A gestão de TI é uma área importante no contexto estratégico e operacional das empresas. Não é por acaso que muitas organizações optam por criar um setor exclusivo responsável por gerir toda a sua estrutura de recursos tecnológicos.
Hoje, a tecnologia está totalmente integrada ao dia a dia das empresas e das pessoas. Embora essa integração ocorra em diferentes níveis, é interessante que os empresários enxerguem a gestão de TI como uma ferramenta de inteligência.
O avanço na aplicação de diferentes soluções tecnológicas no âmbito empresarial aponta para a necessidade de compreender a relevância da gestão do TI, já que ela serve como mecanismo para a melhoria dos processos, redução de custos e qualificação da tomada de decisões.
Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo especial sobre gestão de Tecnologia da Informação. Além de entender o que isso significa, você conhecerá os principais conceitos, os pilares da gestão de TI, suas características e benefícios. Ao final da leitura, mostraremos como implementar boas práticas na sua empresa. Acompanhe!
O que é gestão de TI?
A gestão de TI, ou gestão de Tecnologia da Informação é um conceito que abrange as atividades de administração dos recursos de hardware e software de uma empresa.
Portanto, envolve atividades de planejamento de estrutura, controle e acompanhamento dos sistemas e equipamentos, armazenamentos de dados, checagem e controle de acessos, backups, controle de manutenções e atualizações, e todo o desenvolvimento das redes.
É importante destacar que o TI não cuida apenas dos computadores e notebooks. A área de Tecnologia da Informação é responsável por várias atividades, inclusive algumas estratégicas, como a análise de necessidades em termos de estrutura e a indicação de produtos e softwares que possam ser implementados na empresa.
O papel do TI é tão importante que ele precisa estar totalmente integrado com todos os setores de uma empresa. Dessa forma, os gestores devem implementar práticas voltadas para o alinhamento de expectativas entre as equipes, definição de obrigações e responsabilidades, além de treinamentos constantes.
A gestão de ativos de TI também atua no controle das informações que transitam pelos sistemas da empresa. Para que esse trabalho seja eficiente, é necessário que as ações estejam em sinergia com as dos demais colaboradores.
Por dentro de conceitos básicos
Antes de falar sobre os principais pilares da gestão do TI — o que vai nos auxiliar sobre o entendimento sobre o seu conceito — vamos abordar alguns termos básicos e os seus respectivos significados.
- TI: sigla para “Tecnologia da Informação”, contempla o conjunto de recursos tecnológicos usados para armazenar, gerir, tratar, recuperar e trocar dados e informações.
- Infraestrutura de TI: conjunto de componentes necessários para fornecer a base de estruturação do sistema de informação de uma empresa.
- Gestão e governança de TI: conjunto de práticas voltadas para a gestão corporativa do setor de TI, tem a finalidade de cuidar dos processos de organização, planejamento, definição de políticas, regras e ações no setor de Tecnologia da Informação.
Quais os pilares da gestão de TI?
Para colocar em prática um modelo de gestão estruturado, você pode usar como ponto de partida alguns pilares fundamentais para o início do trabalho.
Hoje, a maioria das metodologias que embasam a gestão de Tecnologia da Informação, usa como base três pilares: pessoas, ferramentas e processos. A seguir, explicamos melhor cada um deles.
Primeiro pilar: as pessoas
Provavelmente você já ouviu falar que o capital humano é um dos ativos mais importantes de qualquer negócio. Todo gestor sabe que as pessoas são agentes fundamentais para o sucesso de um negócio.
Nesse sentido, os gestores de TI devem formar uma equipe de profissionais especializados na área, atribuindo suas responsabilidades no setor e estabelecendo práticas e comportamentos esperados.
O número de profissionais vinculados ao TI varia conforme as necessidades de cada organização. Ao estruturar um sistema de gestão próprio para o setor é importante ter clareza com relação às pessoas que atuam nele e suas respectivas funções.
Segundo pilar: as ferramentas
O segundo pilar da gestão são as ferramentas. Elas contemplam as máquinas, equipamentos e softwares que estão sob responsabilidade do setor de TI.
