O mercado de locação de equipamentos para órgãos públicos vem crescendo no Brasil, seguindo uma tendência do setor privado. Além das diversas vantagens que oferece, essa estratégia permite manter a infraestrutura de TI sempre funcionando, com equipamentos de qualidade e em bom estado.
Contudo, é natural que algumas dúvidas surjam na hora de fazer uma licitação desse tipo. Afinal, como funciona a locação de equipamentos? Quais são as vantagens? Quais são as particularidades para quem quer tirar proveito desse benefício em um órgão público? Que serviços têm se destacado nesse mercado?
As respostas para essas e outras perguntas você encontra a seguir!
Vantagens da locação de equipamentos para órgãos públicos
Da mesma forma que no passado as empresas compravam impressoras próprias, por exemplo, e hoje recorrem à locação para otimizar custos, o uso de computadores também se tornou mais flexível. Um primeiro ponto que merece ser destacado, então, é que o aluguel de determinados equipamentos é uma alternativa mais acessível para modernizar a infraestrutura de TI, conforme você poderá conferir detalhadamente abaixo.
Redução de custos
Com a verba de um órgão público atrelada ao repasse do governo, por exemplo, o planejamento para manter uma infraestrutura de qualidade precisa ser feito com muito cuidado. Logo, é muito comum que um gasto expressivo para revitalizar os computadores tenda a ser evitado, exceto em casos de grande necessidade. Portanto, a vantagem da locação é justamente deixar essa lógica de grande investimento de compra para trás.
O modelo funciona como se fosse a prestação de um serviço: é contratado mensalmente, por um valor fixo, sem a necessidade de investimentos exorbitantes de compra. Além disso, após o período estipulado no contrato, é possível substituir os computadores alugados por outros, novos, sem qualquer custo adicional.
Aumento da produtividade
A modernização da infraestrutura também permite melhorar a produtividade dos servidores. Tanto em relação ao software, quanto ao hardware, os novos computadores atendem às demandas do órgão público com mais eficiência. Consequentemente, é possível investir esforços para escalar sua infraestrutura de TI.
Adotar novas ferramentas tecnológicas, por exemplo, só é possível quando os equipamentos conseguem acompanhar a performance dessas aplicações. Por isso, essa constante modernização das máquinas e programas é imprescindível para a produtividade na locação de equipamentos para órgãos públicos.
Mais segurança da informação
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) reforça uma questão que já era prioridade no setor público: a importância da segurança da informação. Nesse sentido, a locação permite renovar os ativos para contar com tecnologias que colaborem com essa questão: travas de segurança, controle de acesso por biometria, sistema de criptografia de dados etc.
Suporte técnico e manutenção de qualidade
Um bom serviço de locação de equipamentos para órgãos públicos deve oferecer suporte técnico e manutenção de qualidade. Trata-se de um complemento que faz toda a diferença na rotina de trabalho, sobretudo quando falhas poderiam ser prejudiciais ao andamento das atividades.
O serviço não só garante a boa performance dos equipamentos, como reduz a carga de trabalho da própria equipe de TI que, no caso dos equipamentos comprados, precisaria assumir totalmente essa responsabilidade.
A licitação para locação de equipamentos
O processo de compras no setor público tem suas particularidades. Com o objetivo de reduzir custos, evitar fraudes e garantir que os produtos atendam à demanda dos servidores, o modelo de licitação costuma ser o mais utilizado. Seja uma estatal, seja uma empresa de capital misto, é preciso estar atento às normas, como consta na Lei nº 8.666 e na Lei nº 13.303, respectivamente.
A dica, nesse caso, é não deixar de lado nenhum detalhe relacionado às especificações técnicas dos equipamentos que se planeja alugar. Além disso, é fundamental detalhar questões de responsabilidade técnica e capacidade de atendimento. Afinal, isso ajuda a garantir que a empresa selecionada para atender a essa demanda será capaz de prover, de fato, aquilo que o órgão público precisa.
Um serviço de suporte e manutenção oferecido por equipes inexperientes, por exemplo, pode impactar negativamente a performance dos equipamentos — e, consequentemente, do próprio órgão público. Uma boa alternativa para evitar esse tipo de problema é adotar como critério algumas certificações.
A ISO 9.000 e a ISO 14.000, por exemplo, garantem questões de qualidade, responsabilidade fiscal e ambiental, direito trabalhista etc. O mesmo se aplica aos produtos: além dos requisitos técnicos, é importante adotar alguns critérios baseados em referências confiáveis, como homologação pelo Inmetro, certificado EPEAT e assim por diante.
Outros requisitos importantes são:
- hardware compatível com o sistema operacional (Windows, Linux, macOS etc.);
- operacionais;
- de fornecimento;
- prazo de entrega;
- SLA para atendimento pós-garantia (canal de atendimento 0800 ou site, por exemplo).
Nesse último caso, vale a pena dar a devida atenção aos detalhes. Qual é o tempo máximo para o atendimento? Não é possível ficar cinco dias com um equipamento parado, por exemplo, aguardando um suporte que não tem data prevista devido à falta de especificação disso no contrato. São questões que precisam ser detalhadas para que seja possível tirar máximo proveito do serviço.
Melhores práticas para acertar na escolha do fornecedor
Um primeiro ponto a ser considerado em licitações desse tipo é sempre o preço. Afinal, ofertas muito caras terão pouca chance de aprovação, mas valores muito baixos também podem ser sinal de problemas. Na elaboração da licitação, é importante que isso seja filtrado por meio dos requisitos técnicos e de qualidade especificados.
Então, lembre-se de recorrer às certificações como ferramentas que legitimam a qualidade do serviço e dos produtos. A qualificação técnica que órgãos como o Inmetro asseguram é um diferencial valioso, tanto para o setor público, quanto para o privado. Se mesmo empresas multinacionais e grandes corporações adotam esse requisito como um critério de escolha, não há motivo para dispensar essa prática na licitação.
Por fim, veja alguns outros pontos a serem considerados:
- fácil instalação;
- serviço de backup de dados na instalação;
- garantia permanente;
- suporte 24×7;
- relatórios mensais de disponibilidade de equipamentos;
- serviço de desinstalação;
- serviço de seguro contra roubos, incêndios, acidentes e danos gerais.
As boas práticas da licitação envolvem considerar todos esses critérios na hora de dar início ao processo. Fazendo isso, você pode tirar proveito das vantagens da locação de equipamentos para órgãos públicos e conquistar resultados cada vez melhores. Pesquise bons fornecedores e veja como o serviço costuma funcionar — em pouco tempo, essa estratégia pode se tornar uma aliada importante para seu departamento!
Quer saber como a locação de equipamentos para órgãos públicos pode ser feita no contexto específico do setor em que você trabalha? Então, entre em contato com a Positivo e fale com quem é referência no assunto. Nossos especialistas estão à disposição para tirar suas dúvidas!