Tão importante quanto contar com equipamentos de alto nível é realizar o controle do ativo imobilizado, que consiste na gestão do patrimônio de uma empresa. Além disso, é possível complementar esse gerenciamento com outras formas de economizar, como a locação de equipamentos.
Todo o controle de patrimônio empresarial pode ser visto como um processo burocrático. Porém, é um passo essencial para garantir informações estratégicas a outros setores da empresa. No caso da locação de equipamentos, essa prática se mantém necessária, mas de outra maneira.
Neste artigo, falaremos mais sobre o conceito de controle do ativo mobilizado, sua importância e sua relação com práticas como a locação de equipamentos. Boa leitura!
Qual é a importância do controle do ativo imobilizado?
Em primeiro lugar, é importante entender o que é um ativo imobilizado. É, basicamente, um bem duradouro e essencial para o funcionamento de um negócio. Alguns exemplos são os equipamentos de informática, máquinas e outras ferramentas necessárias para que os serviços continuem operando.
Notebooks, desktops, tablets e smartphones corporativos se encaixam nessa categoria. Esses ativos têm um ciclo de vida mais longo (não costumam ser comercializados no curto prazo) e contribuem diretamente para a produtividade do negócio. Podem ser classificados em dois grupos:
- tangíveis — bens físicos e palpáveis, como notebooks, desktops e outros equipamentos de informática;
- intangíveis — bens que não existem fisicamente, mas que representam elementos de valor para a empresa, tais como licenças de software e os próprios programas.
Já o controle do ativo imobilizado é o processo de identificação e acompanhamento do patrimônio de uma empresa. Com essa gestão, o empreendimento entende a situação atual do seu parque tecnológico e age para que suas atividades não sejam interrompidas por problemas não mapeados em suas máquinas.
Como fazer o controle do ativo imobilizado?
Existem algumas etapas para um efetivo controle do ativo imobilizado. Confira.
Inventário dos bens
O controle dos ativos vai muito além da simples listagem de máquinas. O procedimento também verifica os motivos pelos quais cada máquina é utilizada, quem a usa e como ela impacta o negócio.
Avaliação do estado atual de cada ativo
Essa tarefa consiste em analisar cada máquina para elaboração de um laudo de avaliação patrimonial. Nesse documento, é possível conhecer alguns dados como o valor justo, o valor residual e a vida útil do equipamento.
Avaliação da depreciação financeira do patrimônio
A depreciação financeira do patrimônio é, basicamente, a perda de valor da máquina, decorrente do uso, do desgaste natural ou da perda de utilidade.
Teste de Impairment (ou teste de recuperabilidade)
Essa etapa costuma ser utilizada por profissionais da área fiscal para identificar o real valor de um bem por meio da reavaliação. Caso seja encontrada uma desvalorização, essa pode ser contabilidade como um débito em despesas.
Quais as consequências da falta de controle do ativo imobilizado?
Uma das consequências mais graves da falta de um controle efetivo de ativos é o total desconhecimento sobre a infraestrutura da empresa. Isso resulta em equipamentos ociosos, mas dificulta ações de reposição e atualização. Afinal, para buscar alternativas, é preciso ter uma visão geral do que o empreendimento já tem.
Outro perigo de negligenciar o controle é a falta de segurança associada ao uso de um ativo sem que os gestores tenham uma ideia do nível de depreciação deles. Equipamentos obsoletos geram altos gastos de manutenção, mas também podem levar à perda de dados e comprometer as leis de conformidade às quais a empresa é submetida.
Como a locação de equipamentos favorece esse controle?
O controle do ativo imobilizado é uma maneira de mapear a infraestrutura de TI e suas condições atuais. Trata-se de um meio de evitar a ociosidade das máquinas, uma vez que o negócio terá à disposição dados detalhados sobre seu patrimônio.
Nesse sentido, a empresa busca cortar desperdícios, como gastos além da conta e máquinas que ficam obsoletas mesmo sem terem sido usadas. Outra forma de fazer isso é por meio de locação de máquinas, que é um processo cuidadoso, de acordo com as necessidades do negócio e ainda permite que a empresa atinja seu potencial máximo.
Isso porque a locação de equipamentos efetivamente otimiza o planejamento financeiro das empresas. Em vez de sair comprando uma infinidade de máquinas, sem entender bem onde alocá-las, o empreendimento aposta em um negócio mais enxuto e escalável.
Contudo, esse ganho em vantagem competitiva só será possível se a empresa tiver bons fornecedores, que realmente repassem máquinas de ótimo desempenho e garantam que o nível de disponibilidade seja sempre alto.
Quais são as vantagens da locação de equipamentos para a empresa?
Em primeiro lugar, contar com um parceiro que fornece equipamentos sob medida para as necessidades do negócio garante um nível bem maior de disponibilidade da infraestrutura. Afinal, é possível fechar acordos nos quais a locação contempla não apenas o repasse da máquina, mas também sua manutenção.
Depois, há a garantia de ter equipamentos de qualidade para trabalhar. Novamente, vale reforçar a importância de ter parceiros reconhecidos no mercado, que já tenham tradição nesse modelo de negócio.
Outro detalhe interessante é que a locação de equipamentos exige menos compras de softwares e hardwares, o que reduz o investimento em ativos físicos. Nesse contexto, há algumas vantagens específicas, como a ausência de depreciação de bem de capital — mais um ponto que a locação e o controle do ativo imobilizado têm em comum.
Atualmente, um número cada vez maior de empresas prefere alugar a comprar equipamentos novos. Com isso, elas poupam muito dinheiro na compra de apenas alguns itens, que ainda trariam consigo os gastos emergenciais para a manutenção.
A seguir, conheça outras vantagens da locação de equipamentos.
Dedução fiscal
Outra vantagem está relacionada aos benefícios fiscais. Afinal, o aluguel de equipamentos auxilia na dedução de impostos, uma vez que a modalidade é enquadrada como uma despesa mensal. Nesse contexto, ela é deduzida tanto do PIS/Cofins como do Imposto de Renda, com um abatimento que pode alcançar os 40%.
No entanto, para desfrutar desse benefício, é necessário que a organização tenha escolhido o regime de Lucro Real e Não Cumulativo do PIS/Cofins. Esses descontos não se estendem para o Simples Nacional e o Lucro Presumido, que têm outros cálculos de impostos.
Oportunidade de customizar os equipamentos
Por fim, a depender do parceiro escolhido, o aluguel também possibilita a customização de máquinas e do parque tecnológico da empresa. Um exemplo de serviço nesse sentido é o Positivo As a Service, que oferece um portfólio extenso de equipamentos corporativos, englobando de tablets até os desktops mais bem preparados para o ambiente corporativo.
Como você viu neste artigo, o controle do ativo imobilizado é um instrumento eficiente de gestão de patrimônio. Vale muito a pena realizar um orçamento de locação de equipamentos junto a uma empresa especializada, como modo de garantir gastos bem planejados e de acordo com as necessidades do negócio.
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