Além de aumentar a produtividade da equipe e otimizar a gestão, a aquisição de equipamentos e ferramentas tecnológicas capazes de aprimorar a qualidade do serviço oferecido é fundamental para que as empresas possam manter alto grau de competitividade.
Assim, profissionais de TI devem constantemente procurar formas de investir em tecnologia para entregar as melhores soluções para suas organizações. Uma alternativa cada vez mais evidente no mercado é a locação de equipamentos.
Essa é uma opção para empresas que querem manter sua infraestrutura sempre atualizada em relação às inovações do mercado de tecnologia, mas sem alto comprometimento de gastos, como normalmente acontece na compra dos equipamentos.
Neste artigo, explicaremos como é possível realizar a locação de equipamentos de TI e suas diversas vantagens. Acompanhe!
Por que fazer a locação de equipamentos em TI?
Um dos papéis de uma TI estratégica é representar uma vantagem competitiva em vez de uma “fonte” de gastos. Isso é possível somente quando os recursos são direcionados para uma gestão eficiente, e a definição de políticas e arquiteturas tecnológicas cria padrões que diminuem os custos e os riscos.
Essa visão está diretamente ligada às tendências de tecnologia para os próximos anos. Segundo o Gartner, 40% das equipes de TI serão versáteis em 2021, ocupando vários papéis — alguns mais alinhados às áreas de negócios, e não de tecnologia.
Contudo, muitas vezes a preocupação com inovações tecnológicas pode esbarrar em alguma legislação, e é de suma importância que as empresas se mantenham atentas à compliance em TI.
A ideia é garantir que a empresa cumpra os regulamentos, leis e normas por meio da adoção de melhores práticas, inovando processos e infraestrutura e evitando o risco de receber multas e sanções.
Nesse sentido, a locação de equipamentos tem se consolidado como uma das alternativas para que os gestores de TI consigam aliar eficiência em gestão de recursos e cumprimento de regulamentações contábeis.
Em vez de destinar investimentos à compra de desktops, notebooks, tablets ou All in Ones, as empresas passam a alugar esses equipamentos. Assim, mantêm seus parques tecnológicos com as opções mais modernas do mercado, sem os mesmos gastos que teriam no caso de compra.
Continue a leitura e entenda mais sobre essas e outras vantagens de locar equipamentos.
Quais são as vantagens de locar equipamentos de TI?
Organizações que optam pela locação de equipamentos de TI podem desfrutar de uma série de benefícios. As grandes vantagens desse tipo de operação passam pela redução dos investimentos iniciais e maior controle contábil, com diminuição de impostos e também do chamado TCO (ou custo total de propriedade) — despesas com os equipamentos, considerando a sua obsolescência e o gasto financeiro do capital investido.
Atualização tecnológica e diminuição de gastos com obsolescência
Ao optar pela locação, as empresas podem se manter constantemente atualizadas às últimas soluções disponíveis no mercado. Os contratos podem ter cláusulas específicas sobre obsolescência e depreciação, mas é comum que haja o acordo para a renovação de máquinas a cada 3 anos.
Além de manter as empresas atualizadas tecnologicamente, essa alternativa é fundamental para amenizar os custos gerados pela obsolescência e descarte de equipamentos.
Quando compram as máquinas, as organizações devem calcular gastos relativos ao descarte ao fim do ciclo de vida desses produtos e incluir as despesas na análise do custo total de propriedade (TCO). Essa preocupação se torna dispensável com locações que preveem a renovação das máquinas e a devolução dos equipamentos que venham a se tornar obsoletos.
Controle contábil e dedução de Imposto de Renda
Um grande impacto gerado por esse tipo de operação é a mudança no formato de contratar e adquirir produtos, o que, consequentemente, afeta as categorias de despesas empresariais. Uma vez que optam pela locação, as companhias deixam o modelo CAPEX para utilizar o modelo OPEX. E essa mudança tem grande impacto contábil.
Ao adquirir uma máquina, a empresa deve contabilizar o valor pago pelo equipamento como um investimento em ativo. Dessa forma, é necessário pagar Imposto de Renda sobre essa operação.
Em contrapartida, quando as empresas de Lucro Real optam por locação, elas podem lançar essa operação como uma despesa mensal. Ou seja, essa organização pode contabilizar os pagamentos mensais como uma despesa operacional dedutível do Imposto de Renda.
No aspecto contábil, há ainda o benefício de a locação não impactar a linha de crédito da organização, como aconteceria no leasing financeiro ou se houvesse a necessidade de realizar um financiamento.
Mais recursos para projetos estratégicos
A busca por manter as empresas tecnologicamente atualizadas às soluções mais recentes do mercado tende a demandar um alto investimento inicial, afetando o fluxo de caixa dessas organizações.
Na medida em que optam pelo aluguel das máquinas, as empresas podem transferir parte dos recursos que seriam destinados à aquisição de equipamentos para outros projetos estratégicos de TI.
Dessa forma, o setor será capaz de gerar valor para a organização e comprová-lo por meio de resultados, trabalhando em sinergia com as outras áreas do negócio a fim de gerar oportunidades e estruturar o caminho para um fluxo de trabalho melhor. Esse é um dos desafios do CIO do futuro.
Soluções aliadas ao contrato de locação
Acompanhando o contrato de locação, há um conjunto de soluções disponíveis. A empresa que aluga as máquinas pode contar, inclusive, com um atendimento que assegura a manutenção desses computadores.
Assim, quando um equipamento alugado apresenta defeitos, é possível recorrer ao fornecedor para a correção do problema — dentro de um prazo máximo, definido em contrato.
Os fornecedores dos equipamentos de TI também costumam oferecer o aluguel do software junto com a máquina. Nesse caso, a organização que opta pela locação dispensa a necessidade de comprar softwares ou contratar, separadamente, fornecedores do modelo SaaS (Software as a Service).
Dessa forma, o aluguel de equipamentos de TI permite que as empresas tenham acesso às mais eficientes formas de gestão tecnológica, com otimização de gastos e o devido controle contábil.
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