Fazer mais, tanto em quantidade quanto em qualidade, utilizando menos recursos, é o objetivo de todas as empresas. Afinal, a eficiência operacional é o caminho para impulsionar resultados e aumentar a lucratividade.
Embora seja um conceito simples, na prática, ele requer a aplicação de um conjunto de medidas que precisam estar presentes em cada atividade, elevando a exigência na hora de planejar e realizar qualquer tarefa.
Para tornar sua implementação mais fácil, hoje vamos apresentar desde estratégias até soluções que ajudam a atingir tal nível. Confira a seguir essas e outras informações!
Eficiência operacional requer inteligência e estratégia
É preciso investir em estratégias inteligentes para reduzir erros, desperdícios e retrabalho, aproveitando ao máximo os recursos disponíveis e otimizando cada ação para manter a competitividade.
Nesse contexto, a eficiência operacional implica ter dois objetivos:
- maximizar a qualidade, produtividade e agilidade. Ou seja, entregar o melhor, mais rápido e feito da forma mais correta;
- utilizar menos tempo, pessoas, insumos, matérias-primas, entre outros recursos para isso.
Logo, processos, tecnologias e pessoal são elementos a serem trabalhados em prol de benefícios como:
- construção de um fluxo de tarefas mais enxuto;
- melhoria da tomada de decisões;
- diminuição de perdas produtivas;
- redução de gastos;
- ampliação da satisfação do cliente;
- mais objetividade na execução de atividades;
- aumento da lucratividade.
Estratégias para garantir bons resultados
Os ganhos proporcionados por uma operação mais eficiente são fundamentais no ambiente mercadológico atual, visto que a competitividade tem aumentado e já depende de detalhes para ser alcançada. Por isso, otimizar continuamente é desafiador. Contudo, algumas estratégias são bastante impactantes para esse fim. Veja quais!
Mapeamento e sistematização dos fluxos
Uma empresa é formada por processos e recursos que juntos compõem os meios pelos quais a produção de resultados se desenvolve. Diante disso, quanto mais bem organizados os fluxos, menores serão as perdas que geram ineficiência. Ainda, essa é uma forma de evitar erros, agilizar as atividades e gerenciar a qualidade da execução.
Assim, mapear e sistematizar toda a jornada que gera valor é o início do percurso para atingir a eficiência operacional. Isso implica conhecer as ações envolvidas e como elas se relacionam com pessoas, tecnologias e entre si, com pessoas, tecnologias etc.
Colocar esse passo em prática requer o acompanhamento real, visualizando o andamento do trabalho enquanto ele acontece e dialogando com os colaboradores que o realizam, a fim de compreender seus detalhes.
Cabe lembrar que, embora essa estruturação em etapas ordenadas que desencadeiam as próximas seja mais comum em fábricas, tal premissa é válida para qualquer tipo de organização.
Estabelecimento de metas claras e possíveis
Em gestão, existem alguns paradigmas que dificilmente serão quebrados por serem bases tão simples quanto úteis para o desempenho dessa função. Um deles é a importância de saber aonde quer chegar — não à toa, uma vez que objetivos e metas guiam as demais decisões corporativas.
Isso posto, é necessário implementar duas práticas para que essas definições sejam seguidas:
- realizar um planejamento que considere os diversos fatores de impacto para estabelecer tais alvos com exatidão, pois, se for impossível atingi-los, a tendência é que a equipe se desengaje e que as ações de eficiência operacional percam o ímpeto;
- transmitir com clareza cada um desses pontos para os funcionários, explicando o que faz parte deles e como podem ser alcançados. Afinal, os esforços só são direcionados para o mesmo lugar depois que esse destino é conhecido.
Padronização de processos
Há quem pense que a padronização de processos usada na gestão da eficiência operacional e da qualidade, bem como pelas metodologias ágeis, engessa o dia a dia de trabalho.
Muitas vezes, essa percepção ocorre entre colaboradores e gestores que passam grande parte das jornadas dedicados a resolver problemas. Isso porque o tempo perdido focando nas dificuldades tanto é um desperdício a ser combatido quanto impede a descoberta dessas medidas como soluções capazes de evitar tais contratempos.
A lógica aqui é simples: de fato a resolução das problemáticas tende a ser mais rápida quando existe flexibilidade. No entanto, é muito mais inteligente e econômico apenas criar formas para impedir que elas aconteçam.
