CAPEX e OPEX: o que são, suas diferenças e por que você precisa saber!

Em reuniões corporativas, é muito comum ouvir duas siglas: CAPEX e OPEX. Muitas pessoas sabem o significado dos termos, mas nem sempre compreendem quais são os seus conceitos e aplicações.

Basicamente, compreendem maneiras de contratar e adquirir produtos e serviços, consistindo em categorias de despesas empresariais. Por isso, são ideias fundamentais para o controle e monitoramento dos gastos, a fim de que as finanças corporativas sejam mantidas em dia.

No entanto, é preciso ir além no entendimento do que são esses conceitos, quais são a suas diferenças e por que são necessários ao negócio. Por isso, criamos este post. Além desses pontos, mostraremos como calcular esses índices e a metodologia mais adequada para a sua empresa.

Então, que tal saber mais? Acompanhe!

O que são CAPEX e OPEX?

A explicação sobre esses dois conceitos é bastante simples, mas é preciso compreendê-las muito bem para não haver confusão. Veja a definição de cada um deles a seguir:

CAPEX

O capital expenditure, ou despesas de capital, representa investimentos ou desembolsos em bens de capital, que são aqueles utilizados na produção de outros itens, como equipamentos, materiais de construção, entre outros. Em outras palavras, são os fundos usados para a aquisição de elementos que ajudarão a ampliar a capacidade da empresa de gerar lucro.

Em termos mais simples, está relacionado à compra de um bem. Por isso, as suas despesas são usadas para a aquisição desse tipo de item ou serviços físicos, por exemplo, um hardware. Observe que as despesas de capital também abrangem serviços.

Assim, os ativos comprados podem se referir a uma nova aquisição ou um item que eleva a produtividade de um setor ou equipamento. No entanto, é preciso atentar ao fato de que o segmento em que o negócio está inserido influencia o capital expenditure.

Afinal, se o bem tem vida útil maior que o ano fiscal, a capitalização das despesas deve ser feita a partir da amortização — em caso de propriedades intelectuais — ou depreciação — para bens tangíveis. O propósito é repartir o custo do elemento sobre a vida útil indicada pelos regulamentos fiscais. Outra questão relevante é que, no caso da análise de investimentos em projetos, esse índice é a base para o cálculo do retorno (ROI).

OPEX

O operational expenditure se refere às despesas operacionais, que são pagamentos relativos à atividade de gestão empresarial e venda de produtos e serviços. É o caso, por exemplo, de uma companhia que compraria um computador, mas altera para um serviço que entrega a máquina e ainda faz o monitoramento, capacitação dos colaboradores e atualização do sistema.

Portanto, é como um “aluguel” de bens e prestação de serviços. Os seus custos se relacionam à manutenção de equipamentos, ao gasto de consumíveis e mais despesas operacionais. Isso significa que esse tipo de desembolso é realizado cotidianamente e envolve também os serviços terceirizados.

Um exemplo bem claro de operational expenditure são as assinaturas de músicas online, nos quais o usuário paga um valor por mês e tem acesso a uma biblioteca com diferentes canções. O serviço continua ativo enquanto o pagamento é feito, sendo interrompido em sua ausência.

Vale a pena destacar que as despesas operacionais são dedutíveis de impostos no mesmo ano de sua realização. Além disso, é importante fazer um bom gerenciamento desses gastos para tentar reduzi-las sem haver prejuízos à qualidade e ao nível de produção.

Entre os exemplos de desembolsos relacionados a essa categoria estão:

• manutenção e reparos;
• taxas de licença;
• publicidade;
• honorários de advogados;
• despesas de escritório;
• seguro;
• taxas e administração sobre a propriedade;
• gastos com veículos, viagens, locações, matérias-primas e folha de pagamento.

Diferenças entre CAPEX, OPEX e TCO

O custo total de propriedade (total cost of ownership) é um método de comparação de custos diretos e indiretos ao longo do tempo. Ele faz uma avaliação desses gastos e identifica o valor real do item e do que é necessário para a manutenção do seu funcionamento.

Devido ao seu conceito, o TCO, muitas vezes, se confunde com o capital e o operational expenditure. Para ficar mais claro, veja o seguinte exemplo: você tem uma empresa de eventos e muitos lugares não contam com a energia elétrica necessária, o que exige um gerador. A compra desse item é uma despesa de capital.

No entanto, o gerador consumirá mão de obra para a sua operação, peças de manutenção, lubrificantes, combustível e transporte até o local. Nesse caso, temos o TCO, que é a quantia desembolsada para que o equipamento funcione. Por fim, o operational expenditure existe quando você opta por alugar o item.

