemas, oferecer suporte aos usuários e estabelecer uma comunicação online entre a equipe e as estações de trabalho, mesmo que fisicamente distantes.
Otimização do orçamento de TI
Depois de estabelecer prioridades, vamos abordar algumas dicas para gestores que desejam otimizar o orçamento de TI em suas organizações.
1. Planeje
A maior parte do orçamento de TI deve ser destinado a ações planejadas, avaliadas e intencionais. É preciso analisar os pontos fracos do sistema e melhorá-los por meio dos investimentos, evitando a necessidade de ações emergenciais e imprevistas.
2. Seja criterioso na escolha de fornecedores
Contrate empresas que fornecem serviços recorrentes e contínuos, caso opte por MSPs. Serviços avulsos não trazem ganho de produtividade e são opções menos econômicas.
3. Mantenha o foco na segurança dos dados
Mais uma vez, esse é um aspecto essencial para as organizações. Além dos transtornos jurídicos e prejuízos financeiros, a exposição das operações do negócio pode beneficiar os seus concorrentes.
Outro cuidado importante é a manutenção de um backup gerenciado. Ele permite a restauração de dados caso uma situação acidental ocasione a perda dos originais.
Finalmente, o orçamento de TI é um elemento-chave e estratégico para o avanço financeiro empresarial. Ao planejar de que forma vai utilizar esses recursos, a organização consegue adquirir equipamentos de alto padrão e toda a infraestrutura necessária. A consequência é a melhoria na performance do negócio e nos seus resultados.
Agora que você já sabe que as despesas com tecnologia são um investimento importante, e não uma despesa, que tal discutir como otimizar seu orçamento de TI com um especialista? Fale com um consultor da Positivo agora mesmo e descubra como maximizar os resultados dos recursos empregados nessa área. Aguardamos seu contato!
