Uma prática que toda empresa deve adotar, mas nem sempre a executa é a gestão de ativos de TI. Essa é uma forma eficiente de reduzir custos, maximizar os lucros e aumentar a produtividade da sua empresa.
No entanto, nem todo mundo conhece essa prática e a implanta no seu negócio. Se você está nesse time, chegou a hora de se atualizar.
Neste post, vamos mostrar como você pode gerenciar os ativos da sua empresa e os benefícios derivados dessa estratégia. Então, que tal saber mais? Acompanhe!
O que é gestão de ativos de TI?
Essa ferramenta também é conhecida como Software Asset Management (SAM) e consiste em um processo para decidir sobre a compra e alienação de sistemas. Abrange, ainda, estratégias de identificação e eliminação de programas pouco utilizados.
Assim, a gestão desses ativos passa pelo gerenciamento e otimização dos softwares utilizados a partir de práticas que permitem controlar as soluções tecnológicas. Essa questão é especialmente válida para as licenças de uso, por exemplo:
- controle e proteção efetivos;
- aplicação adequada dos contratos de licenciamento;
- controle de custos.
Vale a pena destacar que os ativos podem ser qualquer item que gere valor para a empresa. Podem ser classificados como tangíveis (como softwares, computadores, ferramentas de desenvolvimento e contratos) ou intangíveis (por exemplo: imagem e capital intelectual).
No caso da TI, quando os ativos não são gerenciados, a empresa desconhece o que foi adquirido e usado na cadeia de valor. Com isso, a organização fica vulnerável às práticas irregulares, por exemplo: pelo uso de sistemas sem licença.
Quais são os benefícios da gestão de ativos de TI?
Essa prática, em primeira instância, aumenta a segurança e a conformidade da empresa em relação às suas obrigações. Ao mesmo tempo, consegue prever necessidades futuras e antecipar-se a elas.
Além disso, as principais vantagens são:
Redução de custos
O gerenciamento dos ativos ajuda a diminuir diversos custos empresariais, como:
- realocação ou eliminação de licenças de softwares subutilizados;
- limitação da sobrecarga referente à gestão e ao suporte de sistemas;
- diminuição do potencial de custos de programas inesperados;
- impedimento ao pagamento de multas e indenizações devido a descumprimento do contrato.
Confira o infográfico com 10 passos para redução de custos em TI:
Diminuição dos riscos
A documentação e o controle eficaz das licenças de software evitam o descumprimento de contratos e, consequentemente, as aplicações de multas diminuem. A possibilidade de a equipe usar sistemas ilegais também é bastante reduzida.
Aumento da produtividade
O gerenciamento dos ativos proporciona mais eficácia no controle dos manuais, suporte dos sistemas e materiais de referência. Esses materiais de apoio evitam erros e aumentam a produtividade da equipe e o ganho de tempo.
A garantia de que todos usam as mesmas versões de software ainda impede o conflito de arquivos e problemas de compartilhamento. Por sua vez, há uma melhoria no fluxo de comunicação e na execução das atividades operacionais.
Redução da dependência do suporte
As licenças em dia e o uso de softwares autorizados diminuem os problemas técnicos e, por consequência, o pedido de ajuda ao suporte. A equipe de TI fica, então, disponível para ter uma atuação estratégica.
Melhoria da governança
A equipe de TI, por meio da gestão de ativos, consegue ficar em conformidade com as exigências dos órgãos públicos, evitando problemas à organização.
Aumento do diferencial competitivo
Os benefícios descritos elevam o diferencial competitivo do negócio. Com isso, a empresa passa mais transparência aos stakeholders, pode fazer um melhor planejamento dos investimentos e controlar a exposição a gastos inesperados devido a situações irregulares.
Quais as boas práticas para implementação da gestão de ativos de TI?
A empresa pode adotar diferentes estratégias para implantar a gestão de ativos. Veja a seguir as melhores práticas, que vão surtir efeitos positivos:
Organize e mapeie os ativos
O objetivo é conhecer todos os componentes da empresa e detalhar quem são os usuários, os elementos interligados e os serviços impactados em caso de falhas ou inconsistências.
Com o mapeamento você pode elaborar o Configuration Management Database (CMDB) a partir da dependência dos ativos. O intuito é ter uma visão ampla e gerencial das configurações da infraestrutura de TI.
Elabore o inventário
Esse não é o foco principal da gestão de ativos, mas é uma etapa relevante, porque a empresa consegue saber quais itens estão disponíveis e aqueles que exigem atenção. Podem ser contemplados recursos humanos, softwares, hardwares e sistemas.
O intuito é que a estrutura de TI se mantenha alinhada à estratégia empresarial e atualizada. Observe que o inventário pode ser desenvolvido a partir dos sistemas operacionais utilizados na empresa.
Com isso, você pode definir a técnica mais adequada de avaliação dos itens, por exemplo: varreduras com base nos ativos distribuídos, análises baseadas em domínios etc.
Acompanhe o ciclo de vida dos ativos
Os ativos compõem um ciclo que passa por vários estágios, que ajudam a controlar a vida útil deles. A consequência é um uso mais eficiente dos recursos.
Na alteração de estágio, o repositório central precisa ser informado e atualizado a respeito de informações, como data e hora, usuário que fez a mudança, motivo, entre outros aspectos.
Essa característica permite um controle maior dos ativos, que leva a uma decisão acertada a respeito de reparos, compra e atualizações. Assim, evita-se a chegada do fim da vida útil.
Automatize os alertas
O processo de gerir os ativos é composto por diferentes etapas e profissionais até alcançar o usuário final. O ideal é que essa cadeia contenha o mínimo de falhas possível para impactar a usabilidade dos ativos.
Como os erros podem acontecer, é necessário notificar os responsáveis para resolvê-los rapidamente. Ainda é preciso que os responsáveis sejam notificados sobre modificações na infraestrutura de TI via alertas automáticos.
A consequência é uma tomada de decisão mais rápida e que proporcione a correção de falhas antes que elas apresentem impactos negativos graves.
Capacite os profissionais envolvidos
A gestão de ativos será melhor realizada quando os profissionais forem bem capacitados. Por isso, invista no treinamento e capacitação da equipe.
A finalidade é que os profissionais conheçam as necessidades da empresa, saibam se posicionar, compreendam as tendências tecnológicas úteis e as particularidades da rotina organizacional.
Essa também é uma maneira de engajar os colaboradores e fazer com que eles sejam ferramentas fundamentais para o sucesso da organização.
Integre as informações
Esse ponto é essencial para que os dados fiquem acessíveis e possam ser melhor interpretados. A integração possibilita que a equipe avalie as respostas dos ativos para cada solicitação, o que leva à identificação de problemas e falhas.
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