Não importa qual seja o setor, o termo compliance costuma aparecer como algo que exige atenção. E deve ser assim mesmo, já que esse é um tipo de processo que ajuda a manter a empresa no caminho certo e longe do risco de penalidades bastante graves.
Conforme os vários segmentos do mercado se desenvolvem, também surgem regras e normas que precisam ser seguidas como parte do trabalho. Não se preocupar com isso pode incorrer em problemas sérios para a sua operação, o que afeta a sua produção e lucratividade.
Felizmente, colocar o compliance entre as suas prioridades não é tão difícil nem custoso assim. Ao se basear em um plano robusto que aponte as prioridades certas, é possível minimizar os riscos e garantir boas práticas em todas as suas atividades.
Quer saber mais sobre compliance? A seguir, confira as principais informações sobre esse assunto para você implementar em sua empresa.
O que é compliance?
O termo compliance é usado para se referir a regras e políticas que controlam determinados produtos, serviços ou processos. Essencialmente, significa seguir as regras estabelecidas. Elas podem ser de natureza política, padrões da indústria ou da legislação vigente.
Essas regulamentações existem para garantir que certos procedimentos estejam em vigor de acordo com o tipo de organização e setor. Ou seja, as empresas precisam garantir o cumprimento dessas normas e esse processo se define como compliance.
O não cumprimento desses padrões pode induzir despesas adicionais e penalidades para as empresas. Ou seja, é o caso de possíveis multas financeiras, despesas judiciais, suspensão dos serviços, entre outros.
É comum que as empresas estabeleçam setores voltados para o compliance, tendo como objetivo garantir o cumprimento dessas normas. Assim, elas ficam em sintonia com as normas e boas práticas do mercado, além de deixar todos familiarizados com as dinâmicas internas da empresa.
Pilares do compliance
- apoio das lideranças, para garantir que todos os setores implementem as mudanças e adaptações necessárias para a adesão às normas;
- avaliação de riscos, em que são considerados todos os processos e objetivos da empresa e como eles podem gerar diferentes tipos de problemas;
- comunicação e treinamento, para ajudar na disseminação das políticas internas definidas pelo programa de compliance junto à equipe;
- canais de denúncia, que os colaboradores podem usar para reportar violações do código de conduta de forma anônima;
- due diligence, que é um processo de estender o compliance para fornecedores e outros parceiros da empresa;
- auditoria e monitoramento, para que seja possível detectar problemas e solucioná-los de acordo com as regras de setor;
- canal de investigações internas, que tem como objetivo verificar denúncias recebidas e garantir o cumprimento das normas internas.
Quais as principais vantagens do compliance?
Reservar tempo e recursos para o compliance em sua empresa é algo que gera valor para ela. Ao entender as vantagens dessa estratégia, torna-se mais simples compreender os motivos para integrá-la aos processos do seu negócio.
A seguir, confira quais são os principais benefícios de uma estratégia voltada ao compliance.
Valorização da imagem da empresa
Ter o compliance entre as suas prioridades é algo que ajuda na manutenção da imagem da sua marca. Afinal, o público é capaz de perceber a preocupação de uma empresa com o cumprimento de regras feitas para protegê-lo.
Isso também pode gerar mídia positiva para a sua marca em seu segmento. Além de servir como exposição extra para o seu negócio, também ajuda a conquistar novos clientes.
Diminuição de riscos de problemas legais
Uma empresa que não se preocupa com o compliance e não cumpre as leis tende a enfrentar diversos problemas legais. Além de prejudicarem as suas atividades, essas questões também representam gastos significativos para o seu negócio.
Ao implementar um programa de compliance, é possível diminuir esse tipo de risco e proporcionar mais tranquilidade para a operação da sua empresa.
Aumento da confiança no negócio
A confiança do consumidor é conquistada ao longo do tempo, podendo ser facilmente comprometida caso problemas de compliance ocorram. Mantê-la em crescimento pode ampliar os seus negócios e, consequentemente, a sua lucratividade.