Uma das maneiras de colocar esse objetivo em prática é contar com procedimentos que descrevem como cada atividade deve ser feita ordenados em um fluxo otimizado. Em consequência, as rotinas melhoram e as falhas são minimizadas.
Treinamentos e capacitações frequentes
A clareza é um elemento primordial para uma gestão de pessoas que vise eficiência. Essa característica deve estar na comunicação e nas orientações cotidianas, mas também em treinamentos capazes de permitir que cada funcionário compreenda como o trabalho deve ser feito.
Por trás dessas formações estão fatores que geram segurança para esses profissionais acerca de suas funções, limitações e expectativas que a empresa tem, aumentando seu engajamento na hora de realizar as atividades ou dar sugestões de melhorias, por exemplo.
Assim, o impacto das capacitações começa no campo motivacional, estendendo-se para a produtividade e a proatividade. Outro aspecto desse quadro é a eliminação de lacunas ou dúvidas. Ademais, preparar as equipes é imprescindível para que as estratégias apresentadas sejam aplicadas diariamente.
Acompanhamento dos índices de eficiência
Dados e métricas têm sido um refúgio para os gestores que desejam segurança. No contexto da eficiência operacional, monitorar índices de custos e produtividade, por exemplo, possibilita:
- entender o cenário real;
- identificar perdas;
- verificar gastos;
- tomar decisões com menor margem de erro.
Dessa forma, os responsáveis por implementar e administrar esse objetivo conseguem ter um panorama dos fatores que influenciam na capacidade da empresa ser otimizada ao máximo.
O sucesso dessa estratégia demanda a definição de quais serão os indicadores a acompanhar e segue com a estruturação de meios para isso. Nesse caso, registros e tecnologias analíticas se somam às soluções de TI avançadas que agilizam o processo de controle.
Gerenciamento de mudanças
padronização e a sistematização de processos, que estabelecem etapas com os respectivos procedimentos para compor fluxos de trabalho otimizados, não são atividades definitivas. Logo, adaptações e melhorias são parte da jornada de perseguir a eficiência operacional.
Entretanto, essas modificações tendem a encontrar resistência daqueles que já estão confortáveis com o modelo vigente ou ser questionadas por falta de compreensão das vantagens que geram e das necessidades que levam a sua realização.
Desse modo, o gerenciamento das mudanças é uma estratégia que não pode ser ignorada, à medida que permite reduzir os atritos e acelerar a implementação do novo a partir de atividades como:
- identificar a demanda por alterações;
- estabelecer a melhor forma de otimizar a ação em questão;
- antecipar objeções e perguntas;
- testar a nova prática;
- preparar uma apresentação que engloba desde o diagnóstico até o monitoramento.
Melhoria contínua
Muitas das estratégias anteriores são comumente aplicadas em metodologias voltadas à melhoria contínua. Dessa forma, colocar mais essa medida de eficiência operacional em ação não será um grande desafio, uma vez que várias das suas bases já estão em andamento.
Porém, é preciso dar um passo além, criando processos e procedimentos que tornam a busca por oportunidades de otimização ou por problemas uma atividade periódica. Mais que isso, vale incentivar a proatividade quanto a essa procura, reduzindo as perdas.
A capacidade de remover desperdícios, ações desnecessárias, etapas repetidas e demais práticas que não agregam, é o que justifica investir nisso.
Mensuração da eficiência operacional da empresa
A relevância que dados, métricas e metas têm para a eficiência operacional não é sem razão. Medir objetivamente esse aspecto evita que perdas passem despercebidas enquanto minimiza as avaliações incorretas e seus efeitos como:
- destinar tempo e dinheiro para questões não prioritárias;
- investir em soluções que não geram tanta melhoria em comparação com seu custo;
- criar atritos com colaboradores desnecessariamente.
Além disso, quanto mais melhoramos as atividades, menores são as lacunas para a otimização. Ou seja, as oportunidades ficam menos óbvias e seus resultados menos impactantes.
Assim, o uso de cálculos se torna uma decisão inteligente para descobrir se em quais pontos é possível obter vantagem. Nesse caso, tudo parte da fórmula:
Eficiência Operacional = (Despesas / Receitas) x 100
Portanto, se as despesas — que abrangem todos os custos —, foram de R$ 30 mil e as receitas chegaram a R$ 50 mil, a resposta será 60%. Já se foram gastos R$ 42 mil para atingir o mesmo faturamento, chegamos a 84%.
Isso significa que quanto maior o resultado, menor a eficiência, pois os custos exigem que uma parcela maior da receita seja destinada a cobri-los.
