A gestão de mudanças organizacionais é fundamental para a adoção bem-sucedida de novas tecnologias em uma empresa, influenciando diretamente os resultados do negócio. Aliás, as alterações e as eventuais implementações podem gerar inúmeros benefícios, como o aumento da produtividade, a melhoria da qualidade dos serviços e/ou dos produtos oferecidos, a redução de custos, entre outros.
Entretanto, o uso de novas tecnologias também pode ser um processo complexo e desafiador — especialmente se não for gerenciado de forma adequada. Inclusive, uma das principais razões pelas quais é superimportante gerenciar bem as mudanças e assegurar a utilização bem-sucedida de novas soluções envolve a resistência a tudo que é novo, bastante comum nas companhias.
Pensando nisso, o nosso post aborda pontos esclarecedores acerca do tema, como a relevância de conduzir a gestão de mudanças nas corporações, e elenca dicas voltadas a essa transição. Continue a leitura para dominar o assunto!
Qual é a importância do gerenciamento eficiente de mudanças?
De maneira geral, a gestão de mudanças em TI (Tecnologia da Informação) é importante porque pode auxiliar na minimização de riscos e garantir a continuidade dos negócios. Afinal, há que se considerar que a adoção de novas tecnologias pode trazer consigo uma série de “ameaças”, incluindo falhas técnicas, problemas de segurança e até interrupções no serviço.
Diante disso, o gerenciamento desses riscos é indispensável para assegurar a continuidade das operações e para minimizar quaisquer impactos negativos que possam afetar a companhia. A propósito, outra razão pela qual é imprescindível conduzir adequadamente a gestão de mudanças durante a implementação de novas soluções tecnológicas é que a iniciativa tende a aumentar a eficiência e a eficácia dos processos corporativos.
Via de regra, novos sistemas e dispositivos mais modernos podem trazer várias melhorias, a exemplo:
- da forma como a empresa opera;
- da eliminação de processos manuais;
- da redução da duplicação de esforços;
- do aumento da eficiência geral.
No entanto, para alcançá-los, é necessário garantir que as modificações a serem adotadas sejam gerenciadas devidamente. Dessa forma, os processos empresariais serão redefinidos, e os colaboradores receberão a formação que é exigida para trabalhar com a nova tecnologia.
Como gerenciar as mudanças no negócio?
As mudanças trazem grandes transformações para um empreendimento, mas nem sempre esses momentos são bem-vistos pelos profissionais envolvidos. Comumente, os colaboradores resistem à incorporação de novas tecnologias por medo de surgirem alterações significativas nas rotinas, por conta das incertezas relativas ao novo sistema ou simplesmente pela falta de conhecimento e/ou de habilidades para manipular a solução introduzida.
Sendo assim, se a resistência ao novo não for gerenciada adequadamente, a implementação dos recursos pode ser prejudicada, levando a uma baixa taxa de adoção e, consequentemente, à falha do projeto. Para evitar o cenário adverso, a seguir, confira algumas medidas que podem ser tomadas no intuito de aumentar a adesão dos profissionais às novas tecnologias e de facilitar a implementação de novidades.
Seja transparente
Ser transparente durante todo o processo de transição para a adoção de novas tecnologias é fundamental para garantir a adesão dos colaboradores. A prática demanda o envolvimento dos profissionais desde o início, explicando as razões para a utilização dos novos recursos, os benefícios dos quais a empresa e o quadro de pessoal desfrutarão e as implicações quanto às rotinas de trabalho.
Adotando essa postura, a tendência é de que a força de trabalho se sinta parte das decisões empresariais e mais valorizada, o que aumenta a confiança e a aceitação da mudança. Além disso, a clareza ajuda a eliminar as incertezas e a resistência à transição, permitindo que todos se sintam mais confortáveis em experimentar as novas soluções.
Inclusive, é indispensável que a conduta seja mantida ao longo de todas as etapas de implementação — desde a seleção da tecnologia até a implantação e a utilização. Ou seja, é imperativo compartilhar informações sobre os custos, os prazos, os treinamentos e outras questões relevantes.
Invista em treinamento e em capacitação
Oferecer treinamento e capacitação é uma das medidas indispensáveis para aumentar a adesão dos colaboradores às novas tecnologias e para facilitar a implementação. Afinal, para que os profissionais possam usar os novos recursos com eficácia, eles precisam dominar o seu funcionamento.
O treinamento pode ser conduzido por meio de diferentes formatos, incluindo:
- cursos presenciais;
- treinamentos online;
- vídeos instrutivos;
- workshops;
- manuais e outros recursos.
O ideal é que o processo seja personalizado para as necessidades de cada grupo de trabalhadores. Portanto, é interessante levar em consideração o nível de conhecimento e as habilidades necessárias para o emprego da nova tecnologia.
Além disso, a capacitação precisa ser contínua a fim de garantir que os colaboradores estejam sempre atualizados e prontos para lidar com as mudanças tecnológicas. Dessa forma, a empresa poderá assegurar que a solução será usada de modo eficaz e que os benefícios serão realmente aproveitados, tanto pelos funcionários quanto pela companhia.
Identifique os agentes da mudança
O reconhecimento dos agentes da mudança é uma medida decisiva para facilitar a implementação e a gestão de mudanças nas corporações. Geralmente, essas pessoas são responsáveis por liderar e cuidar da parte de adoção das novas tecnologias, bem como por promover a transformação em toda a companhia.
