Talvez você desconheça essa informação, mas toda empresa passa pela depreciação financeira de patrimônio. Ou seja, ao longo do tempo, ocorre uma desvalorização, de forma natural, que afeta o valor dos ativos de TI, dos equipamentos e mobiliário de outros setores. Especificamente em relação à área tecnológica, o prazo de depreciação tende a ser mais curto — a média é de três a cinco anos para que a máquina perda quase ou todo seu valor de mercado. Apesar de a desvalorização levar ao pagamento de menos impostos, a depender do ativo, essa ideia precisa ser bem analisada, a fim de evitar prejuízos maiores à organização.

Então, como entender o impacto desse processo para o seu negócio? O ideal é compreender seu conceito, sua relação com a TI e os cálculos inerentes. Vamos apresentar todos esses assuntos neste post. Confira!

Afinal, o que é depreciação financeira de patrimônio?

A depreciação é um conceito bastante utilizado nas áreas de gestão financeira e contabilidade. Ela diz respeito à desvalorização ocorrida em ativos, devido ao desgaste natural ou pelo uso dos bens e equipamentos no processo produtivo. De modo geral, quanto maior for a baixa do valor do item, menos imposto é pago sobre ele.

Para as finanças, essa é uma ideia positiva, mas que nem sempre se confirma na prática. No caso da TI, os dispositivos ficam defasados em pouco tempo, o que exige um ciclo de renovação com intervalo de tempo entre dois e três anos. Para isso, é necessário fazer uma boa gestão de ativos, com controle da depreciação e identificação dos itens que precisam ser substituídos.

Ao adotar essa prática, você evita ter problemas de produtividade derivados de hardwares ineficientes. Além disso, há redução dos custos de manutenção — porque equipamentos modernos tendem a apresentar menos defeitos e têm cobertura da garantia — e de energia elétrica, devido ao gerenciamento inteligente das baterias.

Quais são os benefícios de controlar a depreciação financeira de patrimônio?

O nível de desvalorização de determinado bem sempre considera sua vida útil, ou seja, a expectativa de tempo que o ativo vai gerar benefícios econômicos. Como informamos, para a TI, esse número gira entre três e cinco anos.

Mesmo que o cálculo seja da área contábil e você administre a TI, torna-se fundamental compartilhar as informações entre os setores. Assim, são evitados erros na contagem e todos sabem de maneira exata quando os ativos precisam ser substituídos.

Ao mesmo tempo, é reservado o capital necessário para a troca de equipamentos, o que fortalece a gestão financeira. Outros benefícios alcançados são:

  • redução dos prejuízos com o desgaste dos ativos;
  • diminuição de gastos inesperados para troca ou manutenções emergenciais de hardwares;
  • busca por maneiras de otimizar a vida útil dos equipamentos;
  • identificação dos períodos mais lucrativos para modernizar a empresa ou de alternativas rentáveis, como a locação de dispositivos.

Quais são as variáveis do cálculo de depreciação?

Contabilizar a desvalorização dos ativos de TI é relativamente simples. Existem dois principais métodos para colocar essa ideia em prática e outro passível de uso em casos específicos. Veja!

Linear

É o modelo clássico, em que uma taxa de depreciação constante é adicionada sobre o bem. A perda de valor é considerada por ano, de acordo com a vida útil. Por exemplo: um computador funciona, em média, por cinco anos. Então, sua desvalorização é de 20% ao ano (100% / 5).

Por uso

Utilizado para verificar o desgaste de máquinas em linhas de produção, o cálculo por uso analisa quantas unidades, em média, são produzidas durante a vida útil do equipamento. Assim, a desvalorização ocorre de maneira não linear. Por exemplo: se o ativo produz, no máximo, 400 mil peças e são fabricadas 125 mil em um ano, há uma redução de 31% do valor.

