Quando a empresa começa a crescer, surgem novas necessidades em planejamento e gestão, sendo a primeira delas, o gerenciamento de recursos e infraestrutura de Telecom. Afinal, serviços de telecomunicações mal administrados podem comprometer dramaticamente a saúde financeira de sua empresa.
Monitoramento eletrônico do consumo de banda, análise automática do cumprimento dos SLAs dos provedores de serviços de link dedicado, auditorias de faturas, estabelecimento de limite de consumo de acordo com o perfil de usuário: a sua empresa faz tudo isso? Como é feita a gestão Telecom em seu negócio? Não é feita de forma sistemática?
A aparente facilidade na contratação de pacotes de serviços de voz e dados faz com que muitas companhias acumulem aquisições desnecessárias ou redundantes. Uma política estratégica em gestão de Telecom poderia enxugar custos de forma significativa, além de aprimorar a disponibilidade de internet e dar mais agilidade aos processos da empresa.
Quer aprender a fazer uma gestão de dados inteligente para dar mais eficiência a sua infraestrutura de telecomunicações? Então, acompanhe!
Qual a infraestrutura ideal em Telecom?
A infraestrutura ideal de telecomunicações é aquela que está em perfeito alinhamento com as necessidades da empresa, que é escalável e, sobretudo, que tem custos de implementação e manutenção baixos. Parece até que estamos definindo o modelo IaaS — Infraestrutura como Serviço —, certo?
Pois bem, muitas empresas têm conseguido reduzir os seus custos em Gestão Telecom alinhado à melhora na qualidade dos serviços de dados por meio da adesão ao que se chama de Business Process Outsourcing (BPO). Trata-se, para fins didáticos, da contratação de parceiros especialistas em Telecom para prestar serviços e oferecer a infraestrutura que você precisa, no caso, terceirização. E o melhor, você paga apenas o que usa.
O grande segredo aqui é ter ciência de que, atualmente, existem inúmeros provedores de soluções integradas de TI e Telecom, o que assegura a sua organização a possibilidade de contar com infraestrutura completa de Data Center, cloud computing, serviços de transmissão de voz e dados, vídeo e internet, tudo com a contratação de um único fornecedor.
Usando essa forma de terceirização, fica mais fácil para avaliar os SLAs, gerir faturas e integrar tecnologias. Como esses provedores costumam trabalhar no modelo IaaS, há de se ressaltar também a imensa economia de custos com equipamentos de rede e ativos de hardware.
A infraestrutura ideal em Telecom deve ser precisa e enxuta, exatamente o que você pode ter se encontrar um bom parceiro para implementar o BPO na área de voz e dados.
O que deve ser feito antes de pensar em BPO?
Se sua empresa não possui um adequado controle de consumo de serviços de telefonia, não sabe se o pacote de internet contratado está efetivamente sendo prestado, tampouco quais os percentuais anuais de downtime (indisponibilidade), não há ainda como se falar em BPO. Primeiramente, é preciso ampliar o seu nível de consciência de indicadores na gestão Telecom, diagnosticar os falhas de eficiência, elaborar um plano de metas e só então pensar de forma mais concreta no outsourcing.
Algumas ações que a sua companhia deve adotar:
Mapeamento de custos
Comece esse redesenho estrutural fazendo um mapeamento completo de seus custos com telecomunicações e internet. Reúna todas as suas faturas, crie uma equipe multidepartamental para analisar contratos e pagamentos. Devem estar presentes nesse time, sobretudo, gestores de TI, além de colaboradores da área jurídica, comercial, financeira, compliance e de gestão estratégica.
Investigar nas questões citadas, provavelmente, culminará na consciência de que há contratos que precisam ser renegociados; de que alguns valores não batem com o serviço oferecido, há a necessidade de uma auditoria, por exemplo, bem como que existem serviços contratados que poderiam ser cancelados.
Inventário dos equipamentos e avaliação do ROI
Em seguida, deve ser feito um inventário completo de sua infraestrutura de rede, ativos de hardware, bem como a avaliação do TCO — Total Cost of Ownership ou, em português, Custo Total de Propriedade. Esse é o ponto de partida para mensurar o retorno sobre todo o investimento realizado.
Por exemplo, imagine que a sua empresa tenha episódios frequentes de indisponibilidade em sua rede, totalizando 50 horas/ano. Se você tem uma equipe de 100 funcionários, cada um com salário/hora de R$ 20,00, você desperdiça R$ 100 mil anualmente, apenas com o salário/hora total em que os seus colaboradores ficam offline.
Supondo que você tenha ainda financiado sua infraestrutura de data center, switches, equipamentos de videoconferência, entre outros, será que todo esse investimento está valendo a pena?
Implementação de um sistema de gestão Telecom
Responda rápido: você entraria em uma aeronave desprovida de instrumentos de voo como altímetro, indicadores de velocidade e de direção, confiando apenas na experiência do piloto? Provavelmente não, e a razão é que sem indicadores, as chances de sucesso são mínimas.
Na gestão Telecom, a questão é a mesma. Você precisa de um sistema que faça controle do consumo de banda, registro das ligações telefônicas, vencimento de faturas, mapeamento do desempenho de equipamentos, além de emissão de relatórios com os gastos por faixa de horário, por departamento e por funcionário, ou seja, automatização dos dados de coleta.
Informações otimizadas como essas facilitam a tomada de decisões estratégicas como a de que seria mais interessante recorrer ao BPO na gestão de Telecom de sua companhia.
Formulação de políticas de uso/controles
Esse item envolve tanto a formalização de documentos que orientem os seus funcionários sobre o uso dos serviços de telefonia e internet, voz e dados, quanto a implementação de controles automáticos, como tarifadores ou sistemas de Telecom Expense Management (TEM).
Vale lembrar, inclusive, que estes últimos são mais completos no controle de todo o ciclo de telecomunicações e, portanto, mais adequados em uma era em que a mobilidade impulsiona novas formas de trabalho, como BYOD.
De fato, uma vez que o acesso à internet é cada vez mais móvel, é preciso que a gestão Telecom acompanhe também essas mudanças, com soluções de monitoramento de dispositivos, controle de dados para análise de indicadores, auditorias eletrônicas, entre outras medidas.
Como você pode perceber, as soluções em gestão de telecomunicações não estão contidas em uma ação imediata, do estilo “plug and play”, mas são parte de um conjunto de redesenhos de processos que tornarão a sua empresa mais flexível, mais ágil e mais segura.
Agora que você já conheceu um pouco mais sobre a importância e as etapas para fazer uma gestão Telecom de excelência, assine a nossa newsletter e receba em seu e-mail dicas e conteúdos exclusivos sobre tecnologia!
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2 thoughts on “Gestão telecom: existe uma infraestrutura ideal?”
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