O que é custo total de propriedade e como calcular? Saiba mais

Entenda o que é o custo total de propriedade e como ele otimiza o planejamento financeiro.

O custo total de propriedade, ou TCO (do inglês Total Cost Ownership), é uma ferramenta muito relevante de planejamento e controle financeiro. Ela ajuda gestores a mapear seus ativos e a encontrar soluções mais rentáveis para continuar produzindo.

Nesse sentido, o custo total de propriedade não serve apenas para catalogar e somar os valores de cada ativo, mas age também como um mapeamento amplo da infraestrutura. Além de como a empresa pode continuar recorrendo à tecnologia de ponta para expandir as suas oportunidades — sem necessariamente ser dona de cada bem.

Neste artigo, mostraremos o conceito dessa métrica, o que deve ser considerado para realizar o cálculo e os benefícios da implementação correta da metodologia nos processos. Continue a leitura!

O que é custo total de propriedade?

O custo total de propriedade é um método de análise para calcular os custos de vida e de aquisição de um produto, ativo ou sistema. Trata-se, sem dúvida, de uma métrica relevante para as empresas, principalmente aquelas que dependem da sua infraestrutura tecnológica para produzir.

Os resultados encontrados pelo cálculo do custo total de propriedade contribuem significativamente para o controle financeiro de uma empresa e para um gerenciamento mais preciso dos seus ativos.

Dessa forma, o cálculo serve de base para os gestores determinarem a quantidade exata de investimento para a sua infraestrutura — e para que realizem a comparação entre produtos, de modo a ter uma estratégia de aquisição ou locação de bens.

O TCO é utilizado em diversos nichos de mercado, mas também pode ser aplicado ao contexto de tecnologia de empresas. Uma curiosidade é que essa métrica foi criada por uma consultoria muito influente do mercado de TI, a Gartner Group.

Outro motivo de conexão da metodologia com a tecnologia é que seu cálculo se tornou mais comum com o crescimento da utilização de computadores, algo que se tornou mais intenso no meio da década de 1980.

Como calcular TCO?

Para o cálculo ser mais efetivo, é uma boa ideia começar definindo o período para a aplicação da métrica. Para isso, podem ser analisados critérios como:

• a estimativa de custos mensais de um determinado setor;
• o ciclo da vida de um produto de TI;
• o período de execução dos projetos.

O interessante é que essa estimativa pode ser feita tanto para softwares quanto para ativos físicos. Você pode estar se perguntando: se estamos falando de um cálculo, qual é a fórmula exata para realizar o cálculo?

Na verdade, o custo total de propriedade considera uma série de fatores de cada empresa, que varia conforme o tipo de cada empreendimento. Por isso, não há uma conta pronta para chegar ao resultado, como é possível em outras métricas.

Contudo, existem alguns critérios que não podem ficar de fora do cálculo de TCO, independentemente do negócio. Vamos conhecê-los.

Custos visíveis (diretos)

São os gastos quantificáveis e previsíveis. Em termos de tecnologia e informática, estamos falando dos custos de aquisição de hardwares, licenças de softwares e o valor gasto no gerenciamento de rede e no desenvolvimento de aplicações, por exemplo.

Custos ocultos (indiretos)

Ao contrário dos visíveis, os custos indiretos são caracterizados pela imprevisibilidade em relação aos gastos totais. Eles estão relacionados ao usuário, afinal. Consequentemente, são impossíveis de serem quantificados com precisão.

Um exemplo de custo oculto é o gasto com manutenção corretiva, caso um problema nas máquinas surpreenda os funcionários. Já os custos com o modelo preventivo são mais previsíveis e alocados em outra seção, como veremos a seguir.

Custos de aquisição 

Esses custos se referem à aquisição de equipamentos e de sistemas de TI, assim como a depreciação de máquinas e gastos para atualizar o parque tecnológico.

Os custos de aquisição também englobam o valor gasto em relação a pesquisas de mercado, que auxiliarão as empresas a entender melhor os clientes e a buscar fornecedores mais confiáveis, por exemplo.

Custos de implementação 

O curso de implementação pode ser representado pelo dinheiro gasto com consultores terceirizados, que auxiliam a empresa a instalar softwares e hardwares, assim como configurar sistemas e servidores.

Custos de manutenção​ e suporte

Nesta categoria estão contabilizados todos os gastos relacionados ao suporte e a manutenções preventivas. Aqui, entram a implementação de novos sistemas, a aquisição de funcionalidades, de licenças e atualizações, entre outros.

Como alcançar resultados com o CTO?

Para ter resultados favoráveis com o cálculo, é necessário ter uma indicação clara dos objetivos. Isso deve ser feito, por exemplo, para entender se há viabilidade econômica para a compra direta de equipamentos de TI, como notebooks, desktops, além de softwares de gestão e outros dispositivos.

Nesse contexto, são os gestores que precisam definir as estratégias para a realização de investimentos, após a realização dos cálculos, assim como levantar os custos atuais do negócio.

Ao realizar esse levantamento, é preciso que os líderes façam um compilado sobre dados e confiram cada resultado encontrado, de modo a identificar oportunidades de otimização do uso de recursos. Também é uma boa ideia verificar se é possível cortar gastos sem perder a produtividade.

Um exemplo que se encaixa nesse raciocínio é o de empresas que conseguem reduzir despesas em infraestrutura e equipamentos. Essa minimização dos gastos só é possível porque há um cálculo por trás, que mensura se há outros custos menos pesados, como a locação de máquinas.

A partir do momento em que a empresa consegue otimizar os seus resultados com o CTO, alguns benefícios costumam acompanhar esse processo. Vamos conhecê-los a seguir.

Orçamento saudável 

Quando a empresa entende quanto custa a propriedade de um bem ou de um serviço, ela terá uma projeção mais precisa dos seus gastos. O seu orçamento será fiel à realidade do seu fluxo de caixa e as surpresas negativas serão evitadas.

Melhoria das decisões tomadas

Outra vantagem do cálculo do TCO é o conhecimento mais apurado de quais caminhos a empresa pode tomar. Existem diversos casos em que vale mais a pena ter o direito de uso de um bom ou serviço (como na locação) do que ser o proprietário. Um exemplo é o aluguel de equipamentos de informática, como notebooks.

Também há aquelas situações em que o TCO embasará a decisão entre o desenvolvimento de soluções internas e a terceirização de certos serviços.

Escolhas com melhor custo-benefício 

É importante lembrar que os custos de aquisição, de maneira geral, são apenas uma pequena parte dos reais custos de propriedade. Considerar somente o valor de compra de uma série de notebooks é analisar apenas um dos aspectos dos gastos reais.

Portanto, uma empresa que compra muitos equipamentos tende a não colocar na conta os gastos com manutenção de computadores e a possível ociosidade de ter máquinas indisponíveis. O TCO, então, ajuda os gestores a tomar decisões mais precisas nessas situações e, como foi possível observar no artigo, determinar se o custo total de propriedade atual é benéfico para a empresa ou se ultrapassa as suas metas de orçamento.

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