Depreciação acelerada

Calcular o desgaste pelos modelos anteriores nem sempre é eficiente. Em alguns casos, é melhor utilizar a depreciação acelerada. Nesse caso, entende-se que o equipamento funciona o dia todo ou por mais de oito horas diárias — padrão adotado nos modelos de cálculo linear e por uso. Isso é exatamente o que ocorre com boa parte dos ativos de TI. Nesse caso, é preciso adotar um dos três coeficientes do cálculo:

  • 1 – desvalorização normal: utilizado quando o bem funciona oito horas por dia;
  • 1,5 – desvalorização acelerada: utilizado quando o bem funciona 16 horas por dia;
  • 2 – desvalorização máxima: utilizado quando o bem funciona 24 horas por dia.

Perceba que, no método acelerado, há um desgaste maior no primeiro ano, menor no segundo e assim por diante. Com esses modelos, você consegue fazer um cálculo correto da depreciação financeira patrimonial da sua área de TI. Agora, que tal ver uns exemplos práticos?

Como calcular a depreciação do patrimônio?

A Receita Federal tem uma tabela que detalha a taxa anual de depreciação de alguns bens. Entre eles estão computadores e periféricos que têm vida útil considerada de cinco anos, com desvalorização anual de 5%. Além disso, a depender da escolha do método de depreciação, você fará um cálculo diferente. Entenda!

Linear

A fórmula para cálculo é: depreciação anual = (valor novo – valor residual) / vida útil em anos. O valor residual é o preço de um ativo depreciado no fim de sua vida útil. Um computador, por exemplo, dura cinco anos. O que você precisa saber é quanto ele valerá no momento de uma possível venda ou substituição.

Imagine que você adquiriu uma máquina de R$5.000 com valor residual de R$1.500 e vida útil de cinco anos. Colocando os valores na fórmula, temos: depreciação anual = (5.000 – 1.500) / 5 = 3.500 / 5 = R$700 por ano. Isso significa que, se você utilizar esse bem por três anos, ele valerá R$2.900.

Por uso

Nesse modelo, é preciso primeiro achar a taxa de depreciação. Para isso, faça o cálculo: taxa de depreciação = número de horas trabalhadas no período / número de horas estimadas para funcionar durante a vida útil.

No caso de um servidor, por exemplo, a vida útil é de três anos, em média. Isso representa 26.280 horas de trabalho. Como ele funciona 24 horas por dia, trabalha por 8.760 em um ano. Na fórmula, temos: taxa de depreciação = 8.760 / 26.280 = 0,3333 x 100 = 33,33% ao ano.

Em seguida, podemos calcular a desvalorização da seguinte maneira: depreciação = valor do bem x taxa de depreciação. Imagine que o servidor tenha custado R$10.000. Com esses números, temos: depreciação = 10.000 x 33,33% = R$3.333. Portanto, o equipamento passa a valer R$6.667.

Depreciação acelerada

A taxa de depreciação varia todos os anos. Por isso, primeiro você deve colocar os anos de vida útil e somá-los. No caso de um hardware, são cinco anos. Então, temos: 1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15. Em seguida, distribua um índice à razão entre os números. Pegue a soma e siga a ordem decrescente.

Por exemplo: no primeiro ano, a taxa é de 5/15, no segundo de 4/15, no terceiro de 3/15, no quarto de 2/15 e no quinto de 1/15. Por fim, faça o cálculo para cada um dos anos.

Agora, imagine novamente que o hardware tem valor inicial de R$5.000. Nesse caso, calculamos:

  • 5/15 de R$5.000 = R$1.666,66;
  • 4/15 de R$5.000 = R$1.333,33 — o acumulado é de R$2.999,99;
  • 3/15 de R$5.000 = R$1.000 — o acumulado é de R$3.999,99;
  • 2/15 de R$5.000 = R$666,66 — o acumulado é de R$4.666,65;
  • 1/15 de R$5.000 = R$333,33 — o acumulado é de aproximadamente R$5.000.

Com esses exemplos, fica muito mais fácil calcular a depreciação financeira de patrimônio, certo? Agora, você pode controlar o valor dos seus ativos de TI e evitar prejuízos para o seu negócio.

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