Soluções para superar desafios nessa jornada
A busca por eficiência operacional tende a ser incessante. Isso porque a competitividade continua exigindo mais e mais das empresas para se manterem ao mesmo tempo que os processos se tornam cíclicos e as mudanças inevitáveis.
Dessa forma, acompanhar o ambiente de negócios requer uma gestão adequada desse aspecto. Entretanto, alguns desafios surgem nesse percurso. A boa notícia é que esses complicadores podem ser superados. Entenda como a seguir!
Uma boa comunicação é o início da eficiência
Desafios como ruídos, mal-entendidos, atritos e silos geram erros que são uma das maiores fontes de ineficiência. Todavia, uma boa comunicação pode resolver esses problemas. Basta alinhar práticas e soluções que auxiliem em seu funcionamento.
Em uma empresa, esse resultado se baseia em uma cultura organizacional que incentiva a transparência, possibilitando que processos fluam. Dessa maneira, as lideranças conseguem destinar tempo e recursos para a transmissão de informações em:
- reuniões;
- formações;
- apresentações;
- treinamentos individualizados.
Outro elemento são os canais disponíveis para dar suporte a diversas situações em que as trocas se tornam uma ferramenta para construir eficiência operacional. Exemplos não faltam, com e-mails sendo úteis para oficializar decisões ou aplicativos de mensagens que permitem que dúvidas pontuais sejam suprimidas rapidamente.
O volume de dados não pode esconder ineficiências
Não basta coletar dados, boas decisões empresariais dependem da maneira como eles são tratados e analisados. Um contexto em que isso se torna um problema envolve a presença de bases informacionais volumosas escondendo ineficiências e oportunidades de melhoria por não serem bem aproveitadas.
Para contornar esse desafio, uma boa escolha de plataformas e sistemas que atuem nessas atividades deve ser complementada por uma infraestrutura de TI robusta, a exemplo da Linha All In One, desktops e notebooks da Positivo, visando garantir um processamento ágil.
Erros nas operações repetitivas e manuais podem ser evitados
Mesmo os colaboradores mais competentes, experientes e treinados estão sujeitos a erros, especialmente quando estão realizando atividades repetitivas ou manuais. Do ponto de vista da eficiência operacional, esse contexto desafiador aumenta as chances de retrabalhos, desperdiçando tempo e recursos.
Mais que isso, se as incorreções não forem percebidas, elas podem chegar até os consumidores, prejudicando a imagem da organização e exigindo investimentos que seriam mais bem aproveitados em outros lugares para superar o quadro.
Frente a esse cenário, é preciso agir para prevenir tais situações. A boa notícia é que a tecnologia tem se voltado para esse tipo de questão e respondido por meio de soluções que automatizam essas tarefas.
Aliás, essa tendência é uma aliada da otimização também por permitir que esses funcionários possam se dedicar a questões estratégicas, agregando valor, inovando e encontrando outras oportunidades de melhoria.
A ferramenta certa para cada necessidade faz diferença
Não dá para negar que os maiores desafios para o atingimento da eficiência operacional são superados com o auxílio de inovações tecnológicas. Tanto que a TI tem sido uma área-chave nas empresas.
Porém, a escolha de produtos e parceiros inadequados tende a criar dificuldades. Pense um pouco: a empresa adquire um software para eliminar a perda de tempo com atividades manuais, potencializar o uso de dados ou melhorar a comunicação, só que na hora de rodar, a infraestrutura não corresponde e a ajuda especializada demora a chegar.
Falhas no carregamento de páginas, lentidão, avisos de erro se somam a morosidade para consertar os equipamentos, atrasando o trabalho da equipe e gerando perdas altamente impactantes.
Para evitar tudo isso, é necessário investir na ferramenta certa para cada contexto. Vale atualizar de servidores a tablets, dando aos funcionários um elevado poder de processamento e autonomia para utilizar as soluções fornecidas pelo estabelecimento.
Outra opção é contar a Positivo As A Service — uma maneira eficaz de superar todas essas problemáticas, pois disponibiliza serviços de locação e manutenção para organizações.
A eficiência operacional é um diferencial e tanto no mercado atual. Por isso, implementar boas estratégias e acompanhar seu desenvolvimento são atividades importantes para organizações que querem ser mais competitivas.
Considerando que a tecnologia é muito útil nesse contexto, que tal começar a usá-la a seu favor com ajuda da Positivo? Conheça nossas soluções agora!
Veja também
relacionados