E aqui, vale destacar que em algumas empresas, a maior parte dos ativos imobilizados é composta justamente por equipamentos geridos pelo setor.
Especificamente no âmbito da gestão, é necessário reunir todas as informações a respeito desses ativos, estruturando uma política de controle, planejamento de manutenções e eventuais substituições.
Terceiro pilar: os processos
Por fim, o terceiro pilar, que tem a função de reunir e organizar as atividades, contemplando os processos sob responsabilidade do setor. Afinal, não adianta o TI contar com excelentes profissionais e ótimas ferramentas de trabalho, se não houver uma estruturação adequada dos seus processos.
Sendo assim, considerando as informações apresentadas neste contexto, a gestão de TI atua padronizando processos envolvendo o setor e garantindo boas práticas na utilização das tecnologias.
Antes de montar um planejamento estratégico de TI é importante que a empresa tenha clareza com relação aos três pilares mencionados, estruturando um setor que atue de maneira organizada, com suporte de bons profissionais e de equipamentos adequados às suas necessidades.
Quais os benefícios da gestão de TI para as empresas?
Implementar a gestão de projetos de TI traz uma série de benefícios para as empresas. Independentemente do porte do seu negócio, vale a pena considerar o uso dessas práticas na sua rotina.
Embora o setor desempenhe um papel relevante dentro dos negócios, ainda é comum encontrar organizações que têm dúvidas a respeito da real necessidade de investimento no setor.
Para compreender melhor os benefícios trazidos, tanto em termos financeiros quanto em aspectos comuns do dia a dia, elencamos as maiores vantagens que uma gestão estruturada pode trazer para a empresa. Confira!
Redução de custos
O setor financeiro desempenha um papel crucial no sucesso de qualquer negócio. Por isso, as empresas sempre estão buscando estratégias e mecanismos que favoreçam o ganho competitivo e desempenho econômico.
O que muitas não se dão conta é que a gestão financeira pode se beneficiar com a gestão de TI. Embora exista um custo inicial para estruturação e mudança em alguns processos, um investimento nessa área costuma representar ganhos expressivos no médio e longo prazo.
A gestão de TI evita custos necessários com manutenções corretivas, minimiza a ocorrência de indisponibilidade de equipamentos, favorece o ganho em eficiência durante o trabalho e reduz despesas e perdas excessivas, apenas para citar alguns exemplos.
Quando a empresa tem um setor organizado e bem-planejado, os efeitos financeiros são uma consequência natural. Com o uso dos equipamentos certos e controle do seu funcionamento fica mais fácil identificar problemas e adotar medidas de mitigação de danos.
O gasto com TI não deve ser visto pelos gestores como uma despesa, mas, sim, como um investimento essencial para garantir suas operações.
Otimização dos processos
Um dos grandes benefícios da tecnologia é a sua capacidade de favorecer a otimização dos processos. Empresas que investem na gestão de TI conseguem criar um ambiente mais favorável para que essa otimização aconteça.
Os efeitos são sentidos por todos os setores do negócio que conseguem acessar informações mais rapidamente, identificar problemas, gerar economia de tempo e de recursos.
Aumento da produtividade
Você já parou para analisar como está a produtividade no seu negócio? A tecnologia, quando aplicada de forma inteligente, é uma grande aliada das suas operações.
Os seus colaboradores têm acesso facilitado às informações? Os computadores e notebooks são eficientes a ponto de facilitar as tarefas diárias? Quanto tempo poderia ser economizado se a estrutura de TI fosse modernizada?
Ao implementar ferramentas e processos que tornam a rotina dos diferentes setores do negócio mais ágeis, a gestão de TI contribui para o ganho em produtividade.
Aumento da segurança
A segurança de dados é um assunto que desperta o interesse e preocupação nas empresas. Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados, a organização deve redobrar o cuidado com o armazenamento e tratamento de dados.
Em uma empresa, lidar com informações faz parte das atividades diárias, isso se aplica tanto para os processos internos e uso de dados de colaboradores quanto para o uso de dados pessoais de clientes e fornecedores.