Ao dedicar tempo para o compliance, é possível ampliar a confiança do consumidor e contribuir para que ele valorize o seu negócio sobre os seus concorrentes.
Maior eficiência
Você sabia que um programa de compliance pode ajudar a aumentar a eficiência da sua empresa? Afinal, esse processo geralmente começa com alguma forma de análise necessária para entender o estado atual do seu negócio para a criação de um programa adequado.
Essa análise pode ajudar a sua empresa a identificar gargalos e ineficiências em seus processos que estão prejudicando a produtividade em seus negócios.
Melhor motivação das equipes
Ao integrar a preocupação com o compliance aos processos da sua empresa, a motivação dos seus colaboradores também tende a aumentar. Afinal, isso é um reflexo da imagem positiva conquistada pelo negócio e a receptividade dos clientes.
Como consequência, uma equipe mais motivada será capaz de gerar valor adicional para o seu dia a dia e contribuir para resultados ainda melhores.
Quais as políticas e regras?
Um modelo de compliance costuma ser implementado em função de políticas e regras que as empresas precisam seguir. Por mais que possam atuar em diferentes setores, muitas vezes aderem às mesmas normas, o que também exige uma estratégia unificada que seja voltada para o cumprimento delas.
A seguir, conheça alguns exemplos das políticas e regras associadas ao compliance que a sua empresa precisa seguir.
Legislação brasileira
As empresas brasileiras precisam aderir à legislação vigente caso queiram continuar operando dentro da legalidade e busquem evitar penalizações. Um dos papéis do compliance, então, é garantir a aderência dessas leis junto à atuação da empresa.
Por exemplo, o território brasileiro possui a Lei 12.846/13, também chamada de Lei Anticorrupção. Ela define que as empresas sejam diretamente responsabilizadas por atos prejudiciais à administração pública, mesmo que a ação tenha partido de um único funcionário.
Investigações e levantamentos
Quem coloca o compliance entre as suas prioridades também deve ser transparente e acessível quando são realizadas investigações associadas a violações. Se isso não ocorre, é possível que incorram ainda mais sanções prejudiciais ao negócio.
Dessa forma, o compliance da empresa deverá servir de apoio para quaisquer órgão responsável por essa investigação e fornecer informações e dados reais para o levantamento realizado.
Código de ética próprio
Por fim, a empresa deve aderir ao seu próprio código de ética, que é um manual com uma série de boas práticas associadas à sua área de atuação. A elaboração e o cumprimento das normas previstas nele é uma das responsabilidades do time de compliance do negócio.
Esse código de ética deve estar alinhado às demais legislações e regras de mercado que afetam o seu setor. Ele serve como uma referência interna capaz de orientar os esforços da organização em suas atividades específicas.
Como implementar um programa de compliance?
Tendo em vista a importância do compliance para o funcionamento de qualquer tipo de empresa, é fundamental ter em mente como criar um programa focado nesse processo. O principal objetivo dele será o de garantir o cumprimento das normas por parte da empresa de maneira objetiva e constante.
A seguir, veja o passo a passo para implementar um programa de compliance em sua organização da forma correta.
Monte um time de compliance
Para colocar o compliance entre as prioridades da sua empresa, é necessário que ela tenha uma equipe dedicada a isso. Ela pode ser permanente (o que é o ideal) ou pontual (ou seja, dedicada apenas a mitigar riscos do momento, sendo menos eficaz).
Seja como for, esse time precisará de analistas especializados nas regras e normas relacionadas ao seu segmento. Esses profissionais também serão responsáveis por prestar apoio aos demais pontos desse passo a passo.
Faça uma análise dos seus processos
Antes de colocar em prática os seus planos relacionados a um programa de compliance, é preciso entender em qual patamar a sua empresa está. Ou seja, é a hora de analisar cada um de seus processos em busca de instâncias em que há risco de problemas com as leis e normas do setor.