Ou seja, os agentes da mudança podem ser líderes de equipe, gerentes de projeto, profissionais de Tecnologia da Informação, membros do conselho ou integrantes que ocupem altas posições na empresa. Via de regra, eles são os responsáveis por:
- ajudar a definir os objetivos da mudança;
- identificar os benefícios da nova tecnologia;
- comunicar a mudança para o quadro de pessoal;
- monitorar o progresso da implementação.
A partir da sua identificação, é recomendável garantir que os agentes da mudança dominem as habilidades e os conhecimentos necessários para liderar a implementação com sucesso. Então, eles devem ser capazes de se comunicar efetivamente com todos os níveis da organização, gerenciando a resistência ao novo e motivando os funcionários a adotarem a nova tecnologia para que tudo aconteça de modo eficaz e eficiente.
Desenvolva um plano de implantação
Desenvolver um plano de implantação é a primeira etapa para assegurar a adoção bem-sucedida de novas tecnologias. Inclusive, o planejamento da medida consiste em um documento detalhado que descreve as atividades, os recursos e o cronograma de todo o processo.
A elaboração do plano de implantação deve ser baseada em uma análise cuidadosa dos requisitos da nova tecnologia, das necessidades da organização e dos objetivos da mudança. Nesse sentido, para ser bem-sucedido, é necessário haver a inclusão das seguintes etapas:
- definição de objetivos claros — estabeleça objetivos claros e mensuráveis, que devem ser alinhados com a visão estratégica da empresa, além de haver expectativas realistas em termos de prazos, resultados e benefícios esperados;
- identificação de atividades e de recursos necessários — o plano deve listar todas as atividades necessárias para implementar a nova tecnologia, bem como os recursos exigidos (pessoal, orçamento, hardware, software e outros igualmente relevantes);
- definição de responsabilidades — é fundamental atribuir responsabilidades claras para as pessoas envolvidas, como os líderes de projeto, as equipes de trabalho e outros membros do time encarregados de cada atividade específica;
- estabelecimento de um cronograma — é válido ter um cronograma detalhado e que especifique as datas de início e de término de cada atividade;
- promoção da comunicação e do treinamento — o plano deve incluir estratégias de comunicação interna e de treinamento para garantir que os trabalhadores sejam informados sobre a nova tecnologia, compreendam os seus benefícios e saibam como utilizá-la;
- garantia de monitoramento e de avaliação — são os mecanismos de monitoramento e de avaliação que viabilizarão o acompanhamento do progresso da implementação, a identificação de desafios e a percepção da necessidade de haver ajustes ao longo do tempo, o que pode incluir indicadores de desempenho, feedbacks dos usuários e análises de resultados.
Reconheça os colaboradores
Reconhecer e valorizar os colaboradores é uma etapa igualmente importante para aumentar a adesão às novas tecnologias e facilitar a sua implementação. Como dito, a mudança pode ser difícil e gerar resistência em alguns funcionários, mas é possível motivá-los e incentivá-los a adotar a nova tecnologia, reconhecendo os seus esforços e valorizando as suas contribuições.
Além disso, os profissionais são essenciais no processo de transformação e podem opinar, sugerir melhorias e participar ativamente de cada estágio. Essa participação, inclusive, aumenta o engajamento e pode ajudar a identificar possíveis problemas e soluções durante a implementação.
Avalie os resultados
Como parte do gerenciamento de mudanças, avaliar os resultados obtidos é uma etapa essencial da inserção de uma nova tecnologia. Sendo assim, é importante ressaltar que um plano de implantação é um documento vivo, que pode ser revisado e atualizado à medida que a integração dos recursos avança e novas necessidades surgem.
Um plano de implantação bem-feito tende a fornecer uma estrutura clara e direcionada para garantir que a nova tecnologia seja implementada com sucesso na organização, maximizando os benefícios e minimizando os riscos associados à mudança. Nesse contexto, a avaliação de resultados deve ser constante, até mesmo por conta de possíveis atualizações do sistema.
Assim, a análise deve ser feita com regularidade para conferir a satisfação da equipe, bem como a performance e a produtividade alcançadas com a tecnologia adotada.
Conte com fornecedores que vão facilitar a sua jornada
Como dito, o período de adoção de uma nova tecnologia pode ser bastante delicado para as empresas. Portanto, ao longo dos estágios, contar com fornecedores que possam facilitar a jornada é um dos requisitos mais importantes.
Por isso, a escolha de fornecedores é um ponto crucial. Aliás, a decisão deve ser tomada considerando marcas que têm experiência e conhecimentos específicos acerca da tecnologia em questão.
A propósito, um bom fornecedor pode oferecer suporte técnico, treinamentos específicos, consultoria especializada e outros serviços que podem ajudar a equipe da empresa a se familiarizar com a nova solução e a superar eventuais dificuldades durante a implementação. Diante disso, ao buscar uma companhia parceira, siga estes passos:
- procure referências;
- avalie a sua experiência no mercado;
- observe a sua reputação;
- entenda a sua capacidade de oferecer serviços de qualidade;
- verifique se o fornecedor mantém uma cultura de inovação;
- veja se a empresa tem comprometimento com o sucesso do cliente.
Por fim, como visto, a gestão de mudanças em TI é importante porque pode ajudar a aumentar a satisfação do cliente. Além de permitir que a empresa ofereça serviços e produtos de alta qualidade, a transição tem o intuito de melhorar a experiência geral do público. No entanto, para alcançar esses benefícios, é indispensável garantir que as transformações sejam gerenciadas de forma adequada.
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