Como calcular cada índice?

A contabilização do capital e do operational expenditure variam. As regras para o cálculo são:

CAPEX

O primeiro passo é analisar as modificações ocorridas anualmente nos ativos. Por exemplo: se o balanço patrimonial da sua empresa identificou R$ 1 milhão em ativos em 2016 e R$ 2 milhões no ano seguinte, a alteração foi de R$ 1 milhão.

Da mesma forma devem ser contabilizadas as mudanças nos passivos, considerando o período de 1 ano. Novamente, o balanço patrimonial é utilizado para esse cálculo. Se apresentar R$ 500 mil em 2016 e R$ 1 milhão em 2017, a modificação foi de R$ 500 mil.

Em seguida, basta subtrair a mudança ano a ano para chegar ao capital expenditure propriamente dito. Em uma fórmula simples, temos que: CAPEX = variação dos ativos — variação dos passivos. Esse cálculo é relevante porque se refere a um custo de investimento que aumenta a possibilidade de a empresa gerar lucro.

OPEX

Esse cálculo é mais simples, porque consiste na soma das despesas operacionais em determinado período de tempo, geralmente, 1 ano. Por sua característica, essa contabilização se torna uma alternativa para a empresa alcançar a redução de custos e aumento da produtividade.

Entre os pontos positivos dessa análise estão:

• manutenção do valor em caixa com o consequente uso do orçamento para outra finalidade, sem a necessidade de descapitalização;
• aumento da flexibilidade de custo;
• diminuição da necessidade de financiamento, já que elas são diluídas com o passar do tempo.

Tenha em mente que a contratação do operational expenditure tem como finalidade a realização de uma forma de pagamento diferenciada a respeito dos serviços agregados. Além disso, esse ato deve contar com a garantia de que a empresa possui todos os recursos necessários, inclusive monitoramento, assistência técnica e implantação.

Cálculo da diferença

Uma situação comum é que a companhia tenha que calcular a diferença entre os dois índices. Nesse caso, é preciso cuidar para não incorrer em um erro comum: o de multiplicar a quantia mensal desembolsada pelo serviço e compará-la ao valor do equipamento.

Nesse cálculo são ignorados os custos indiretos, que interferem consideravelmente na operação. Assim, ao realizar um investimento inicial de alto valor com a finalidade de crescer em médio prazo, deve-se considerar que a receita só surgirá um longo tempo após a despesa. Com isso, a companhia precisará lidar, muitas vezes, com o fluxo de caixa.

Perceba que em uma situação como essa, a infraestrutura é desenvolvida com base em uma perspectiva de crescimento. Desse modo, a organização ainda possui uma capacidade ociosa até alcançar o que espera. Por exemplo: a companhia realizou um investimento com hardware e, consequentemente, energia. O retorno será de longo prazo, por isso, é necessário fazer uma estimativa que tende a variar de acordo com diferentes fatores.

Em relação à TI, ainda é preciso considerar que o período médio de depreciação dos equipamentos varia de 3 a 5 anos. Nesse intervalo de tempo é preciso gastar com a renovação de licenças, expansão da atualização, possibilidade de descontinuação da tecnologia e pré-requisitos para a segurança dos equipamentos. Por isso, é necessário contabilizar a mão de obra de analistas, técnicos e equipe de suporte.

CAPEX vs. OPEX: qual a diferença na prática?

Neste artigo já apresentamos os dois conceitos e a diferença entre eles. No entanto, na prática pode ser um pouco mais confuso. Por isso, elaboramos o seguinte exemplo: imagine que a sua empresa tem um projeto bem desenhado e com boa expectativa de retorno. O prazo de duração é de 12 meses.

O principal custo desse projeto é referente à mão de obra e à manutenção das máquinas, que são despesas operacionais. No entanto, para iniciá-lo, foi necessário adquirir uma nova sala e mais equipamentos para os colaboradores contratados. Essas são despesas de capital e, por isso, são fixas e impactam imediatamente a parte financeira.

Já os gastos de operational expenditure são variáveis, porque é impossível saber quando será necessário fazer a manutenção de um equipamento ou o reparo da sala. Fica evidente, então, que as despesas operacionais são continuamente geridas e apresentam um componente inconstante.

Para compreender melhor, é preciso analisar cada aspecto separadamente:

OPEX

Esse índice pode trazer economia de capital para a organização, principalmente porque é possível fazer a dedutibilidade tributária do gasto. É o caso dos serviços terceirizados. Por exemplo: será necessário adquirir novos computadores para um determinado projeto. O custo da compra das máquinas é de R$ 45 mil. No entanto, é possível locar os equipamentos a um preço reduzido e que contempla manutenção.