O vazamento de informações privadas pode causar graves prejuízos para o negócio. E é justamente neste ponto que a gestão de TI desempenha um papel crucial. O setor é responsável por implementar e orientar os colaboradores com relação à adoção de boas práticas de segurança da informação.
Melhora no atendimento ao cliente
Quantas vezes você já perdeu um cliente porque demorou para retornar um e-mail ou esqueceu de apresentar um orçamento no prazo? Essas situações são mais comuns do que você imagina, mas a boa notícia é que elas podem ser evitadas com o uso de tecnologia.
O uso de um software como o CRM, por exemplo, pode contribuir para a melhoria dos processos de atendimento e gestão de clientes. As empresas que têm um setor de TI estruturado se beneficiam com recomendações de softwares e tecnologias que possam agregar valor e desempenho a diferentes setores do negócio.
Qualificação da gestão de uma maneira geral
A gestão TI promove mudanças que impactam em toda a empresa, por isso, podemos destacar como uma vantagem que favorece a gestão do negócio como um todo. Se você já está na área de gestão, sabe a importância de administrar informações, organizar processos, acompanhar indicadores e estabelecer práticas de otimização.
Com a gestão de TI, a empresa consegue entender quais seus pontos fortes e fracos em termos de acesso à informação e produtividade. Uma estrutura de TI bem pensada é sinônimo de redução de custos e qualificação das atividades integralmente.
Por isso, independentemente do tamanho do seu negócio ou tipo de mercado em que você atua, estabelecer boas práticas de gestão de TI pode fazer toda a diferença. Revise seus equipamentos, monte uma estrutura moderna e crie um ambiente favorável para a qualificação e expansão das suas operações.
Como realizar uma boa gestão de TI tanto no âmbito privado quanto público?
Embora a gestão de TI no serviço público tenha algumas particularidades, a gestão de TI segue uma linha que pode ser aplicada tanto nas instituições públicas quanto nas instituições privadas.
O ponto de partida para a implementação dessa gestão deve partir da análise das necessidades de cada empresa. Avaliar as demandas, entender os comportamentos e a cultura organizacional permite estruturar um modelo que faça sentido para o negócio.
Somado a isso, algumas iniciativas podem auxiliar na construção do seu modelo de gestão de TI. A seguir, listamos algumas dicas:
- defina quem são os colaboradores responsáveis pelo setor TI, estabelecendo as responsabilidades e atribuições de cada um;
- estabeleça quem será o gestor de TI que ocupará o papel de liderança no setor;
- montando um organograma de responsabilidades;
- reveja toda a estrutura de TI atual, analisando máquinas e softwares individualmente;
- faça um levantamento de todo o inventário de TI;
- estabeleça uma lista de prioridades de ações e melhorias que devem ser implementadas — estabeleça metas e os respectivos prazos para cada tarefa;
- padronize os processos do setor;
- colha feedbacks dos colaboradores com reclamações e sugestões voltadas para o uso das tecnologias;
- busque fornecedores da área de tecnologia que estejam alinhados com os princípios do seu negócio;
- invista na otimização de recursos com foco na redução do impacto ambiental;
- utilize indicadores de TI, analisando os KPIs de tecnologia relevantes para a análise da gestão e resultados;
- acompanhe as tendências, notícias, informações e novidades do setor.
Como você pode ver, uma boa gestão de TI depende de uma série de iniciativas. Para alcançar resultados eficientes é necessário primeiro conhecer a sua empresa, entender as necessidades e particularidades do negócio, avaliando a estrutura atual.
O suporte de empresas especializadas na área de tecnologia pode fazer toda a diferença, especialmente na escolha de equipamentos e serviços de manutenção. Dê preferência para marcas que oferecem atendimento empresarial e suporte corporativo.
Este artigo sobre gestão de TI foi útil? Que tal começar a implementar ações de gerenciamento de tecnologia de informação na sua empresa? Conte com o suporte de quem conhece o assunto. Saiba mais sobre os diferenciais e conheça os produtos da Positivo!