Trabalhar com gestão telecom exige muitos cuidados. É preciso sempre pensar em alcançar a redução de custos, demonstrar resultados e acelerar os processos. No entanto, nem sempre se sabe quais atitudes são as mais adequadas para atingir esses objetivos.
É por isso que, neste post, vamos apresentar as 7 melhores práticas para gerenciar o setor de telecomunicações da sua empresa. As dicas têm como base os propósitos já elencados, a fim de que você apresente um desempenho melhor perante a direção e os clientes internos.
Então, que tal saber mais? Acompanhe as sugestões a partir de agora:
1. Aposta na governança corporativa
Esse conceito tem como base os princípios de equidade, transparência, prestação de contas, conformidade e responsabilidade corporativa. Ele está diretamente relacionado à gestão, mas tem uma finalidade diferente, já que consiste em processos, leis e políticas que estabelecem a maneira pela qual a organização será controlada, dirigida ou administrada.
Esse conjunto de elementos está alinhado aos objetivos estratégicos da empresa, bem como ao relacionamento com stakeholders. Quando aplicado ao contexto da TI, o seu objetivo é garantir o uso eficiente de recursos e suporte aos processos executados a fim de que a governança corporativa seja bem implementada.
Na prática, a aplicação desse conceito ajuda a gerenciar os projetos de telecom, que abrangem desde a telefonia móvel e fixa até a rede de transmissão de dados. Por meio dessa ideia fica mais fácil atingir as metas de prazo, custo e escopo, porque as ações são gerenciadas com mais maturidade.
Entre os modelos que podem ser adotados estão: ISO 31000, ISO 9000, COSO ERM, ISO 38500, ISO 27000, ISO 20000, PMBOK, MPS.BR, CMMI, Scrum e mais. O resultado da adoção desses frameworks é a agregação de valor ao negócio pela implantação de práticas internacionalmente recomendadas.
2. Escolha das melhores tecnologias
Essa atitude é uma das mais recomendadas quando o intuito é assegurar a redução de custos. O ideal é avaliar os softwares e hardwares utilizados para identificar aqueles que estão obsoletos ou antigos. Afinal, a tendência é que eles não atendam mais a demanda da empresa, criando uma defasagem tecnológica.
Além de gerarem custos mais elevados, sistemas obsoletos ainda prejudicam o fluxo de trabalho e podem até mesmo interromper atividades devido à necessidade de manutenção — situação que representa a perda de dinheiro. A partir dessa análise, é preciso verificar as tecnologias mais adequadas para o seu negócio.
Por exemplo: empresas precisam de equipamentos potentes, que permitam executar diversas atividades. Uma alternativa é optar pelo computador Positivo Master C610 Minipro. Além de ser compacto, é robusto e tem a 6ª geração de processadores Intel, tecnologia que eleva a produtividade da equipe. De quebra, obtém-se economia de energia e alta eficiência, comprovadas por certificações.
3. Realização do inventário de ativos
O trabalho com a gestão de telecomunicações exige o conhecimento dos ativos existentes, quem os utiliza e o gestor responsável por cada um deles. Em alguns casos, esse controle precisa ser implementado do zero. Em outros, já existe e está apenas desatualizado.
É fundamental revisar os processos, mesmo que seja difícil fazer esse acompanhamento. A ideia é reduzir custos, porque é possível detectar dispositivos e linhas, por exemplo, pouco utilizados e que, por consequência, serão descontinuados. Tenha em mente que é essencial ter um processo que assegure a atualização constante do inventário.
Vale a pena destacar que a melhor visibilidade do inventário é um dos propósitos da gestão de telecom. Dessa forma, é possível potencializar a eficiência do uso dos recursos, já que o mapeamento centraliza as informações. Por isso, é relevante destacar dados sobre o status do equipamento, o seu responsável, o centro de custo no qual está alocado etc.
4. Compreensão do perfil de uso da empresa da gestão telecom
A ideia dessa prática é destacar os ativos mais e menos usados, qual o consumo de cada um, os serviços disponíveis, as operadoras mais utilizadas, entre outros aspectos relevantes. Depois de analisar essa questão, você pode partir para outra etapa: a revisão dos contratos existentes.
Conheça os detalhes do acordo que rege atualmente e perceba as tendências do mercado para negociar valores e tentar obter os melhores serviços. Uma boa dica para alcançar esse objetivo é usar um software de gestão especializado, que possibilita compreender os gastos da organização e adequar os pacotes adquiridos, bem como aplicar recomendações e políticas de uso.
Essas atitudes garantem reduções de custos relevantes. Você também pode bloquear serviços não corporativos como iniciativa para diminuir os gastos e obter melhores resultados.
5. Execução de auditoria de faturas
Uma situação muito comum é a emissão de faturas telefônicas corporativas com erros nos serviços cobrados, que implicam aumento dos valores. No entanto, a lei assegura que a quantia paga indevidamente pode ser recuperada mensalmente. O limite para reaver o montante é 3 anos.
Por isso, vale a pena revisar as faturas e fazer uma auditoria completa para identificar essas situações. Segundo dados divulgados no site Computer World, há uma média de 7% de erro mensalmente. Fazendo um cálculo simples, uma fatura de R$ 10 mil com esse percentual de cobrança errônea pode representar a perda de R$ 9,4 mil por ano.
Lembre-se que a auditoria deve contemplar: tarifas, planos e pacotes, serviços cancelados, e recursos finalizados ou que não pertencem à organização. É dessa maneira que você terá um panorama completo e poderá tomar decisões acertadas.
6. Avaliação da estratégia da concorrência
O benchmarking — estratégia que compara a sua empresa com a concorrência para incorporar processos e métodos que apresentam bom desempenho — é uma maneira de conhecer as boas práticas adotadas no mercado. Por meio dessa atitude, você conhece os benefícios oferecidos pelas operadoras e outras companhias, os serviços contratados, as melhores ofertas do mercado, produtos e tarifas, e por aí vai.
7. Adoção de políticas internas
Um dos problemas em empresas de telecomunicação e TI é o mau uso dos dispositivos. Por isso, sua companhia pode apostar em políticas claras, que exigem, por exemplo, o reembolso por ligações particulares. Também vale a pena definir os setores de cada segmento e repassar sugestões de utilização conforme as demandas de cada área.
Ao longo desse processo de melhores práticas, você verá que há sempre algo a mudar. Aproveite esse momento como uma oportunidade de desenvolver a gestão telecom e alcançar uma performance superior.
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