Esse trabalho deve ser objetivo e imparcial, levando em conta apenas as regras às quais a sua empresa deve aderir para operar.
Defina peso a uma análise de risco
Após verificar cuidadosamente os seus processos em busca de possíveis problemas, é preciso identificar as áreas em que há um maior risco de penalidades e definir um peso a isso. O objetivo é entender os setores mais críticos em sua organização para que seja possível priorizar as ações corretamente.
Isso também servirá para apresentar um cenário objetivo para as lideranças da empresa em relação aos principais pontos que exigem atenção.
Elabore um plano de ação
Tomando como partida os riscos detectados nas etapas de análise, chega o momento de elaborar um plano de ação focado em mitigá-los. Ou seja, você deverá criar estratégias que busquem ajudar a empresa a corrigir e prevenir desvios de conduta.
Essa etapa do processo deve ser conduzida em sintonia com cada setor, já que é necessário compreender a dinâmica de cada um de seus processos. Ao mesmo tempo, é importante que exista um entendimento mútuo sobre as prioridades dessa estratégia.
Conte com o apoio das lideranças
Nenhum programa de compliance consegue ser bem-sucedido sem que exista o apoio e a colaboração das lideranças da empresa. Isso vai além de simplesmente garantir que esses profissionais estejam cientes desses esforços, exigindo também que sejam partes ativas do processo.
Nesta etapa, você já tem um plano de ação e uma boa análise de riscos que ajudarão na compreensão completa do problema e da solução. Então, apresente esse modelo de maneira objetiva para que seja possível contar com o apoio dessas lideranças.
Crie um processo de fiscalização
Muito de um programa de compliance depende da capacidade da própria empresa se investigar para mitigar riscos de penalidades antes mesmo que aflorem. Então, parte do processo requer a criação de um sistema de fiscalização que seja constante.
Ele deverá considerar as regras, normas e leis relevantes para a sua área de atuação. Além disso, precisará de amplo espaço e colaboração para realizar sua investigação, o que significa ter liberdade e contar com transparência da parte de todos os seus setores.
Ofereça um canal de denúncias anônimas
Outra forma de ajudar no autopoliciamento da sua empresa envolve disponibilizar um canal para receber denúncias anônimas de violações que exijam a atenção do programa de compliance. Isso será fundamental para detectar problemas que até então não foram percebidos.
Para evitar que os colaboradores se intimidem de fazer denúncias, é importante que todo o processo seja anônimo. Ao mesmo tempo, o time de compliance deve ser o hábito de investigar toda e qualquer ocorrência registrada.
Elabore um plano de comunicação interna
O time de compliance não pode e nem deve tentar fazer tudo sozinho no que diz respeito ao cumprimento das normas pelos setores da empresa. Em vez disso, é preciso investir tempo e recursos na criação de um plano de comunicação que transmita essas ideias às demais equipes.
Esse trabalho deverá orientar os colaboradores em relação às boas práticas que precisarão adotar. A linguagem deverá ser adaptada ao público-alvo, tendo como objetivo ser clara e direta. Além disso, é importante que seja plenamente acessível e visível nos espaços da organização.
Faça ajustes e adaptações continuamente
Os esforços planejados e executados com base nesse passo a passo não precisam ser definitivos. Em vez disso, eles servirão como uma primeira instância que deverá ser atualizada e aprimorada com o tempo.
Afinal, novas demandas e realidades poderão surgir no futuro que exigem flexibilidade do seu compliance. Ao se adiantar em relação a esses movimentos, você garantirá que a sua empresa permaneça livre de problemas.
Colocar o compliance entre as prioridades da sua empresa é essencial para que ela continue funcionando com seus riscos mitigados. O cumprimento das regras e normas é algo que abrange todos os negócios, então é fundamental que você priorize esse processo adequadamente e conte com um programa voltado a ele.
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