Esse valor é inserido no balancete da empresa como custo ou despesa? No segundo caso é dedutível da apuração do lucro real, o que reduz o total de impostos pagos e ajuda a manter a saúde financeira da empresa.

Outra questão relevante é que todos os itens adquiridos para o seu negócio depreciam, mas isso não acontece com o operational expenditure, porque os produtos são renovados assim que o contrato é finalizado. Afinal, é um serviço terceirizado e que desconsidera os custos com defasagem tecnológica.

A vantagem é que a sua empresa mantém o seu capital e o montante pode ser utilizado para outra finalidade. Por outro lado, os contratos costumam ser de longo prazo, o que exige mais planejamento.

CAPEX

Nesse caso, o investimento é empregado nas operações empresariais. A depreciação acontece de acordo com a previsão da duração. Os recursos são mais significativos e podem descapitalizar — pelo menos parcialmente — a empresa, o que significa que outros desembolsos poderão ser prejudicados.

Isso porque a empresa precisará adquirir o equipamento e ainda tomar conta da manutenção e mão de obra. O benefício para a empresa é que se torna possível comprar ou aprimorar os ativos imobilizados, ou seja, os bens tangíveis exigidos para o funcionamento organizacional. Além disso, a vida útil dos itens ultrapassa o exercício em que o investimento ou a compra ocorreu.

Perceba que o ativo imobilizado representa o efetivo do patrimônio da empresa. Esses itens são analisados para a definição do valor de mercado da companhia. Portanto, o capital expenditure traz mais representatividade para a organização e, com isso, ela pode elevar o seu market share por se destacar da concorrência.

Qual metodologia você deve escolher?

Essa é uma pergunta difícil de ser respondida, porque requer a consideração do cenário atual da empresa e as peculiaridades do projeto. É necessário adequar e conhecer os gastos da empresa a partir de um conhecimento aprofundado dos desembolsos com capital.

Uma situação muito comum é que as empresas são limitadas em relação ao total de capital expenditure a que podem ter acesso, seja por credores privados, seja pelo mercado. A restrição desse tipo de investimento ocorre principalmente quando há crise financeira no mercado.

Assim, as organizações costumam direcionar os investimentos para atividades que gerem receita. Por isso, tende a haver uma preferência maior pelo aluguel ou outsourcing ao invés da compra, porque essa é uma maneira de evitar a imobilização de capital.

Um exemplo simples dessa situação é a adoção do formato Infrastructure as a Service (IaaS). Nesse modelo, toda a infraestrutura do negócio é inserida na nuvem híbrida — ou na comum, mas a primeira é mais segura — e os recursos são pagos totalmente como serviço, não como produto.

Uma das transformações proporcionadas por esse modelo é a eliminação de servidores locais, que passam a ser operados na nuvem. Os benefícios dessa prática são maior escalabilidade, facilidade de manutenção, redução de gastos, e aumento da portabilidade e da flexibilidade. Também é importante observar que no IaaS as despesas de capital se transformam em operacionais, porque se referem aos serviços na nuvem.

Assim, fica evidente que as diferenças entre capital e operational expenditure são muitas. Por isso, a escolha para o seu negócio deve recair a partir da avaliação de como cada despesa se enquadra nos objetivos e metas de crescimento projetadas para a companhia.

Para facilitar a sua análise, vale a pena atentar a 3 pontos indispensáveis para a sua escolha:

• capacidade de executar o projeto com/sem investimento imobilizado, a fim de definir se é possível usar serviços de terceiros ou se é obrigatório realizar investimentos;
• projeção de custos, receitas e despesas do projeto, inclusive impostos e gastos para fabricação, compra ou prestação de serviços e despesas operacionais. O intuito é avaliar a capacidade de geração de lucro por meio do confronto entre esses itens;
• previsão do prazo de duração do investimento realizado. Nesse momento, vale a pena questionar qual é a meta organizacional da empresa, porque a receita pode surgir muito tempo após a despesa e isso requer um cuidado maior com o fluxo de caixa.

Esses 3 pontos ficam interligados quando você faz a avaliação a partir dos dados de custos e receitas, bem como de suas projeções. Desse modo, consegue-se quantificar o Valor Presente Líquido (VPL) e a Taxa Interna de Retorno (TIR) tanto do capital quanto do operational expenditure.

Por fim, é preciso considerar o payback (tempo de retorno do investimento) de cada uma das alternativas. De modo geral, as vantagens de optar pelas despesas operacionais são a aplicação total do dinheiro nas operações da empresa e a consequente elevação do valor de mercado. Por outro lado, há mais encargos financeiros e custo de oportunidade do capital investido, que tende a requisitar um retorno rápido, apesar de isso nem sempre ser possível.

Já com o operational expenditure inexiste investimento, mas há desembolsos. O lado positivo é que a empresa economiza, porque paga somente pelo tempo que usar o item e ainda existe a dedução das despesas. O negativo é que essa prática pode ocasionar uma elevação dos gastos que poderia ser quitado pela aquisição do produto ou serviço com o passar do tempo.

Resumindo, os fatores que devem ser considerados na sua escolha são:

• fluxo de caixa;
• custos operacionais, de oportunidade e financeiro;
• economia fiscal;
• vínculos contratuais;
• ciclo de vida do projeto.

Para isso, é recomendado fazer uma avaliação da estrutura de capital, exigências do mercado para cada tipo de organização, endividamento, risco do empreendimento, imobilização de capital, situação tributária e relacionamento com os fornecedores. Na prática, os impactos das modalidades ocorrem em relação a:

• patrimônio: o capital expenditure imobiliza os ativos e o operational os reconhece durante o projeto;
• fluxo de caixa: as despesas de capital apresentam saída significativa e pode agregar o custo de oportunidade do capital investido. Já as operacionais representam um desembolso mensal;
• lucro: o capital expenditure apresenta lucro maior, porque o operational impacta os resultados periódicos;
• economia tributária: as despesas operacionais são dedutíveis e possuem maior representatividade em relação à depreciação e custo de oportunidade quando comparadas ao capital expenditure.

O cuidado que se deve ter no momento de fazer essa escolha é a vinculação dos dados ao indicador Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, ou Lucro Antes dos Juros, Impostos, Depreciação e Amortização. Mas o que é EBITDA? Esse índice avalia quanto a empresa gera com suas atividades operacionais, desconsiderando investimentos financeiros, impostos e empréstimos. Em outras palavras, avalia a geração operacional de caixa.

De quebra, a análise do EBITDA permite avaliar a eficiência e competitividade organizacional, principalmente na comparação anual e com a concorrência. Justamente por isso, a adição do capital expenditure a esse indicador no cálculo do fluxo de caixa livre é um erro porque eleva o indicador artificialmente.

Tenha em mente que as despesas operacionais devem ser sempre encaradas como desembolsos de investimentos e, por isso, são subtraídas do EBITDA. Ao cometer essa falha, você fará uma apuração errada do valor justo, o que pode influenciar sua escolha e fazer a sua empresa perder dinheiro e oportunidades.

A escolha para a TI

O setor de Tecnologia da Informação tem uma diferença em relação a outros departamentos da empresa. Por exigir uma infraestrutura muito grande e existir a possibilidade da computação em nuvem, o operational expenditure se torna importante para algumas funcionalidades.

A migração para a nuvem exige menos compra de hardwares e softwares tradicionais, o que reduz os investimentos em ativos físicos. Entre as vantagens obtidas com essa prática estão a ausência de depreciação do bem de capital, já que as máquinas ficam defasadas e/ou subutilizadas em um curto espaço de tempo.

Perceba que nem todos os sistemas vão operar com a capacidade máxima diariamente, porque há sazonalidade, o que traz ociosidade em alguns dias do mês. Assim, o operational expenditure acaba com essa questão, já que os ativos de TI são melhor alocados e utilizados. Os recursos também são compartilhados a partir da ideia de otimização, o que leva a uma redução de custos com manutenção da infraestrutura.

Por fim, ainda há mais agilidade para elevar a capacidade de TI e atender à demanda dos negócios. Afinal, a escalabilidade e elasticidade são características da nuvem. De qualquer forma, sempre é necessário analisar os impactos e riscos que a empresa corre. É assim que você terá uma estratégia bem delineada para aumentar a chance de sucesso do seu empreendimento.

Como você pôde perceber, não há fórmula mágica. Depende muito da situação da empresa e do projeto, mas o objetivo é sempre o mesmo: garantir resultados concretos e com o menor risco possível. Portanto, é inviável analisar os números separadamente. O recomendado é considerar as vantagens e despesas com maior impacto no investimento. Dessa maneira, você chegará à resposta mais adequada.

Lembre-se ainda de focar a agregação de valor e a potencialização de benefícios, situações derivadas da adoção de uma apropriação de despesas e de modelo de investimentos adequados.

Agora que entende as diferenças entre CAPEX e OPEX, basta aplicar os conceitos a cada projeto iniciado. Você também pode assinar a nossa newsletter e obter outras dicas relevantes ao seu negócio diretamente no seu e-mail.